Cette rubrique contient les sections suivantes :
Un plan de projet est un élément eRoom qui vous permet de créer un calendrier de projet simple et structuré, composé des tâches qui décrivent la vie du projet. Les plans de projet englobent un ensemble de fonctions spécifiques de la planification de projets, qui vous aident à gérer et à assurer le suivi de vos projets avec flexibilité et précision. Vous pouvez par exemple :
afficher les plans de projet dans une vue Diagramme de Gantt ou dans une vue détails ;
synchroniser les tâches d'un plan de projet avec Outlook ;
générer des rapports sur l'avancement effectif.
Les plans et les tâches de projet peuvent comporter des espaces pour les commentaires et les votes, ainsi que des zones pour les pièces jointes, à l'instar des autres pages eRoom. Vous pouvez également exporter et importer des plans de projet.
La première page d'un plan de projet constitue son sommaire ; les tâches sont affichées sur des lignes. Les données de chaque tâche apparaissent dans des colonnes, selon que vous avez sélectionné un Diagramme de Gantt ou une vue détaillée. Sur la page de sommaire, vous pouvez cliquer sur le titre d'une tâche ou sur son icône (
) pour ouvrir une page de tâche individuelle.
Vous pouvez créer des tableaux de bord de plan de projet dans votre eRoom pour synthétiser et afficher les tâches d'une ou de plusieurs sources de données de plan de projet. Votre page Mes eRooms comprend un onglet Tableaux de bord, sous lequel vous pouvez afficher et classer vos tableaux de bord de base de données, de calendrier et de plan de projet. Ainsi, la page Mes eRooms permet de centraliser les éléments souvent mis à jour dans des eRooms multiples.
Vous créez ou modifiez un plan de projet comme tout autre élément. Pour créer un plan de projet, cliquez sur l'icône de plan de projet sur la page Créer afin d'ouvrir la page Création d'un plan de projet. Lorsque vous modifiez un plan de projet, la page Modifier le plan de projet s'ouvre, affichant les mêmes champs que la page de création d'un plan de projet.
Saisissez ou modifiez le nom du plan du projet.
Choisissez une date de début. Cette valeur marque le début officiel du projet et constitue une date de début pour les tâches. Vous pouvez la modifier ultérieurement, à tout moment, mais cela pourra affecter la date de début des tâches.
Précisez si vous voulez que les semaines du plan commencent le dimanche ou le lundi (valeur par défaut). Quand l'échelle du diagramme de Gantt est en semaines, un indicateur de début de semaine (une petite coche) apparaît dans la colonne Dimanche ou Lundi dans l'en-tête de la colonne Diagramme de Gantt, près de la date correspondante. Le paramètre Les semaines commencent le détermine également quel jour de la semaine apparaît dans la première colonne des sélecteurs de date dans le plan de projet.
Eventuellement, décrivez le plan de projet.
Précisez si les membres peuvent ajouter des commentaires et voter dans le sommaire du plan de projet.
Déterminez si vous souhaitez inclure une zone pour pièces jointes dans le sommaire.
Déterminez si vous souhaitez conserver les journaux de modifications pour les tâches individuelles. Si l'option Conserver les journaux de modifications est activée, chaque tâche du projet est associée à un journal de modifications visible uniquement dans la page Tâche.
Précisez si vous voulez activer les rapports d'avancement.. Si l'option correspondante est activée, vous avez la possibilité d'entrer et de mesurer l'avancement et l'état tout au long du projet (par exemple dans la vue des détails, les info-bulles du diagramme de Gantt, les pages Tâche, Création d'une tâche/Modification de la tâche et Edit Progress (Modifier l'avancement)). Si les rapports d'avancement sont désactivés, vous avez la possibilité de saisir et d'afficher un état Terminé.
Si vous activez les rapports d'avancement, spécifiez ce qui suit :
Fréquence des rapports : la fréquence de génération des rapports d'avancement est contrôlée par le champ Echéance. Ce champ contrôle quand un rapport d'avancement est considéré comme en retard, ce qui affecte le mode de calcul de l'état d'une tâche de projet, la façon dont la date du rapport est affichée et le type de notifications envoyées. La valeur par défaut est de 7 jours. Tout entier positif est acceptable.
seuil de retard : chaque tâche a un état basé sur une comparaison entre l'avancement effectif et l'avancement attendu. Suivant ce seuil, une tâche hors délais sera tardive ou vraiment en retard. Par exemple, un seuil de retard de 15 signifie qu'une tâche est en retard si son avancement effectif est inférieur d'au moins 15 % à l'avancement prévu. Vous pouvez utiliser le seuil par défaut pour le site ou spécifier un autre seuil pour ce plan de projet.
Quand les rapports d'avancement sont désactivés, les informations d'état se limitent au libellé Terminé assorti de la valeur Oui ou Non. Lorsque ces rapports sont réactivés, les tâches déjà terminées sont considérées comme terminées à 100 % et les autres comme terminées à 0 %.
Sélectionnez les jours ouvrés et de congé pour votre projet. Utilisez les jours par défaut en vigueur dans la communauté en cours (définis au niveau site ou communauté) ou personnalisez-les en affectant la valeur Utiliser des jours personnalisés uniques à Plan du projet. Si vous utilisez les jours ouvrés et de congé par défaut, vous ne pouvez pas les modifier au niveau du projet. Dans ce cas, toute mise à jour au niveau de la communauté met à jour les jours ouvrés et de congé du projet.
