Eléments eRoom

Cette rubrique contient les sections suivantes :

A propos des éléments eRoom

Les éléments de vos eRooms constituent la base de vos projets. En effet, ils contiennent toutes les informations du projet et structurent l'organisation de votre travail.

Chaque élément eRoom possède des propriétés uniques qui définissent son action et décrivent ses caractéristiques. Tous les éléments ont un nom ou un intitulé qui vous permet de les identifier facilement. Lorsque vous créez un élément, l'assistant de création vous aide à configurer ses propriétés d'origine.

Types d'élément standard

Voici les types d'élément standard eRoom que vous pouvez créer (à l'exception de la corbeille) :

Type	Icône	Description	Peut-il être masqué ?
Dossier		Il s'agit d'une page qui contient d'autres éléments, et dans laquelle vous pouvez créer, enregistrer et organiser des éléments. Les dossiers eRoom sont comme les dossiers sur le bureau ou dans un classeur.	Oui.
Discussion		Il s'agit d'une conversation entre plusieurs personnes, composée de différents sujets, qui peut inclure des pièces jointes, des commentaires imbriqués et des votes.	Oui, mais pas les sujets individuels.
Note		Il s'agit d'une simple page de texte comportant des zones pour les pièces jointes et les commentaires.	Oui, mais pas les commentaires individuels.
Sondage		Il s'agit d'une page qui permet de voter. Vous pouvez également poser une question à votre équipe, spécifier les options à insérer dans les bulletins, enregistrer les votes et classer les résultats.	Oui, mais pas les votes individuels.
Tableau de bord		Il s'agit d'un simple calendrier de l'équipe avec la fonction de vue par mois, par semaines ou sous forme de listes, avec des événements périodiques, et intégrant la fonction de synchronisation des calendriers eRoom et Outlook (uniquement avec l'extension).	Oui, mais pas les événements individuels.
Tableau de bord		Calendrier de projet simple avec diagramme de Gantt et, uniquement avec l'extension, synchronisation avec Outlook. Vous pouvez grouper et filtrer les tâches du projet, ainsi que générer un compte rendu de sa progression.	Oui, mais pas les tâches individuelles.
Tableau de bord		Il s'agit d'un ensemble d'informations organisé concernant un sujet ou une finalité en particulier (par exemple, suivi des enregistrements des clients ou gestion de l'inventaire d'une librairie).	Oui, mais pas les entrées de base de données individuelles ou les étapes de la base de données du processus d'approbation.
Boîte de réception		Il s'agit d'un dossier spécial qui peut recevoir et stocker des messages électroniques.	Oui, y compris les messages électroniques un à un.
Autre fichier		Tout fichier que vous pouvez importer de votre bureau ou d'un support disque vers votre eRoom (par exemple, Microsoft Word, Excel ou PowerPoint).	Oui, mais pas les versions suivies une à une.
Lien		Il s'agit d'un raccourci vers un fichier ou une page de votre eRoom, vers un autre eRoom ou vers un site Web.	Oui.
Dossier lié		Zone de stockage comportant un lien bidirectionnel vers un dossier ou un classeur sur un serveur Documentum. Les fichiers ajoutés à un dossier lié sont liés automatiquement au serveur Documentum, et inversement.	Non.
Tableau de bord		Synthèse des informations d'une ou plusieurs bases de données, d'un ou plusieurs calendriers ou plans de données. Les tableaux de bord peuvent également apparaître dans votre page Mes eRooms.	Oui.
Corbeille		Une zone de stockage pour les éléments supprimés en attendant qu'ils soient copiés et supprimés de la Corbeille, ou que le coordinateur eRoom vide la Corbeille.	Non.

Remarque : vous ne pouvez pas masquer la page d'accueil d'un eRoom.

Utilisation des éléments

Vous pouvez créer des éléments dans eRoom ou les ajouter.

Voir aussi : Ajout de fichiers dans eRoom à la rubrique Fichiers

Uniquement avec l'extension : Vous pouvez faire glisser un fichier ou un dossier du bureau de Windows dans une zone d'éléments ou de pièces jointes eRoom.

