Suivi des nouvelles informations
Cette rubrique contient les sections suivantes :
A propos de la communication des projets
Gérer efficacement les informations d'un projet implique l'établissement d'une bonne communication avec les autres acteurs du projet et permet d'être tenu informé des toutes dernières informations. Avec eRoom, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
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Suivi de l'état de vos eRooms et des tableaux de bord sur la page Mes eRooms.
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Information d'autres utilisateurs des modifications par l'envoi d'alertes, par courrier électronique ou, si vous disposez de eRoom Instant Messaging Integration Services, par un message instantané.
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Réception d'une notification lorsque des éléments sont modifiés dans vos eRooms.
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Publication d'annonces (si vous êtes coordinateur) sur la page d'accueil de votre eRoom.
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Utilisation de l'Intercom pour converser par écrit avec les autres membres présents dans votre eRoom.
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Suivi des éléments marqués comme non lus (
) qui pointent vers des informations nouvelles ou modifiées.
Alertes
Vous pouvez alerter d'autres membres de la présence d'éléments nouveaux ou modifiés dans votre eRoom, par courrier électronique ou, si vous disposez de eRoom Instant Messaging Integration Services, par un message instantané. Lorsque vous envoyez une alerte concernant un élément, eRoom l'envoie même si la fonction de notification de l'élément est désactivée chez les destinataires. Le message (électronique ou instantané) comprend un lien vers l'élément et un lien vers les paramètres de notification de celui-ci.
Pour recevoir des alertes par messagerie électronique, les membres doivent posséder une adresse électronique.
Pour recevoir des alertes par messagerie instantanée, toutes les conditions suivantes doivent être remplies :
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Dans un eRoom, cliquez sur 
(envoyer une alerte) dans la barre de contrôle.
La page Sélection des membres apparaît.
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Sélectionnez le nom du ou des membres à avertir et cliquez sur OK.
La page Alerte apparaît.
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Si la messagerie instantanée est disponible, vous pouvez choisir comment envoyer l'alerte, par courrier électronique ou par messagerie instantanée.
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Personnalisez l'objet et le message si nécessaire. Le message par défaut contient un lien vers la page à partir de laquelle vous envoyez l'alerte.
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Cliquez sur OK pour envoyer l'alerte.
Si certains de vos destinataires, voire tous, peuvent recevoir des alertes de la manière que vous avez spécifiée, un message vous confirme que l'alerte a été envoyée ; cliquez sur OK pour revenir à votre eRoom.
Remarque : à partir de l’intercom, vous pouvez envoyer un message à un membre directement en cliquant sur son nom dans la liste des membres présents.
Notifications
Lorsqu'un élément particulier change, ou en cas de modification quelconque dans un eRoom, vous pouvez recevoir une notification par courrier électronique ou, si vous disposez de eRoom Instant Messaging Integration Services, par un message instantané.
Vous pouvez recevoir une notification instantanément ou le lendemain. Pour une notification immédiate, vous pouvez choisir de recevoir un message instantané si toutes les conditions suivantes sont réunies :
Vous pouvez choisir de recevoir les notifications par messagerie au format HTML ou texte brut, selon la configuration de cette option dans les paramètres de la communauté.
Remarque : les utilisateurs ne reçoivent pas de notifications sur toutes les opérations lorsque celles-ci se succèdent rapidement. Ce comportement est voulu. Par exemple, lorsque vous créez un dossier, puis des sous-dossiers dans la foulée, le système vous informe de la création du dossier parent uniquement en omettant de notifier la création des sous-dossiers. Après la création d'un dossier, il est recommandé d'y créer les sous-dossiers une fois que le service de notification est exécuté (il se met en route toutes les 5 minutes) pendant la création du dossier parent.
Pour modifier les paramètres de notification :
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Dans l'arborescence ou dans la zone d'éléments, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'élément et sélectionnez Notification dans le menu contextuel.
Pour modifier les paramètres de notification pour la totalité de l'espace eRoom, accédez à l'arborescence et cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône située à gauche du nom de l'eRoom. Sélectionnez Notification dans le menu contextuel.