Pour utiliser des jours personnalisés, procédez comme suit :
Pour les jours ouvrés, cochez les cases des jours de la semaine à définir en tant que jours ouvrés.
Pour ajouter un congé, cliquez sur Add a Project Plan holiday (Ajouter un congé Plan de projet) afin d'ouvrir la page Création d'un congé. Sélectionnez la date et (éventuellement) fournissez une description. Cliquez sur OK. Le congé figure maintenant dans la liste des congés. Vous pouvez modifier les congés personnalisés de cette liste (
) ou les supprimer (
).
Spécifiez les catégories dans lesquelles vous voulez regrouper les tâches du projet, par exemple par type de travail (ingénierie, test, marketing, etc.) ou par phase de projet (cahier des charges, étude, prototype, etc.).
Pour ajouter une catégorie, cliquez sur Ajouter une catégorie pour ouvrir la page Création d'une catégorie. Saisissez un nom de catégorie unique (pour ce projet) et cliquez sur OK. La catégorie figure maintenant dans la liste. Vous pouvez modifier () ou supprimer () les catégories de la liste.
Si vous modifiez une catégorie, les tâches du projet affectées à cette catégorie le restent ; si vous supprimez une catégorie, les tâches du projet qui lui étaient affectées cessent de l'être.
Quand des tâches d'un projet sont regroupées par catégorie, les groupes sont triés suivant l'ordre des catégories de la liste.
Cliquez sur Contrôle d'accès pour définir le contrôle d'accès pour votre plan de projet. Au départ, toute personne ayant accès au plan de projet peut l'ouvrir et son créateur (donc, son propriétaire) est le seul membre autorisé à le modifier (à modifier ses propriétés). A l'instar des entrées d'une base de données, les tâches d'un projet n'ont pas de paramètres de contrôle d'accès qui leur sont propres ; ce sont les paramètres de propriété du plan de projet qui déterminent qui peut créer et modifier des tâches de projet.
Spécifiez si le plan du projet est en lecture seule, masqué ou pour modification.
Choisissez qui peut modifier les tâches d'un projet. Les choix possibles sont les suivants :
le membre qui les a créées ;
le membre qui les a créées et les propriétaires du projet ;
toute personne autorisée à ouvrir le projet (valeur par défaut).
Pour octroyer aux ressources des tâches l'autorisation de créer des rapports d'avancement, cochez la case Un membre affecté comme ressource pour la tâche peut classer les rapports d'avancement (elle est cochée par défaut). Lorsque vous cochez cette case, les liens avec la page Rendre compte de l'avancement sont affichés pour ces membres dans la vue des détails et sur la page Tâche.
Cliquez sur OK pour appliquer les paramètres de contrôle d'accès du projet.
Pour utiliser des commandes personnalisées dans votre plan de projet, cliquez sur Commandes personnalisées. (Pour plus de détails sur les commandes personnalisées, reportez-vous au Server Extension Programmer's Guide (Guide du programmeur des extensions du serveur) dans l'aide des API eRoom.)
Cliquez sur OK pour créer le plan de projet et ouvrir son sommaire.
Remarque : le fuseau horaire de chaque utilisateur sert à calculer la date du jour et toutes les valeurs dépendantes, comme l'avancement planifié pour chaque tâche du projet, et à déterminer si les rapports d'avancement et si des tâches sont en retard.
Chaque entrée d'un plan de projet s'appelle une tâche. Pour afficher une tâche, cliquez sur son icône () ou son titre dans le sommaire du projet. Sinon, cliquez sur une entrée de la liste des tâches de l'arborescence de l'eRoom. La page Tâche apparaît.
Pour créer une tâche, cliquez sur 
en haut du sommaire de votre plan de projet. Vous pouvez également cliquer sur Nouvelle tâche dans la barre de commandes. La page Création d'une tâche apparaît.
Pour modifier une tâche, procédez de l'une des manières suivantes :
Cliquez sur en regard de l'icône de la tâche ().
Cliquez sur l'icône avec le bouton droit de la souris et sélectionnez Modifier dans le menu contextuel.
Dans la page Tâche, cliquez sur 
en haut de la page Tâche.
La page Modification de la tâche apparaît.
Tapez ou modifiez un intitulé pour votre tâche. (L’ID de la tâche est défini automatiquement et il est en lecture seule).
Si l’exécution de cette tâche dépend d'autres tâches du plan du projet, spécifiez les prédécesseurs de cette tâche en cliquant sur 
pour ouvrir la page Sélection des prédécesseurs et sélectionner les dépendances de la tâche.
La page Sélection des prédécesseurs répertorie toutes les tâches du plan du projet.
Si une tâche est déjà choisie en tant que prédécesseur, sa case est cochée. Si une tâche est dépendante de la tâche en cours, elle n'a pas de case à cocher.
En cliquant sur OK dans la page Sélection de prédécesseurs, vous revenez à la page Création d'une tâche/Modification de la tâche ; les champs disponibles après rafraîchissement sont recalculés par eRoom, mais les modifications ne sont validées que lorsque vous cliquez sur OK pour mettre à jour la tâche.
