Cette rubrique contient les sections suivantes :
Voir aussi : Pour plus d'informations sur les fonctionnalités des dossiers disponibles uniquement avec eRoom Enterprise, consultez les rubriques Dossiers liés et Indication d'un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel.
Un dossier est un conteneur tous usages vous permettant d'organiser votre travail (exemple).
Lorsque vous créez ou modifiez un dossier, vous définissez les propriétés suivantes sur la page Créer/Modifier un dossier :
Nom du dossier – obligatoire
Une description facultative
Indication précisant si les membres peuvent ajouter des commentaires et voter dans le dossier (option activée par défaut)
Si les fichiers du dossier sont un jeu de fichiers connexes : propriété désactivée par défaut ou (dans eRoomcf2 Enterprise uniquement) désactivée lorsque la création de lien automatique vers un référentiel Documentum est activée pour le dossier, et des dossiers liés indisponibles
(eRoom Enterprise uniquement, mais pas dans le cas des dossiers liés) que les fichiers non liés créés, déposés, collés ou acheminés dans le dossier soient stockés automatiquement dans un référentiel Documentum : propriété désactivée par défaut
Paramètres de contrôle d'accès du dossier
Aspect de l'icône du dossier
si le dossier contient des modèles d'élément (non disponibles pour les dossiers liés)
si le dossier contient des boutons de routage (non disponibles pour les dossiers liés)
Si le dossier comporte des commandes personnalisées (pour plus de détails à ce sujet, consultez le Server Extension Programmer's Guide (Guide du programmeur des extensions du service) dans l'aide de l'API eRoom)
Uniquement avec l'extension: Vous pouvez déplacer en une seule fois un dossier et sa hiérarchie complète de fichiers à l'intérieur ou à l'extérieur d'eRoom, en les faisant glisser. Lorsque vous déplacez un dossier en le faisant glisser, eRoom crée un dossier de bureau, y copie les fichiers, puis répète l'opération pour chaque sous-dossier. De même, vous pouvez déplacer en une seule fois une hiérarchie de fichiers dans eRoom en la faisant glisser. Lorsque vous déplacez un nouveau dossier en le faisant glisser, eRoom vous invite à indiquer si son contenu doit être un jeu de fichiers connexes.
Générer un jeu de fichiers connexes crée des relations entre ces fichiers et vous permet de les utiliser en tant qu'unité. Un dossier comportant des fichiers connexes ne peut contenir que des fichiers. Par conséquent, dans le cas d'un jeu de fichiers connexes, le dossier ne propose pas de commande Créer (vous pouvez cependant ajouter et copier d'autres fichiers). De même, un dossier qui contient des fichiers et d'autres éléments (par exemple, d'autres dossiers) ne permet pas de créer de jeu de fichiers connexes.
Remarque : Dans eRoom Enterprise, vous ne pouvez pas créer de lien au serveur Documentum dans un dossier qui contient un jeu de fichiers connexes. De même, lorsque la création de lien automatique vers un référentiel Documentum est activée pour le dossier, l'option de création d'un jeu de fichiers connexes dans le dossier n'est pas accessible.
Créez ou modifiez un dossier.
Dans la page Créer un dossier ou Modifier le dossier, cochez la case Afficher et modifier les fichiers de ce dossier en tant que jeu de fichiers connexes unique.
Cliquez sur OK.
La zone d'éléments du dossier comporte le message suivant : « Les fichiers de ce dossier sont affichés et modifiés en tant que jeu de fichiers connexes unique ».
Uniquement avec l'extension: Le fait de modifier un fichier d'un jeu de fichiers connexes ouvre uniquement ce fichier et réserve les autres fichiers du jeu pour modification. Une fois le fichier modifié et téléchargé de nouveau dans l'eRoom, sa réservation pour modification est annulée, ainsi que celle de tous les fichiers du jeu de fichiers connexes.
Avec le navigateur Web seul: Vous pouvez générer un jeu de fichiers connexes dans un dossier, mais vous devez télécharger ces fichiers un par un.
Voir aussi : Modification hors connexion (uniquement avec l'extension)
Les dossiers ont leurs propres propriétés de contrôle d'accès, à l'instar des éléments qu'ils contiennent. Lorsque vous créez ou modifiez un dossier, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Définir les propriétés de contrôle d'accès de ce dossier
Spécifier le paramètre de propriétaire d'origine de ce dossier, qui détermine la liste Modifier par défaut de l'élément créé dans ce dossier
Voir aussi : Contrôle de l'accès aux informations
Vous pouvez activer la gestion des droits dans un dossier en le créant ou en le déplaçant dans une zone de stockage (y compris un eRoom) dans laquelle la gestion des droits est activée. Le dossier nouvellement créé ou déplacé hérite de la règle de gestion des droits de son parent. Cependant, si vous disposez de droits de modification sur ce dossier, vous pouvez lui conférer sa propre règle, en option. La règle initiale du dossier est une copie de la règle réelle du parent. Elle n'est pas modifiée lorsque la règle du parent est modifiée. La règle en vigueur pour le dossier détermine la façon dont le dossier utilise la gestion des droits pour protéger les fichiers concernés.
