Cette rubrique contient les sections suivantes :
Un tableau de bord peut résumer les données des sources eRoom suivantes dans le même domaine :
une base de données simple (ordinaire ou de processus d'approbation) ;
une ou plusieurs instances d'une base de données d'entreprise ;
un ou plusieurs plans de projet ;
un ou plusieurs calendriers.
À chaque fois que vous affichez un tableau de bord, son contenu est mis à jour avec les informations les plus récentes de la source de données. A l'instar des autres éléments eRoom, les tableaux de bord possèdent leurs propres listes d'accès, et vous pouvez les créer, les copier et les coller. Les tableaux de bord possèdent également une barre de commandes, qui inclut des boutons Imprimer la vue et Exportation. Ils peuvent éventuellement aussi comporter une section de commentaires et une zone de pièces jointes.
Vous pouvez créer un tableau de bord n'importe où dans votre eRoom. Cependant, en utilisant un paramètre de notification spécifique de tableau de bord, vous pouvez afficher et organiser les tableaux de bord sous l'onglet Tableaux de bord de votre page Mes eRooms. Dans ce cas, si vous vous connectez directement à Mes eRooms, vous voyez immédiatement un aperçu à jour des données du projet, sans devoir cliquer sur des signets pour accéder aux différentes pages eRoom. Par exemple, imaginons que vous suiviez les problèmes de clients pour plusieurs projets.
Un tableau de bord pour plusieurs instances d'une base de données d'entreprise partagée peut vous donner un aperçu de la quantité relative de problèmes à traiter par rapport aux problèmes déjà traités pour l'ensemble des projets. Le tableau de bord affiche une ligne pour chaque base de données (source de données) de l'étendue spécifiée (un ou plusieurs eRooms du même domaine). Les colonnes affichent chaque champ synthétisé, ainsi que le nom de chaque base de données avec l'eRoom dont elle fait partie. Une ligne « Total » contient la valeur synthétisée appropriée (le total, la moyenne, le minimum, le maximum, etc.) pour les décomptes de chaque colonne pour l'ensemble des sources de données affichées.
Voir aussi : Organisation de vos tableaux de bord
Vous pouvez créer un élément de tableau de bord distinct (autonome) pour créer une base de données. Vous pouvez également afficher ces informations sur la page de sommaire de la même base de données. Pour ce faire, sur la page Options du tableau de bord de l'assistant Création d'une base de données/Modification de la base de données, cochez la case Afficher un tableau de bord dans le sommaire de cette base de données. Vous pouvez en outre afficher ces informations de synthèse pour une base de données unique sur votre page Mes eRooms sans créer d'élément distinct. Pour ce faire, ouvrez la page Notification de la base de données et sélectionnez la case à cocher Synthétiser cette base de données dans Mes eRooms.
Remarque : un aperçu d'entreprise peut comporter un tableau de bord prédéfini, mais il ne vous est pas possible de créer un tableau de bord autonomie pour le sommaire, car les informations synthétisées seraient identiques. Pour activer un tableau de bord prédéfini pour une instance ou un aperçu d'entreprise, ouvrez le modèle de l'entreprise et modifiez sa page Options du tableau de bord.
Les tableaux de bord autonomes disposent de leurs propres listes Ouvrir et Modifier. Toutefois, pour voir la ligne d'une source de données dans un tableau de bord, vous devez disposer des droits correspondants (autrement dit, vous devez être membre de l'espace eRoom correspondant et disposer de droits d'ouverture). Cela reste vrai même si vous avez des droits d'ouverture sur le tableau de bord. En outre, vous devez au moins disposer de droits d'ouverture pour un tableau de bord autonomie pour pouvoir l'ajouter à votre page Mes eRooms.
Les droits d'ouverture et de modification d'un tableau de bord prédéfini sont déterminés par les listes d'accès de la source de données ; il n'est pas possible de les modifier indépendamment.
Un tableau de bord est marqué comme non lu lorsque ses paramètres ont été modifiés, mais il n'affiche pas l'état non lu des sources de données qu'il synthétise. Un tableau de bord a les mêmes paramètres de notification que les autres éléments d'eRoom, mais il offre en plus une option d'affichage sous l'onglet Tableaux de bord de votre page Mes eRooms.
La procédure à suivre pour créer ou modifier un tableau de bord est la même que pour tout autre élément. Pour créer un tableau de bord, cliquez sur l'icône de tableau de bord sur la page Créer pour ouvrir la page Création d'un tableau de bord. Lorsque vous modifiez un tableau de bord, la page Modification du tableau de bord s'ouvre, affichant les mêmes champs que la page Création d'un tableau de bord.
La page Création/Modification d'un tableau de bord contient deux onglets :
L'onglet Nom et contenu fournit deux options pour spécifier les éléments qui seront synthétisés.