Pour Durée, spécifiez le nombre de jours de travail estimé pour exécuter la tâche. Saisissez 0 pour une date jalon.
Si vous modifiez la durée d'une tâche, cliquez sur Recalculer pour ajuster la date de fin en lecture seule.
La durée d'un prédécesseur pouvant être un nombre de jours non entier ou même être égale à zéro (un jalon), une tâche peut être planifiée pour commencer le jour correspondant à la date de fin d'un prédécesseur ou le jour suivant. Pour cette même raison, eRoom tient compte de la portion du premier jour d'une tâche qui est disponible lors du calcul de l'avancement prévu et de l'état.
Pour Début au plus tôt, cliquez sur 
pour sélectionner la date la plus proche à laquelle la tâche peut commencer. Toute date est acceptable mais les dates antérieures à la date de début du plan du projet ne sont pas prises en compte.
Si vous modifiez la date de début au plus tôt d'une tâche, cliquez sur Recalculer pour ajuster les dates de début et de fin.
Remarque : Recalculer recalcule seulement les dates affichées, et vous devez cliquer sur OK pour appliquer les nouvelles valeurs.
Si des rapports d'avancement peuvent être générés pour la tâche lorsque vous l'avez créée, vous pouvez choisir de Ne pas mentionner la durée, la progression et l'état dans les résumés. Si les rapports d'avancement sont désactivés, vous pouvez Ne pas mentionner la durée et l'état d'achèvement dans les résumés. Ce paramètre vous permet de spécifier les tâches que vous ne voulez pas prendre en compte dans la planification globale du projet ; en d'autres termes, vous voudrez peut-être mettre en évidence des informations du calendrier (les dates d'un salon professionnel ou d'une période de promotion, par exemple) sans que cela ait un effet sur le travail planifié.
Les champs en lecture seule de début et de fin contiennent des dates calculées par eRoom, au format JJ MMMAA. Ces dates sont modifiées dynamiquement quand les champs Durée, Début au plus tôt et Prédécesseurs sont modifiés. La date de début du plan de projet est la valeur par défaut de ces deux champs.
eRoom définit la date de début d'une tâche comme étant la date de début au plus tôt à laquelle toutes les conditions suivantes sont vraies :
La date de début du plan du projet est atteinte.
La date de début au plus tôt est atteinte.
Les dates de fin des prédécesseurs sont atteintes (le jour même ou le jour d'après).
Le compte rendu d'avancement des prédécesseurs n'a pas d'effet sur les dates de début. Si un prédécesseur est terminé à 100 % avant sa date de fin planifiée, les dates de début planifiées de ses tâches dépendantes ne sont pas affectées.
quand une date de début est atteinte et qu'aucun rapport d'avancement n'a été généré ;
l'état Non lancé est remplacé automatiquement par A l'heure ;
le champ de date du dernier rapport, qui était vide, contient la valeur Aucun(e).
Le cas échéant, sélectionnez la catégorie de la tâche. Un menu déroulant contient la valeur Aucun(e) suivie des catégories du plan du projet, dans l'ordre de leur création.
Sélectionnez la ou les ressources de la tâche en cliquant sur 
pour choisir des membres.
Facultativement, spécifiez des notes ou une description pour la tâche.
Indiquez si les membres peuvent ajouter des commentaires et voter, ou ajouter des pièces jointes dans la page de consultation de la tâche.
Cliquez sur OK pour créer la tâche ou sur Ajouter autre pour créer la tâche et afficher une nouvelle page Création d'une tâche (vide).
Quand la création de rapports d'avancement est activée pour un plan de projet, la page Rendre compte de l'avancement permet aux propriétaires de tâches et (quand elles y sont autorisées) aux ressources des tâches de créer un rapport d'avancement et de consulter un historique des rapports.
Ouvrez la page Rendre compte de l'avancement en cliquant sur l'un des éléments suivants :
le bouton d'avancement 
de la page Création d'une tâche/Modification de la tâche (sauf si la tâche est un jalon) ;
le lien d'avancement effectif de la ligne Avancement lors de l'affichage de la page des tâches (pas de lien si la tâche est un jalon) ;
le lien d'avancement effectif de la tâche dans la colonne Réalisé/Prévu lors de l'affichage de la page de résumé du projet dans un affichage détaillé (n'est pas affiché si la tâche est un jalon).
Spécifiez ce qui suit :
le pourcentage réel terminé ;
le nombre de jours réel terminé ;
le nombre de jours réel restant ;
commentaire
A mesure que vous saisissez des modifications dans un champ d'avancement, eRoom met à jour dynamiquement les valeurs des deux autres champs d'avancement, en prenant en compte le début et la durée de la tâche, et les jours ouvrés et de congé du plan du projet. Un champ en lecture seule et une icône d'état sont mis à jour également. Pour le commentaire, vous pouvez saisir jusqu'à 128 caractères.
Quand l'avancement effectif est de 100 % ou correspond au travail (en jours), la tâche est considérée comme étant terminée. Cela détermine si la tâche s'affiche dans le résumé quand le filtre des tâches non terminées est activé, si la date du rapport correspondant ne s'affiche pas en rouge lorsqu'elle est postérieure à la date limite de génération de rapport, si sa date de fin ne s'affiche pas en rouge quand cette date est dépassée, si elle s'affiche sur la page Tâche et si les tâches correspondantes dans Microsoft Outlook sont marquées comme terminées à la synchronisation suivante.