Pour créer un élément :

Allez à l'emplacement où vous souhaitez créer l'élément.
Dans la barre d’outils de la page d’accueil de l’eRoom, cliquez sur .

Dans la barre d’outils d’un dossier, cliquez sur .

Vous pouvez également, dans la barre de commande d'une zone d'éléments ou de la zone de pièces jointes d'un élément, cliquer sur Créer.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur une partie vide de la zone d'éléments ou de la zone de pièces jointes, puis sélectionner Créer un élément.

La page Créer apparaît.
Sélectionnez un élément.

Si vous sélectionnez Autre fichier, la page Ajout d'un fichier s'ouvre, vous permettant de télécharger un fichier.

Si vous créez un élément dans un dossier, vous pouvez également inclure des modèles d'élément (versions personnalisées des éléments eRoom standard).

La page ou l'assistant du type d'élément choisi apparaît et vous indique les paramètres obligatoires et facultatifs de définition de cet élément.
Exécutez l'assistant.

L'élément est alors créé.

Voir aussi : A propos du contrôle d'accès ci-dessous, pour plus d'informations sur les paramètres d'accès par défaut pour les éléments que vous créez.

Pour ouvrir un élément :

Dans la zone d'éléments, la zone de pièces jointes ou dans l'arborescence, cliquez sur l'élément pour ouvrir sa page.

Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'élément et sélectionner Afficher dans le menu contextuel.

La page de l'élément apparaît.

Pour modifier un élément :

Cliquez sur en haut de la page de l’élément, en regard de son nom.

Vous pouvez également, dans la zone d'éléments, la zone de pièces jointes ou dans l'arborescence, cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'élément et sélectionner Modifier dans le menu contextuel.

La page Modifier de l’élément apparaît. Quand vous créez des éléments avec l'assistant (sondages et bases de données, notamment), une page d'assistant apparaît et vous invite à faire votre choix dans la liste des actions propres au type d'élément.

Pour supprimer un élément :

Dans la zone d'éléments, la zone de pièces jointes ou dans l'arborescence, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'élément et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.

Dans la vue détaillée, vous pouvez également cocher la case en regard de l'élément, puis cliquer sur Supprimer dans la barre de commandes.

Dans la page d'un élément, vous pouvez aussi supprimer l'un de vos commentaires ou de vos votes en cliquant sur l'icône Supprimer ().

Quand un élément est supprimé (à l’exception d’un fichier lié au serveur Documentum), il est envoyé vers la Corbeille de l’eRoom, et y reste jusqu’à ce qu’il soit restauré ou définitivement supprimé.

Remarque : vous pouvez également faire glisser des éléments eRoom vers et depuis la corbeille.

Voir aussi : Suppression des fichiers liés au serveur Documentum

Pour déplacer un élément :

Dans la zone d'éléments, la zone de pièces jointes ou dans l'arborescence, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'élément et sélectionnez Couper dans le menu contextuel.

Dans la vue détaillée, vous pouvez également cocher la case en regard de l'élément, puis cliquer sur Couper dans la barre de commandes.

Le nom de l'élément est grisé, ce qui indique qu'il a été coupé.

Accédez à l'emplacement de destination de la copie du nouvel élément. Dans la zone d'éléments, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une zone vide et sélectionnez Coller dans le menu contextuel.

Vous pouvez également, dans la zone d'éléments ou de pièces jointes, cliquer sur Coller dans la barre de commandes.

Ou, dans l'arborescence, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur une icône et sélectionner Coller dans le menu contextuel.

L'élément déplacé conserve ses paramètres de contrôle d'accès.

Remarque : vous pouvez également déplacer un élément en le faisant glisser vers un nouvel emplacement.

Pour copier un élément :

Dans la zone d'éléments ou dans l'arborescence, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'élément et sélectionner Copier dans le menu contextuel.

Sinon, dans la vue détaillée, vous pouvez également cocher la case en regard de l'élément, puis cliquer sur Copier dans la barre de commandes.

Accédez à l'emplacement où coller la copie du nouvel élément. Dans la zone d'éléments, cliquez avec le bouton droit de la souris sur une zone vide et sélectionnez Coller dans le menu contextuel.