L'onglet Options d'affichage fournit des options pour masquer ou afficher les champs disponibles, et, le cas échéant, définir leurs options d'affichage. Les champs et les options disponibles reposent sur le type d'élément et le ou les éléments que vous avez sélectionnés sous l'onglet Nom et contenu. Dans le cas des nouveauxtableaux de bord, ce tableau contient les valeurs par défaut de la source de données sélectionnée.
Dans l’onglet Nom et contenu, saisissez ou modifiez le nom du tableau de bord.
Eventuellement, décrivez votre tableau de bord.
Indiquez quel type d'élément eRoom ce tableau de bord synthétise. Les choix possibles sont les suivants :
des instances d'une base de données d'entreprise. Faites votre choix dans la liste déroulante qui répertorie toutes les bases de données d'entreprise disponibles dans le domaine en cours, le cas échéant ;
une base de données unique ;
Indiquez quels éléments ce tableau de bord synthétise. Le sélecteur ne montre que les éléments du type que vous avez choisi et pour lesquels vous disposez de droits d'ouverture, dans les eRooms dont vous êtes membre. Les choix possibles sont les suivants :
Eléments de tous les eRooms du domaine (non disponible pour les bases de données uniques). Cette option sélectionne tous les éléments du type spécifié et dans tous les eRooms du domaine.
Eléments sélectionnés. Cliquez sur Parcourir puis, sur la page de sélection d'étendue de tableau de bord, naviguez jusqu'aux éléments que vous souhaitez sélectionner. Dans le cas d'un élément de base de données autre qu'une base de données d'entreprise, une seule sélection est possible. Si vous sélectionnez un eRoom, tous les éléments du type spécifié (instances de base de données d'entreprise, calendriers, plans de projet) de cet eRoom sont synthétisés dans le tableau de bord.
Indiquez si les membres peuvent ajouter des commentaires et voter sur la page du tableau de bord.
Déterminez si vous souhaitez inclure une zone pour pièces jointes sur la page du tableau de bord.
Spécifiez les propriétés de contrôle d'accès du tableau de bord.
Spécifiez l'aspect de l'icône du tableau de bord.
Dans l’onglet Options d'affichage, sélectionnez les options des champs correspondant aux éléments que le tableau de bord synthétise. Ces options déterminent les champs de la source de données qui apparaissent dans le tableau de bord, ainsi que la manière dont ils sont synthétisés. Les bases de données comportent des options de tableau de bord, qui déterminent les champs qu'un tableau de bord synthétise ainsi que les options d'affichage par défaut de celui-ci.
Remarque : votre tableau de bord ne synthétise que les lignes ou les événements pour lesquels vous disposez au moins de droits d'ouverture dans la source de données.
Cliquez sur les liens suivants pour afficher les options d'affichage des champs disponibles pour le type d'élément correspondant :
Cliquez sur OK pour créer le tableau de bord.
Plusieurs méthodes s'offrent à vous pour afficher un tableau de bord :
dans le sommaire d'une base de données, lorsque l'option d'affichage de son propre tableau de bord est activée. Le tableau de bord apparaît au-dessus du filtre de recherche ; il n'est pas concerné par le filtrage de recherche ou la pagination du sommaire de la base de données qui apparaissent en dessous. Les bases de données d'approbation de processus n'affichent un tableau de bord que sur le sommaire principal ; le sommaire des différentes étapes ne comporte pas de tableau de bord propre ;
sur la page d'un tableau de bord, en cliquant sur son icône dans une page eRoom, ou en cliquant avec le bouton droit de la souris sur l'icône et en sélectionnant Afficher dans le menu contextuel ;
sous l'onglet Tableaux de bord de votre page Mes eRooms, lorsqu'un tableau de bord est ajouté via son paramètre de notification.
Chaque fois que vous affichez le tableau de bord, les champs des éléments synthétisés, leur ordre et leurs paramètres sont utilisés, les paramètres du tableau de bord leur étant appliqués.
Un tableau de bord de base de données synthétisé inclut toutes les colonnes indiquées sous l'onglet Options d'affichage de ses paramètres. Les champs sont synthétisés conformément aux paramètres de l'onglet Options d'affichage de chaque type de données.
Dans un tableau de bord de base de données ordinaire, cliquer sur la valeur figurant dans une cellule ouvre la base de données synthétisée sur la ligne correspondante. La base de données s'ouvre dans la même fenêtre, filtrée d'après cette colonne et selon les options d'affichage sélectionnées, de la même manière que si vous aviez lancé une recherche reposant sur les mêmes critères. Ce filtre remplace tout filtre de recherche existant dans la base de données, y compris les résultats de la recherche et en incluant un filtre imposé par le tableau de bord prédéfini de la base de données. Il est temporaire et devient caduc à la fin de la session active. Il suffit de cliquer sur Réinitialiser pour supprimer le filtre du tableau de bord et afficher le filtre de recherche précédent, ou les lignes brutes en l'absence de filtre.