Cliquez sur OK pour générer le rapport.
Dans la table d'historique des comptes rendus d'avancement (voir ci-dessous), une ligne est ajoutée pour la date du jour et eRoom calcule l'état de la tâche.
L'historique des comptes rendus d'avancement présente tous les rapports d'avancement pour la tâche, avec toutes les valeurs ci-dessus et la date du rapport. Si aucun rapport d'avancement n'a été créé, un message indiquant qu'aucun rapport n'a été enregistré apparaît dans l'historique.
Cet historique est différent du journal des modifications (si ce dernier existe) et il est toujours fourni si les rapports d'avancement sont activés. Si la date de début de la tâche n'est pas encore atteinte, il reste possible de créer un rapport. Toutefois, le pourcentage d'avance/de retard est de 100 % dans l'historique des comptes rendus d'avancement, alors que l'état est simplement Non lancé partout ailleurs.
Si la tâche a une durée de zéro (un jalon), seul l'historique des comptes rendus d'avancement est présenté. Si des comptes rendus ont été saisis avant que la tâche ait été désignée comme jalon, les pourcentages réels sont tous de 100 % et les valeurs planifiées indiquent toutes 0 (zéro). Un message explique que l'avancement ne doit pas être spécifié pour les jalons.
eRoom calcule l'état de la tâche en comparant l'avancement effectif et l'avancement attendu. Il ne s'agit pas d'une comparaison entre l'avancement effectif et la durée totale. L’avancement effectif provient du dernier rapport d'avancement ou (si ce rapport n'existe pas) il est considéré comme étant égal à zéro. L’avancement attendu est soit l'avancement attendu pour la fin de la journée en cours, si un rapport est en retard, soit l'avancement attendu à la fin de la journée du dernier rapport.
Par exemple, si un rapport d'avancement récent indique que l'avancement effectif était de 3 jours et l'avancement attendu de 2 jours, l'état est ahead by 1 out of 2 days (en avance d'un jour sur 2). Toutefois, si au bout de 5 jours ouvrés supplémentaires un nouveau rapport attendu est en retard, l'ancien avancement effectif (3) est comparé à l'avancement attendu pour aujourd'hui (2 + 5 de plus = 7). L'état devient behind by 4 out of 7 days (en retard de 4 jours sur 7).
L'état se compose d'un pourcentage d'avance/de retard, de jours d'avance/de retard et d'une des trois icônes signalant si le pourcentage indique une exécution en retard, tardive ou à l'heure/en avance. La différence entre en retard et tardif est spécifiée par un seuil spécifique au plan ou à l'échelle du site.
Le format de l'état est le suivant, où P désigne le pourcentage d'avance/de retard et J le nombre de jours d'avance/de retard :
avance par rapport au plan : 
, P% (J jours) en avance
avancement conforme au plan : , à l'heure
avancement de 100 % : , terminé
léger retard par rapport au plan : 
, P% (J jours) en retard
retard par rapport au plan : 
, P% (J jours) en retard
Vous pouvez rencontrer les cas particuliers suivants :
durée égale à zéro : 
, jalon
durée positive, date de début future : , non lancé
champ Durée vide ou non valide : , champ vide
Lorsque la date de début d'une tâche est atteinte, et si le premier rapport d'avancement est en retard :
l'état devient automatiquement 100 % en retard ;
la date du dernier rapport (none) s'affiche en rouge ;
la valeur Réalisé/Prévu devient 0d de Xd où X correspond à l'avancement attendu.
Voir aussi : Lignes de sommaire dans la vue des détails pour savoir comment chaque état est calculé pour un sommaire de tâches.
Il existe deux vues pour les sommaires de plan de projet : la vue Diagramme de Gantt (valeur par défaut) et la vue Détails. Pour passer d'une vue à l'autre, cliquez sur 
pour afficher la vue Diagramme de Gantt ; cliquez sur 
pour afficher les détails.
Remarque : Les tâches d'un plan de projet visibles dans l'arborescence reflètent le filtrage, le regroupement et le tri en vigueur.
Une vue Diagramme de Gantt comprend les éléments suivants :
légende : une légende visible en haut de la table explicite les symboles du diagramme de Gantt. Les libellés changent suivant le regroupement en vigueur.
filtrage : utilisez la liste déroulante de filtrage pour filtrer la table du diagramme de Gantt et afficher Toutes les tâches, Toutes les tâches non terminées, Mes tâches ou Mes tâches non terminées. Initialement, eRoom affiche toutes les tâches.
regroupement : utilisez la liste déroulante de regroupement pour regrouper la table du diagramme de Gantt Par ressource, Par catégorie ou Par état. Les tâches sans catégorie, ni ressource ni état font partie du groupe Non affecté. Initialement, les tâches ne sont pas regroupées.
tri : cliquez sur les en-têtes de colonne pour trier la table du diagramme de Gantt, d'abord par ordre croissant puis par ordre décroissant (sauf pour la colonne Diagramme de Gantt, qui ne peut être triée que par ordre croissant). Initialement, eRoom trie la table en fonction de la colonne Diagramme de Gantt. Lors de ce tri, eRoom organise d'abord les tâches en chaînes où les tâches suivent leurs prédécesseurs. (Les tâches avec plusieurs prédécesseurs suivent celle dont la date de fin est la plus lointaine.) S'il est nécessaire d'affecter une position unique à chaque chaîne et à chaque tâche, eRoom applique d'autres ordres de tri : date de début, durée, nom, ID.
