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Une boîte de réception est un dossier spécial qui peut recevoir et stocker des messages électroniques. Toute personne peut envoyer des messages électroniques vers une boîte de réception, c'est pourquoi cette fonction est utile, car vous pouvez recevoir des messages de personnes qui ne font pas partie de votre équipe de projets ou de votre société. En envoyant une copie de tous les messages électroniques vers une boîte de réception, vous pouvez créer une archive automatique de la correspondance échangée au cours d'un projet.
Remarque : les boîtes de réception de la corbeille ne reçoivent pas de courrier électronique. Si la boîte de réception est restaurée, elle peut recevoir du courrier normalement.
Lorsque vous créez ou modifiez une boîte de réception, ses propriétés sont les suivantes :
Nom de la boîte de réception (obligatoire)
Description de la boîte de réception
Indication précisant si les membres peuvent ajouter des commentaires et voter dans la boîte de réception (option activée par défaut)
Paramètres de contrôle d'accès de la boîte de réception
Aspect de l'icône de la boîte de réception
Adresse à partir de laquelle la boîte de réception reçoit les messages
Eventuels boutons de routage de la boîte de réception
Indique si la boîte de réception comporte des commandes personnalisées (pour plus de détails à ce sujet, consultez le Server Extension Programmer's Guide (Guide du programmeur des extensions du serveur) dans l'aide de l'API eRoom)
La création de nouvelles boîtes de réception n'est autorisée que si une option de site est activée et, en outre, si l'option de communauté est activée. Si la création de nouvelles boîtes de réception est autorisée au niveau du site, les administrateurs ont la possibilité de les désactiver au niveau de la communauté. Si l'option d'autorisation de nouvelles boîtes de réception est désactivée au niveau du site, les membres ne peuvent créer de nouvelles boîtes de réception dans aucune communauté du site.
Si l'autorisation de création de nouvelles boîtes de réception est désactivée pour un eRoom (parce que l'option du site ou de la communauté est désactivée), la page Créer un élément montre l'icône d'une boîte de réception, mais celle-ci est inopérante. Toutefois, lors de la création d'un eRoom à partir d'un modèle comportant une boîte aux lettres, l'eRoom est créé avec la boîte de réception, quelle que soit la configuration de ce paramètre. De même, vous pouvez importer un eRoom contenant une boîte de réception, même si ce paramètre est désactivé.
Remarque : les boîtes de réception doivent avoir une adresse unique dans un site ; ainsi, en cas de conflit, par exemple lorsque vous collez une boîte de réception ou importez un eRoom contenant une boîte de réception ayant la même adresse que la boîte existante, eRoom distingue automatiquement le nom de la boîte de réception collée de celle qui est importée.
eRoom convertit en page eRoom chaque message électronique envoyé vers une boîte de réception :
La ligne de l’objet devient l’intitulé de la page.
La page inclut les éléments suivants :
une icône de membre (
). Si vous cliquez sur une icône de membre, un menu proposant les choix suivants apparaît : Contacter par adresse électronique et Afficher les infos....
le texte du message ;
les pièces jointes (si elles existent).
Vous pouvez modifier la page (à condition d'en avoir le droit), ajouter des commentaires et voter, tout comme pour les autres pages eRoom.
Si la gestion des droits est activée dans votre eRoom, les fichiers concernés qui sont joints aux messages de la boîte de réception peuvent être protégés par une règle de gestion des droits.
Les boîtes de réception ont leurs propres propriétés de contrôle d'accès, à l'instar des éléments qu'elles contiennent. Lorsque vous créez ou modifiez une boîte de réception, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Définir les propriétés de contrôle d'accès de la boîte de réception
Spécifier le paramètre de propriétaire d'origine de la boîte de réception, qui détermine la liste Modifier par défaut des éléments créés dans cette boîte de réception
Toute personne peut envoyer un message électronique vers une boîte de réception. Vous pouvez toutefois empêcher la réception de messages en configurant la boîte de réception en lecture seule. Seuls les coordinateurs peuvent modifier les éléments Message électronique dont l'expéditeur ne fait pas partie de la liste des membres.
Chaque boîte de réception possède une adresse de messagerie unique.
Lorsque vous créez une boîte de réception, eRoom utilise les paramètres de la page Messagerie des paramètres du site pour générer l'adresse unique de celle-ci. Il affiche ensuite cette adresse en haut de la page de la boîte de réception. L'adresse par défaut d'une boîte de réception est url_eroom.nom_boîte_de_réception@serveur_eroom.société.com s'il n'y a qu'une communauté, ou nom_de_communauté.url_eroom.nom_boîte_de_réception@serveur_eroom.société.com s'il en existe plusieurs. nom_boîte_de_réception apparaît par défaut en minuscules, les caractères réservés n'étant pas affichés.
Pour créer une adresse descriptive facile à lire, modifiez le texte dans la zone Adresse lorsque vous créez ou modifiez une boîte de réception.
Lorsque votre site est mis à niveau vers la version 7.2, eRoom convertit les boîtes de réception POP3 en boîtes de réception SMTP. Les adresses de ces boîtes changent en conséquence, selon les règles suivantes :
Les adresses des boîtes de réception créées antérieurement à la version 7.2 d'eRoom se présentent comme suit :
Format : (URLeRoom_IDObjet)compte_pop@societe.com
Exemple : (développement_0_425)compte_messagerie@deltaconseil.com
A partir de la version 7.2, les adresses des boîtes de réception se présentent comme suit :
Pour une seule communauté
Format : urleroom.nomboitereception@eroomserveur.societe.com
Exemple : developpement.0_425@eroom.deltaconseil.com
Pour plusieurs communautés
Format : nomcommunaute.urlerool.nomboîteréception@eroomserveur.societe.com
Exemple : ingenierie.developpement.0_425@eroom.deltaconseil.com
Remarque : dans les exemples de la version 7.2 qui précèdent, nom_boîte_de_reception a la valeur "0_425", qui est l'ID d'objet de l'exemple de la version antérieure à la 7.2. Dans le cas d'une nouvelle boîte de réception créée dans la version 7.2, nom_boîte_de_réception est le nom réel de la boîte de réception (par exemple, "commentaires") plutôt que l'ID d'objet de l'élément.
Comme pour les dossiers, il est possible d'ajouter des boutons de routage aux boîtes de réception et d'acheminer des éléments.