Vous pouvez également cocher la case de l'élément et cliquer sur "notification" dans la barre de commandes.
Ou, dans un compte rendu de modification par messagerie, cliquez sur le lien pour modifier les paramètres de notification.
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Dans la page Notification, décidez si les modifications doivent vous être notifiées quand elles surviennent, seulement une fois par jour ou jamais.
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Si le choix proposé est disponible, spécifiez si vous souhaitez recevoir les notifications par courrier électronique ou par messagerie instantanée.
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Si vous souhaitez que les messages électroniques de notification soient envoyés au format HTML, cochez la case correspondante dans la page Notification.
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Cliquez sur OK pour appliquer vos paramètres.
Remarque : si vous désactivez la notification pour tout l'eRoom, vous pouvez limiter les comptes rendus de modification à l'élément sélectionné.
Outre les paramètres de notification standard, un tableau de bord comporte l'une des options de notification suivantes, selon le type de l'élément :
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Afficher dans mes eRooms (tableau de bord)
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Synthétiser cette/ce {base de données | calendrier | plan de projet\} dans mes eRooms
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Synthétiser ces éléments dans mes eRooms (sélection multiple)
S'il est sélectionné, le tableau de bord apparaît sous l'onglet Tableaux de bord de Mes eRooms.
Comptes rendus de modification
Les informations contenues dans un compte rendu de modification envoyé la nuit sont les suivantes :
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Nom de l'eRoom ou de l'élément, date de notification, résumé de l'état et signalisation (pour les eRooms, pas pour les éléments), ainsi qu'un lien vers l'emplacement où vous pouvez modifier les paramètres de notification pour l'eRoom ou l'élément faisant l'objet du compte rendu
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Nom des entrées de base de données en attente de votre approbation ou invalides
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Vos événements de calendrier à venir
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Toute autre modification entrant dans le champ d'observation du compte rendu (eRoom ou élément)
En général, les modifications signalées par eRoom sont des créations ou modifications d'éléments. Cependant, pour certains éléments, eRoom fournit des informations supplémentaires sur les modifications :
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Sondages : eRoom indique la date de clôture, de réouverture, de réinitialisation ou de modification des paramètres d'affichage d'un sondage. eRoom indique les modifications de votes si vous pouvez afficher les résultats du sondage ; si vous pouvez afficher les résultats et les votes, vous avez aussi accès aux noms des votants.
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Bases de données : si plus de 100 entrées ont changé dans une base de données entre deux comptes rendus de notifications, eRoom indique le nombre d'entrées modifiées au lieu de l'intitulé de chaque entrée. Les entrées déplacées vers une étape de processus d'approbation sont marquées dans le compte rendu comme nouvelles à cette étape. Le détail des modifications au niveau des champs de base de données n'est indiqué que dans les notifications propres aux bases de données (de même que le journal des modifications des bases de données).
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Fichiers : eRoom indique les nouvelles versions du fichier quand le suivi de version est activé pour un fichier.
Utilisation du marquage comme Non lu
Lorsque vous ouvrez un eRoom, la marque Non lu () apparaît dans l'arborescence de l'eRoom et sur chacun des éléments. Cliquez sur une icône de l'arborescence pour accéder directement à un élément modifié, ou utilisez le bouton Elément non lu suivant (
) dans la barre de contrôle pour passer en revue tous les éléments nouveaux ou modifiés de l'eRoom.
Si vous ne souhaitez pas lire un élément, vous pouvez le marquer comme déjà lu. Si vous lisez un élément, puis que vous souhaitiez le baliser pour le retrouver ultérieurement, vous pouvez le marquer comme Non lu.
Pour marquer un élément comme Lu ou Non lu :
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Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'élément, et sélectionnez Marquer comme Lu ou Marquer comme Non lu dans le menu contextuel.
Vous pouvez également, dans la zone d'éléments, cocher la case à côté de l'élément. Ensuite, dans la barre de commandes, cliquez sur 
ou sur 
.
Remarque : si vous cliquez sur ou sur alors qu'aucun élément n'est sélectionné dans la zone des éléments, cette commande s'applique à tous les éléments de la page.