Le tri selon la colonne Diagramme de Gantt fait appel à un filtre en vigueur (bien que certaines tâches puissent être masquées). Toutefois, vous ne pouvez pas procéder à un tri selon la colonne Diagramme de Gantt si un regroupement est en vigueur. Dans ce cas, eRoom trie les tâches par date de début.
Quand vous triez un plan de projet en fonction d'une colonne autre que la colonne Diagramme de Gantt, le tri secondaire est identique à celui pour les bases de données eRoom (par ordre de création des tâches).
Le tri, qui n'affecte pas l'ordre des groupes, possède les caractéristiques suivantes :
les groupes de catégories sont triés en fonction de la liste des catégories de la page Création d'un plan de projet/Modification du plan du projet ;
les groupes de ressources sont triés dans l'ordre alphabétique de leur nom ; le groupe Non affecté est toujours le dernier.
dates et échelle : définissez la date de début du diagramme de Gantt (
)à l'aide de la zone de texte ou d'un sélecteur de date. Faites défiler les dates vers l'avant et vers l'arrière à l'aide des boutons suivants : 
.
eRoom propose également les boutons Aujourd'hui et OK. La date de début par défaut est la date de début du plan de projet. Quand vous spécifiez une autre date de début, le diagramme est redessiné pour présenter cette date dans la première colonne.
Définissez l’échelle des dates (en semaines, en mois, en trimestres) du diagramme de Gantt à l'aide de la liste déroulante Echelle.
Le diagramme de Gantt affiche une colonne pour chaque jour. La largeur de la colonne varie en fonction de l'échelle en vigueur. Quand l'échelle le permet, les durées ou l'avancement qui ne sont pas des nombres entiers sont représentés.
L'arrière-plan du diagramme de Gantt permet de différencier visuellement les jours ouvrés des jours de congé et identifie la date du jour.
lignes et colonnes de tâches : les lignes de tâche dans la table du diagramme de Gantt ont des colonnes pour l'intitulé de la tâche (qui est un lien vers la page Tâche), son ID, sa durée et un diagramme de Gantt. Les lignes des tâches à ne pas mentionner (Omettre) sont différenciées des lignes normales.
Dans le diagramme de Gantt
La durée de chaque tâche est représentée par une barre. Si les rapports d'avancement sont activés, l'avancement effectif de chaque tâche est représenté par une couleur distincte qui remplit la barre de gauche à droite ; si ces rapports sont désactivés, la couleur remplit la totalité de la barre quand une tâche est marquée comme Terminée. Au-dessus de la barre Diagramme de Gantt d'une tâche s'affiche une info-bulle donnant des informations détaillées sur la tâche (le niveau de détail varie suivant que les rapports d'avancement sont activés ou pas).
Les jalons sont représentés par un jalon (
) au lieu d'une barre. L'info-bulle d'un jalon indique Jalon pour la durée et ne contient pas d'informations concernant l'état, le dernier rapport ou l'avancement réel/planifié.
La barre du diagramme de Gantt d'une tâche omise est différente de celle d'une tâche normale et n'indique jamais l'avancement. L'info-bulle d'une tâche omise indique (omis des résumés) en regard des valeurs de durée, d'état, de dernier rapport et d'avancement réel/planifié.
lignes de sommaire : la première ligne de la table du diagramme de Gantt est un sommaire des tâches correspondant au filtre, par exemple Toutes les tâches ou Mes tâches non terminées. Les autres lignes de sommaire sont visibles quand le regroupement est activé. Chaque ligne de sommaire indique le nombre de tâches résumées, leur durée et une barre du diagramme de Gantt de sommaire.
La barre du diagramme de Gantt d'une ligne de sommaire s'étend du début de la tâche résumée la plus proche à la fin de la tâche la plus lointaine.
Si les rapports d'avancement sont activés, la barre du diagramme de Gantt d'une ligne de sommaire présente le pourcentage d'achèvement pour les tâches résumées sous la forme xx% terminé (quand la barre est suffisamment large) ou simplement xx%.
Si les rapports d'avancement sont désactivés, la barre du diagramme de Gantt d'une ligne de sommaire est colorée entièrement, si toutes les tâches résumées sont terminées, ou pas colorée du tout.
Au-dessus d'une barre du diagramme de Gantt de sommaire s'affiche une info-bulle contenant les informations suivantes :
filtre ou groupe (par exemple, Mes tâches, ressource : Steven Rogers, ou catégorie : Conception)
durée (suivie de (% terminé) si les rapports sont activés ; omis pour les tâches non mentionnées)
état (si les rapports d'avancement sont activés ; omis pour les tâches non mentionnées)
derniers rapports (si les rapports d'avancement sont activés ; omis pour les tâches non mentionnées)
réel et planifié (si les rapports d'avancement sont activés ; omis pour les tâches omises non mentionnées)
terminé (si les rapports d'avancement sont désactivés ; oui ou non)
Démarrer
Fin
Ces calculs excluent les tâches suivantes :
Calcul |
Tâches exclues |
|
Durée |
tâches pour lesquelles l'omission est activée |
|
Etat |
|
|
Dernier rapport |
|
|
réel et planifié |
|
|
terminé |
|
Si aucune tâche ne remplit les conditions pour être résumée, le mot none apparaît, sauf dans les cas suivants.