Pour ouvrir une base de données, un conteneur ou un eRoom, il suffit de cliquer sur son nom.
Les tableaux de bord synthétisant des bases de données de processus d'approbation comportent une ligne pour chaque étape. Une colonne d'étape est ajoutée au tableau de bord après la colonne de l'eRoom, et le nom de l'étape s'affiche. Cliquez sur le nom d'une étape pour afficher celle-ci.
Un aperçu de base de données d'entreprise peut montrer un tableau de bord prédéfini. Dans ce cas, ce sont les paramètres du tableau de bord de cette base de données qui sont utilisés.
Un tableau de bord de plan de projet affiche la ligne de sommaire de chaque plan de projet inclus.
Pour ouvrir un plan de projet, un conteneur ou un eRoom, il suffit de cliquer sur son nom. Certains champs sont également des liens permettant d'ouvrir le plan de projet.
Les tableaux de bord de calendrier indiquent la durée et le titre d'un événement dans la colonne correspondante. Tous les événements du jour et des quatre jours suivants sont affichés pour chaque calendrier du tableau de bord. Sauf si le samedi et le dimanche comportent des événements, ils ne figurent pas parmi les cinq jours du tableau de bord (par exemple, pour un jeudi, le tableau de bord du calendrier indique le jour même, vendredi, lundi, mardi et mercredi). Les événements de chaque jour sont affichés par ordre de début. Les événements sans date de début apparaissent en premier.
En haut du tableau de bord d'un calendrier, vous pouvez basculer entre l'affichage de tous les événements (que vous soyez ou non participant) et de Mes événements (uniquement ceux auxquels vous participez). Vous ne voyez que les événements pour lesquels vous disposez de droits d'ouverture.
Les tableaux de bord et les sources de données doivent se trouver dans le même domaine pour que les liens qui les relient fonctionnent. Cette section explique ce qui se passe lorsque vous déplacez, copiez, collez, exportez et importez des tableaux de bord.
Si vous collez des copies d'un tableau de bord (y compris des copies faites dans des eRooms créés à partir d'un modèle d'eRoom comportant un tableau de bord) dans le même eRoom ou dans un eRoom différent du même domaine, les liens doivent fonctionner normalement.
Si vous collez un tableau de bord dans un domaine différent, il fonctionnera si l'étendue définie couvre tous les eRooms du domaine ; le tableau de bord synthétise alors les calendriers et les plans de projet.
Déplacer une source de données dans le même eRoom laisse le lien vers le tableau de bord inchangé.
Lorsque vous déplacez une source de données vers un eRoom différent dans le même domaine, le lien est rompu si cet élément a été ajouté explicitement au tableau de bord. Le lien est maintenu si l'élément a été inclus explicitement dans le tableau de bord (parce que son eRoom était inclus dans son étendue) et si l'eRoom de destination est inclus dans son étendue.
Déplacer une source de données vers un domaine entraîne toujours la rupture du lien vers le tableau de bord.
Si vous collez un conteneur comportant un tableau de bord et sa source de données, la copie du tableau de bord pointe vers la copie de la source de données.
Si un eRoom modèle comporte un tableau de bord et une source de données, un eRoom reposant sur ce modèle comportera un tableau de bord pointant vers la base de données du nouvel eRoom.
La procédure à suivre pour imprimer un tableau de bord est la même que pour imprimer une base de données, à ceci près que les champs qui ne sont pas configurés pour être affichés dans le tableau de bord ne peuvent pas l'être pour s'imprimer.
Vous pouvez exporter une base de données autonome ou un tableau de bord de projet dans un projet CSV en cliquant sur l'option correspondante de la barre de commandes du tableau de bord. Les tableaux de bord de calendrier, comme les calendriers proprement dits, ne peuvent pas être exportés. Les éventuelles données affichées dans le tableau de bord sont exportées dans un fichier CSV, mais pas les paramètres du tableau de bord.
Lorsque vous importez un eRoom comportant des tableaux de bord dans le même domaine, ces derniers doivent rester opérationnels (si les sources de données existent toujours). Lorsque vous importez ce type d'eRoom dans un domaine différent, ses sources de données s'affichent correctement, mais pas les sources de données extérieures au domaine. S'il n'est pas possible d'établir une concordance avec une source de données, un message d'explication de l'erreur apparaît. Si un eRoom inclus dans l'étendue d'un tableau de bord est exporté puis importé en tant que nouvel eRoom, il ne fait pas référence à l'eRoom importé.