Vous pouvez également, dans la zone d'éléments ou de pièces jointes, cliquer sur Coller dans la barre de commandes.

Ou, dans l'arborescence, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur une icône et sélectionner Coller dans le menu contextuel.

Pour coller un élément sur la page d’accueil d’un eRoom, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l’icône () en regard du nom de l’eRoom et sélectionnez Coller dans le menu contextuel.

Voir aussi : A propos du contrôle d'accès ci-dessous, pour plus d'informations sur les paramètres d'accès par défaut pour les éléments que vous copiez-collez.

Pour changer l'icône d'un élément :

Quand vous créez ou modifiez un élément, cliquez sur Modifier l'icône dans l'assistant de création ou dans la page de modification d'élément.

La page Modifier l'icône apparaît et l'eRoom affiche l'ensemble des icônes disponibles pour ce type d'élément.

Cliquez sur celle à utiliser, puis sur OK.

Pour renommer un élément :

Dans la zone d'éléments, la zone de pièces jointes ou dans l'arborescence, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'élément et sélectionnez Renommer dans le menu contextuel.

Vous pouvez également modifier un élément, et remplacer son nom ou son intitulé.

A propos du contrôle d'accès

Pour tout nouvel élément que vous créez, tout membre qui peut y accéder est habilité à l'ouvrir, mais vous seul (son propriétaire) pouvez le modifier. Vous pouvez modifier les paramètres d'accès par défaut lors de la création d'un élément (à l'exception des liens et autres fichiers), ou ultérieurement, en le modifiant.

Dans le cas d'une zone de stockage (dossier, boîte de réception, calendrier ou base de données), vous pouvez modifier le paramètre du propriétaire d'origine, ce qui détermine la liste de modification par défaut de ses enfants. Par conséquent, la liste Ouvrir de tout nouvel élément de cette zone de stockage est définie sur Tout membre pouvant y accéder (comme d'habitude), alors que la liste Modifier de l'élément est déterminée par le paramètre de propriétaire d'origine du parent.

Remarque : si vous copiez et collez un élément, la copie conserve la liste Ouvrir de l'élément d'origine.

A propos des éléments masqués

Certains des éléments avec lesquels vous travaillez peuvent contenir des informations classifiées (par exemple, une feuille de paie) que vous ne voulez rendre accessibles qu'à un sous-ensemble de membres eRoom. Si vous disposez de tels éléments, vous pouvez restreindre les droits d'accès des membres pour ces éléments. Pour une plus grande confidentialité encore (par exemple, dans le cas de plans de restructuration d'une entreprise), vous pouvez masquer des éléments afin que les membres qui ne sont pas autorisés à les ouvrir ne puissent pas non plus les visualiser. Pour ces membres, les éléments masqués n'apparaissent pas dans la zone d'éléments ou la zone de pièces jointes, dans l'arborescence, dans les résultats de recherche, dans la notification par courrier électronique, dans la page du calendrier, dans le sommaire de la base de données, etc.

Lorsque vous pouvez ouvrir des éléments qui sont masqués pour les autres membres, une zone distincte de la zone d'éléments (ou zone de pièces jointes) appelée Vos éléments masqués les répertorie.

Remarque : il n'existe pas de zone séparée pour les éléments masqués de la page Réunions et événements dans la corbeille ou dans les résultats d'une recherche.

Les éléments masqués que vous pouvez ouvrir apparaissent, comme les éléments standard, dans l'arborescence, les résultats de recherche, les messages de notification, etc. Il existe cependant quelques exceptions :

Dans l'affichage détaillé de la zone d'éléments, la colonne indiquant la taille ne tient pas compte des éléments masqués (dans la zone de stockage).
Dans les bases de données, les journaux des modifications n'affichent jamais d'entrées pour les modifications apportées aux pièces jointes lorsque ces dernières sont masquées. Les entrées du journal des modifications enregistrées avant que l'élément soit masqué sont conservées. Une fois que l'élément n'est plus masqué, de nouvelles entrées sont consignées.