Le champ Etat contient la valeur Non lancé si les dates de début de toutes les tâches se situent dans le futur, ou Jalons si toutes les tâches sont des jalons.
Le format du champ Dernier rapport varie suivant les derniers rapports qui sont résumés :
Aucune tâche n'est prise en compte car toutes les tâches sont terminées : date du jour ;
Dates qui coïncident : 03 jan 02 ;
Dates délimitant une plage : 03 jan 02 au 22 jan 02 ;
Date avec la valeur none : remplacez par la date de début de la tâche ;
Toutes les dates sont vides : laissez les champs vides.
Si une des dates visibles correspond à un retard, elle est assortie du commentaire one or more overdue [Un ou plusieurs retard(s)].
Une vue des détails se compose des éléments suivants :
filtrage et regroupement : ces éléments sont identiques à ceux de la vue Diagramme de Gantt.
colonnes :
Intitulé de la tâche (lien vers la page Tâche)
Durée (0 s'affiche pour les jalons)
ID
Etat (si les rapports d'avancement sont activés) : affiche des icônes et les pourcentages de retard/d'avance des tâches par rapport au plan, calculés à partir de l'avancement mentionné dans la colonne Réel et planifié.
Dernier rapport (si les rapports d'avancement sont activés) : vide pour les tâches omises, les jalons et les tâches dont la date de début se situe dans l'avenir.
Réalisé/Prévu (si les rapports d'avancement sont activés) : affiche l'avancement effectif et l'avancement planifié, en jours, sous la forme 2d sur 2d. L'origine de ces valeurs est spécifiée dans Etat. Si vous êtes autorisé à créer un rapport d'avancement pour une tâche, la valeur d'avancement effectif est présentée sous forme de lien avec la page Rendre compte de l'avancement et une info-bulle. Aucune valeur Réalisé/Prévu n'est présentée pour les jalons.
Terminé (si les rapports d'avancement sont désactivés) : affiche Oui pour toutes les tâches terminées sauf les jalons, pour lesquels aucune valeur n'est présentée.
Début
Terminer : si le jour de fin est dépassé et que l'avancement effectif de la tâche n'est pas de 100 %, la date de fin s'affiche en rouge avec une info-bulle Tâche en retard. Les dates de fin ne sont pas renseignées pour les jalons et les tâches omises.
Prédécesseurs : affiche les ID des tâches prédécesseurs, séparés par des virgules, dans l'ordre numérique. Chaque ID est un lien vers la tâche correspondante. Au-dessus de l'ID s'affiche une info-bulle contenant l'ID et le nom de la tâche.
Catégorie (masqué dans le cas d'un regroupement par catégorie)
Ressource (masqué dans le cas d'un regroupement par ressource)
Notes
tâches omises : comme dans la table du diagramme de Gantt, les lignes correspondant aux tâches omises sont différenciées des lignes normales. Les valeurs d'état, de dernier rapport et d'avancement réel/planifié sont masquées.
tri : obéit aux mêmes règles de tri que la table du diagramme de Gantt. Par défaut, les lignes sont triées en fonction de la colonne Diagramme de Gantt, même si cette colonne n'est pas visible dans la table des détails. Si vous choisissez un autre ordre de tri, le seul moyen de revenir à l'ordre de tri du diagramme de Gantt est de passer à la vue Diagramme de Gantt et de cliquer sur l'en-tête de la colonne Diagramme de Gantt.
Le tri par état trie les lignes dans l'ordre suivant (ou inverse, si le tri est décroissant) :
en retard (du plus grand retard au plus petit)
à l'heure
en avance (de la plus petite avance à la plus grande)
terminé
non lancé
jalons
Le tri par prédécesseur trie les lignes en fonction de l'ID du premier prédécesseur de chaque ligne ; le tri par ressource trie les lignes en fonction de la première ressource de chaque ligne.
lignes de sommaire : comme dans la table du diagramme de Gantt, la première ligne est un sommaire de toutes les tâches correspondant au filtre, et d'autres lignes de sommaire sont visibles quand le regroupement est activé. Les lignes de sommaire indiquent le nombre de tâches qui sont résumées et un comptage pour chaque colonne sauf l'ID, le prédécesseur, la ressource, la catégorie et les notes. Comme dans les info-bulles du diagramme de Gantt, certaines tâches sont exclues de certains calculs.
Un champ vide s'affiche si aucune tâche ne satisfait aux critères de résumé.
Le formatage du champ Dernier rapport est identique à celui des info-bulles du diagramme de Gantt, sauf si la date est passée, auquel cas elle est affichée en rouge avec une info-bulle indiquant qu'un ou plusieurs rapports sont en retard. Si la date est une plage de dates et qu'une des dates est passée, les deux dates s'affichent en rouge avec l'info-bulle.
Sur le sommaire d'un plan de projet dans un diagramme de Gantt, cliquez sur Imprimer la vue dans la barre de commandes pour ouvrir une page d'impression de vue. Cette page fournit les instructions (non imprimées) qui vous aideront à choisir les options d'impression de votre plan de projet.
Sur la page d'impression de diagramme de Gantt
Choisissez entre imprimer tout le projet ou une plage de dates spécifique.
Si vous choisissez une plage de dates, cliquez sur Mettre à jour pour actualiser le plan de projet afin d'afficher uniquement la période spécifiée.
Cliquez sur Imprimer pour imprimer la page, ou sur Annuler pour revenir au sommaire de la base de données.
Voir aussi : Impression d'éléments dans la rubrique Utilisation des éléments
Lorsque vous créez un plan de projet en collant une copie, eRoom copie tout (y compris les pièces jointes et les discussions), à l'exception des journaux des modifications, des historiques de reporting et de l'avancement effectif.
Lorsque vous créez une tâche en collant une copie dans le même plan de projet ou dans un plan différent, eRoom attribue à la tâche un nouvel ID et copie tout (y compris les pièces jointes et les discussions), à l'exception du journal des modifications, de l'historique du reporting et de l'avancement effectif.
Copier une tâche est sans effet sur les tâches dépendantes, mais couper ou supprimer une tâche entraîne la suppression de la dépendance des autres tâches. Si une tâche supprimée est restaurée à partir de la Corbeille, la dépendance des tâches qui en dépendent est restaurée.
Si les plans de projet source et de destination ont une configuration différente pour le reporting de l'avancement (activé ou désactivé), eRoom indique le pourcentage d'avancement des tâches en y ajoutant Oui ou Non ; les tâches terminées sont signalées comme 100 % terminées et les autres comme 0 % terminées.
Les propriétés des tâches des plans de projet pouvant être affectées par les actions Couper, Copier, Coller et Restaurer depuis la corbeille sont les suivantes :
tâches précédentes : conservées ou effacées ;
journaux des modifications : conservés ou effacés ;
historiques de reporting d'avancement : conservés ou effacés ;
comptes rendus de l'avancement effectif : conservés ou effacés ;
ID de tâche : (lecture seule) conservés ou affectation d'un nouvel ID.
Ces répercussions se résument comme suit :
Article |
Action |
Conserver |
Effacer |
Nouvel ID ? |
|---|---|---|---|---|
|
Tableau de bord |
Couper et coller |
Tous |
|
Non |
|
|
Copier et coller |
Prédécesseurs de tâche |
|
Non |
|
|
Restaurer depuis la corbeille |
Tous |
|
Non |
|
Tâche individuelle |
Copier et coller dans le même plan de projet |
Prédécesseurs de tâche |
|
Oui |
|
|
Copier et coller dans un autre plan de projet |
|
Tous |
Oui
|
|
|
Restaurer depuis la corbeille dans le même projet |
Tous |
|
Non |
|
Chaîne des tâches |
Copier et coller dans le même plan de projet |
Prédécesseurs de tâche (dépendances dans la chaîne et premières dépendances de la tâche au-delà de la chaîne) |
|
Oui |
|
|
Copier et coller dans un autre plan de projet |
Prédécesseurs de tâche (dépendances dans la chaîne) |
|
Oui |
|
|
Restaurer depuis la corbeille dans le même projet |
Tous |
|
Non |
Comme pour les bases de données, vous pouvez exporter et importer des plans de projet en tant que fichiers .CSV (délimités par des virgules).
Dans la vue Détails ou Diagramme de Gantt, cliquez sur Exporter dans la barre de commandes.
La page Exportation du plan du projet s'ouvre.
Le cas échéant, activez l'option Exporter les fichiers RTF au format HTML.
Précisez si vous voulez enregistrer le fichier au format Unicode.
Cliquez sur OK.
La page Exportation terminée s'ouvre. Elle contient un lien vers un fichier .csv.
Cliquez sur ce lien afin de télécharger le fichier exporté.
Cliquez sur OK ou sur Annuler pour fermer la page Exportation terminée et revenir au sommaire du plan de projet.
Toutes les tâches sont exportées, que le regroupement ou le filtrage soit ou pas utilisé et que les tâches soient terminées ou pas. Les valeurs du sommaire ne sont pas exportées.
Dans le fichier .CSV, la première ligne affiche le nom des champs exportés, comme suit :
ID (numéro ; jamais exporté en tant que première colonne, pour éviter une erreur SYLK)
Task_Name (texte brut)
Durée (nombre)
Start_Date (date)
Constraint_Date (date ou à défaut NA)
Constraint_Type (Ne pas commencer avant le ou à défaut Dès que possible)
Prédécesseurs (ID des tâches, séparés par des virgules)
Finish_Date (date)
Catégorie (texte brut)
Percent_Complete (nombre avec deux décimales au plus ; basé sur Terminé si les rapports d'avancement sont désactivés)
Date du rapport d'avancement (date ; vide si les rapports d'avancement sont désactivés)
Etat (pourcentage ou 0 ; que des 0 si les rapports d'avancement sont désactivés)
Ne pas mentionner dans les résumés (0 pour faux, 1 pour vrai)
Resource_Names (noms d'affichage des membres séparés par des virgules)
Notes (texte brut)
Description (texte brut ou HTML)
Les dates sont exportées au format AAAA-MM-JJ. Les noms de ressource sont exportés au format Prénom deuxième prénom nom. Les pièces jointes, discussions et journaux des modifications ne sont pas exportés. Pour tout champ contenant des virgules ou des apostrophes, vous devez utiliser des apostrophes comme caractères d'échappement. Les graphiques au format HTML sont perdus.