Pour les membres ne détenant pas de droits d'ouverture sur les éléments cachés, elles n'apparaissent pas non plus :

Dans la liste des éléments disponibles en tant que modèles d'élément
Dans la page Créer en tant que modèles d'élément
Dans les boîtes de dialogue des cibles de routage

Dans le cas des membres ne détenant pas de droits d'ouverture sur les éléments masqués, l'option élément non lu suivant ne s'applique pas à ces éléments, et les tâches des bases de données masquées, ainsi que les événements des calendriers masqués ne peuvent pas être synchronisés avec Outlook.

A propos de la gestion des droits

Si la gestion des droits est activée dans votre eRoom, les fichiers concernés dans les dossiers, dans les zones de pièces jointes pour chaque type d'élément eRoom ou dans des messages dans les boîtes de réception eRoom peuvent en principe être protégés par une règle de gestion des droits ou bien automatiquement protégés, selon l'eRoom ou le paramètre de la règle du dossier en vigueur.

Modification de l'affichage des éléments

Vous pouvez modifier la façon dont eRoom présente les éléments dans la zone d'éléments et choisir de développer ou réduire la liste d'éléments masqués (elle est développée par défaut). Dans toutes les vues d'éléments, vous pouvez cliquer avec le bouton droit de la souris sur les icônes pour afficher le menu contextuel et déplacer les éléments en les faisant glisser.

Pour modifier l'affichage des éléments :

Cliquez sur l'un des boutons suivants dans la barre de commandes :
- Cliquez sur pour afficher les éléments sous forme de grandes icônes avec leur nom en étiquette.
- Cliquez sur pour afficher la liste des éléments sous forme de petites icônes avec les noms correspondants.
- Cliquez sur pour afficher la liste détaillée des éléments sous forme de petites icônes dans un tableau avec le nom, la date de modification, le propriétaire et la taille de ces éléments. Cette vue permet d'accéder à toutes les commandes de la barre de commandes. Des cases à cocher apparaissent en regard de chaque élément pour vous permettre de sélectionner un ou plusieurs éléments et d'effectuer des opérations sur les éléments choisis.

Pour masquer ou afficher les éléments masqués :

Dans la barre de titre de la zone Vos éléments masqués (si elle existe) :
- Cliquez sur pour réduire la liste et masquer les éléments.
- Cliquez sur pour développer la liste et afficher les éléments.

Pour trier une liste d'éléments :

Après avoir affiché les détails des éléments dans la zone d'éléments, cliquez sur un en-tête de colonne pour trier des éléments en fonction des propriétés suivantes :

- nom
- date de modification
- taille propriétaire

Cliquez à nouveau sur le même en-tête pour passer d'un ordre de tri croissant à un ordre décroissant (ou inversement).

Pour enregistrer les paramètres d'affichage actuels :

Cliquez sur dans l’angle inférieur droit de la zone d’éléments.

Vos paramètres d'affichage actuels (y compris les paramètres d'affichage ou de masquage des éléments masqués) sont enregistrés et conservés pour toutes les sessions de navigation/connexion. Si vous bénéficiez de droits de modification sur la page, cette opération établit également l'affichage par défaut de la zone d'éléments pour tous les membres de l'eRoom.

Utilisation du glisser-déplacer dans eRoom

Vous pouvez déplacer des éléments, en les faisant glisser, de l'arborescence vers une zone d'éléments ou une zone de pièces jointes, d'une zone d'éléments ou de pièces jointes vers l'arborescence, ou d'un emplacement de celle-ci vers un autre. Vous pouvez également faire glisser des éléments eRoom vers et depuis la corbeille.

Le tableau suivant indique les conventions du déplacement par glisser-déplacer qui s'appliquent à eRoom. Les astérisques (*) indiquent les actions qui nécessitent l'extension. Les éléments pouvant comporter des pièces jointes sont les notes, les sondages, les sujets de discussion, les entrées de base de données, les tâches de plan de projet, les calendriers et les événements de calendrier.

Remarque : vous ne pouvez pas faire glisser d'élément vers la zone Vos éléments masqués de la zone d'éléments.