Lors de l'importation d'un fichier CSV, eRoom vérifie que chaque ligne de données est bien mise en forme (c'est-à-dire que le nombre de champs d'une ligne de données concorde avec le nombre de champs de la ligne d'en-tête). Si vous rencontrez un problème à ce niveau, c'est généralement parce que le caractère de séparation utilisé dans les lignes de données est incorrect, alors que la ligne d'en-tête est, elle, correcte. Si des lignes de données présentent des défauts de mise en forme, eRoom vous en alerte, par exemple par le message suivant : "No rows will be imported (Aucune ligne ne sera importée). This could be because there are no rows in the file, or all rows don't have the correct number of fields. (Cela peut être dû à l'absence de lignes dans le fichier ou au fait que toutes les lignes ne comportent pas le nombre de champs correct.) Vérifiez le fichier et réessayez.
Si le fichier CSV comporte plus de lignes que le nombre maximum spécifié comme paramètre de réglage du serveur (100 000 par défaut), eRoom affiche un message indiquant que le nombre maximum de lignes autorisé est dépassé. Dans ce cas, vous pouvez diviser le fichier en plusieurs de taille inférieure, puis réessayer de l'importer.
Dans la vue Détails ou Diagramme de Gantt, cliquez sur Importer dans la barre de commandes.
La page Importation du plan de projet s'ouvre.
Naviguez jusqu'au fichier .CSV que vous voulez importer.
Spécifiez si Le texte formaté entrant est au format HTML.
Cliquez sur OK pour ouvrir la page d'importation <nom fichier.csv>, qui répertorie les noms de fichier trouvés par eRoom dans le fichier. Si vous poursuivez l'importation, les lignes qui suivent l'en-tête sont importées en tant que tâches dans cette table (s'ouvre dans une nouvelle fenêtre).
La première ligne doit contenir des noms de champ, dans n'importe quel ordre, et il peut y avoir des noms inconnus ou des blancs ; eRoom analyse la ligne pour rechercher les noms qu'il reconnaît, indépendamment de la casse, et ignore le reste. Le seul nom de champ obligatoire est Task_Name.
Si le nombre de tâches du plan de projet atteint le maximum (500) pendant l'importation et qu'il reste des lignes à importer, l'importation est annulée. Une page d'erreur s'ouvre et vous suggère de supprimer certaines tâches ou lignes du fichier d'importation et de réessayer.
Lorsque vous enregistrez des fichiers Microsoft Project au format .CSV, vous pouvez filtrer les lignes de sommaire avant d'importer le fichier .CSV dans eRoom. Sinon, les plans de projet interprètent les sommaires comme des tâches, combinant ainsi temps écoulé (lignes de sommaire) et durée du travail (lignes de tâches). La procédure ci-après sert de cadre pour l'importation de fichiers .CSV à partir de Microsoft Project dans des plans de projet eRoom.
Commencez par créer une arborescence propre à l' eRoom pour l'exportation des fichiers Project. Pour ce faire, le mieux est d'exporter un plan de projet eRoom en tant que fichier .CSV puis d'ouvrir le fichier exporté dans Project. Lorsque Project vous permet de sélectionner une arborescence d'importation ou d'exportation, choisissez plutôt une nouvelle arborescence. Pour les données à importer/exporter, choisissez Tâches puis sélectionnez Export header row/Import includes headers. Acceptez les mappages de champs par défaut. (Certains champs eRoom seront répertoriés comme « non mappés » car ils sont sans contrepartie dans Project.) Avant de fermer la boîte de dialogue ou l'assistant, donnez un nom à la nouvelle arborescence, plan de projet eRoom, par exemple. Dans la boîte de dialogue Import Mapping ou Save Map, cliquez sur Organizer et vérifiez que l'arborescence a bien été ajoutée au modèle global.mpt de Project, pour une utilisation ultérieure. Au besoin servez-vous d'Organizer pour le recopier ici. Vous pouvez alors annuler l'ouverture du fichier eRoom.
Ensuite, dans Microsoft Project, créez un filtre qui omet les tâches de sommaire. Pour ce faire, sélectionnez l'option Filtered for... : task description> More Filters dans le menu Project. Créez un nouveau filtre de tâche (ayant comme intitulé Pas de sommaire, par exemple) spécifiant que le nom de champ Sommaire a la valeur Non. Cochez la case Show in menu et enregistrez votre fichier. Revenez à la boîte de dialogue More Filters, cliquez sur Organizer et vérifiez que votre filtre a été ajouté au modèle global.mpt de Project pour pouvoir l'utiliser ultérieurement. Au besoin servez-vous d'Organizer pour le recopier ici. Vous n'avez pas besoin d'appliquer le filtre.
Enfin, lors de l'exportation d'un fichier Microsoft Project (via Save As .csv), utilisez votre arborescence de plan de projet eRoom avec le filtre Pas de sommaire.