Elément à déplacer	Elément cible	Action
Dossier(s) eRoom	Dossier, zone d'éléments ou zone réservée aux pièces jointes d'un élément.	Déplacement de l'élément s'il s'agit du même eRoom. Copie de l'élément s'il s'agit d'un eRoom différent.
	* En dehors d'eRoom.	Création de dossier(s), copie de fichiers et de sous-répertoires
Fichier(s) eRoom	Dossier, zone d'éléments ou zone réservée aux pièces jointes d'un élément.	Déplacement de l'élément s'il s'agit du même eRoom. Copie de l'élément s'il s'agit d'un eRoom différent. Affichage d'un message vous invitant à modifier le nom en cas de conflit.
	Fichier eRoom.	Message vous invitant à effectuer un remplacement.
	* En dehors d'eRoom.	Copie de l'élément.
Lien(s) eRoom	Dossier, zone d'éléments ou zone réservée aux pièces jointes d'un élément.	Déplacement de l'élément s'il s'agit du même eRoom. Copie de l'élément s'il s'agit d'un eRoom différent.
	* En dehors d'eRoom.	Crée un raccourci vers une URL.
*Fichier(s) du bureau	Dossier, zone d'éléments ou zone réservée aux pièces jointes d'un élément.	Copie de l'élément. Affichage d'un message vous invitant à modifier le nom en cas de conflit.
	Fichier eRoom.	Message vous invitant à effectuer un remplacement.
*Dossier(s) du bureau	Dossier, zone d'éléments ou zone réservée aux pièces jointes d'un élément.	Copie de l'élément. Affichage d'un message vous invitant à créer un jeu de fichiers en cas de conflit de noms.
*Raccourci vers une URL à partir du bureau	Dossier, zone d'éléments ou zone réservée aux pièces jointes d'un élément.	Création d'un lien.

Remarque : vous pouvez uniquement faire glisser un sujet de discussion dans une discussion, un événement de calendrier dans un calendrier, une entrée de base de données dans une base de données et une tâche de plan de projet dans un plan de projet.

Voir aussi : Résultats des actions glisser-déplacer avec les dossiers liés.

Impression d'éléments

S'il est possible d'imprimer n'importe quelle page eRoom à l'aide de la commande Imprimer de votre navigateur, eRoom fournit quelques améliorations pour certains éléments.

Dans le cas d'une base de données, d'un tableau de bord ou d'un plan de projet, vous pouvez imprimer ce que montre actuellement l'élément. Dans la barre de commandes de l'un de ces éléments, cliquez sur Imprimer la vue pour afficher une page d'impression de vue montrant seulement le contenu de la base de données, du tableau de bord ou du plan de projet. L'image de la bannière est affichée sur cette page, mais les commandes spécifiques de l'affichage en ligne telles que le plan, les icônes et les boutons n'apparaissent pas. Les pages d'impression de vue reflètent également tout groupement ou filtrage actif.

Chaque page d'impression de vue peut contenir jusqu'à 1000 lignes. Le contenu de la page d'impression de vue peut être réparti sur plusieurs feuilles de papier. Si une base de données comporte plus de 1000 lignes, eRoom crée plusieurs pages d'impression.

Suivez les instructions (non imprimables) sur une page d'impression de vue pour imprimer le contenu d'une base de données, d'un tableau de bord ou d'un plan de projet. En ce qui concerne les bases de données et les tableaux de bord uniquement, vous pouvez cliquer sur Choisissez les colonnes pour spécifier les colonnes devant apparaître ou non à l'impression. Concernant les projets de plan sous forme de vue de Gantt, vous pouvez imprimer la totalité du projet ou seulement une plage de dates.

Lorsque vous êtes prêt à envoyer la page à l'imprimante, cliquez sur Imprimer pour ouvrir la boîte de dialogue d'impression de votre navigateur. Cliquez sur Annuler pour revenir à la page de l'élément sans l'imprimer.

Si une base de données ne tient pas sur une page imprimée, vous pouvez accéder aux pages suivantes à l'aide des liens vers les pages numérotées fournies et les imprimer une par une.

Si le contenu est réparti verticalement sur plusieurs pages à l'impression, les en-têtes de colonne sont répétés sur chaque page.