Tant que la gestion des droits est activée dans un eRoom, tous les dossiers de l'eRoom protègent le contenu concerné. Même si vous pouvez spécifier si le contenu concerné doit ou peut être protégé, vous ne pouvez pas désactiver la gestion des droits pour chaque dossier.
Remarque : une fois la gestion des droits activée pour un dossier, seul les membres figurant sur la liste Modifier du dossier peuvent copier ce dossier.
Ouvrez la page Contrôle d'accès du dossier, qui contient les paramètres de gestion des droits suivants en dessous des paramètres de contrôle d'accès du dossier :
Ce dossier hérite de la règle de son parent : si cette option est sélectionnée, le dossier hérite de la règle de gestion des droits de son parent. Les fichiers concernés sont protégés automatiquement ou de manière facultative selon la règle héritée.
Ce dossier définit sa propre règle : si cette option est sélectionnée, le dossier définit sa propre règle.
Si le dossier définit sa propre règle, et si vous détenez des droits de modification sur le dossier, indiquez si les fichiers concernés dans le dossier sont protégés automatiquement ou de manière facultative en sélectionnant l'option appropriée pour le paramètre Nouveaux fichiers Microsoft Office et Adobe Acrobat dans ce dossier. Pour cela, choisissez l'une des options suivantes :
peuvent éventuellement être protégés par une règle de gestion des droits (pour plus de détails, cliquez ici)
sont automatiquement protégés par une règle de gestion des droits (pour plus de détails, cliquez ici)
Pour définir la règle de protection des fichiers du dossier, cliquez sur Paramètres de la règle pour ouvrir la page des paramètres de la règle de gestion des droits du dossier (paramètres décrits ici). Tout comme la règle de l'eRoom, la règle de gestion des droits du dossier est héritée et sert de règle initiale pour les dossiers et les fichiers protégés récemment dans le dossier. Les paramètres de cette page définissent la règle réelle du dossier (même si elle est héritée de son parent). Le symbole de restriction (
) apparaît en regard de n’importe quel paramètre remplacé par la règle effective du dossier, rendant ainsi le paramètre réel inefficace. Si le dossier définit sa propre règle et si vous ne détenez pas les droits de modification du dossier, indiquez les paramètres de règle, si nécessaire.
Remarque : (eRoom Enterprise uniquement) Vous ne pouvez pas activer la gestion des droits pour les dossiers liés ou pour les dossiers ayant un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel Documentum. De même, si la règle d'un dossier ou d'un espace eRoom consiste à protéger automatiquement le contenu concerné, l'option permettant d'indiquer un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel n'est pas disponible pour les dossiers de ce dossier ou de cet eRoom. De plus, vous ne pourrez ni ajouter de fichier depuis un référentiel, ni lier de fichier nouveau ou existant au référentiel dans ce type de dossier ou d'eRoom.
Vous pouvez sélectionner plusieurs dossiers et modifier les données de leur règle. Si tous les dossiers sont activés de la même manière et utilisent les mêmes paramètres de règle, la page Contrôle d'accès et la page des paramètres de la règle de gestion des droits sont identiques, comme décrit dans la procédure précédente intitulée Pour définir les paramètres de gestion des droits dans les dossiers. Si les dossiers ne sont pas activés de la même manière (par exemple, un dossier protégé en option et les autres protégés automatiquement), vous pouvez sélectionner l'une des options suivantes :
Laisser tel quel : si cette option est sélectionnée, toutes les sélections sont effacées et le bouton Paramètres de la règle est désactivé.
Fichiers MS Office et Adobe Acrobat dans ces dossiers : si cette option est sélectionnée, choisissez l'une des options de protection suivantes :
Sur la page des paramètres de la règle de gestion des droits, un paramètre est effacé s'il est différent pour tous les dossiers sélectionnés (sa case à cocher est supprimée ou le champ texte est vidé). Tous les changements apportés à un paramètre sont appliqués à chacun des dossiers sélectionnés.
Si la sélection intègre à la fois les fichiers et les dossiers, aucun des paramètres de gestion des droits ne s'affiche sur la page Contrôle d'accès car les paramètres concernant les dossiers sont différents de ceux concernant les fichiers.
Voir aussi : Définition de la gestion des droits pour plusieurs fichiers sélectionnés
En plus des éléments standard fournis par eRoom, vous pouvez créer des modèles d'élément personnalisés pour répondre à vos besoins professionnels. Ils fournissent un moyen simple pour reproduire des éléments courants tels que des ordres du jour de réunion ou des notes de frais (exemple).
Vous pouvez ajouter un modèle d'élément à un dossier, et modifier ou supprimer les modèles d'élément existants.
Lorsque vous créez ou modifiez un dossier, cliquez sur Modèles d'élément dans la page Créer ou Modifier du dossier.
Dans la page Modèles d'élément, cliquez sur Ajouter.
Dans la page Ajouter un modèle d'élément :
Saisissez le nom du modèle d'élément.
Dans la liste des éléments de l'eRoom, sélectionnez celui servant de modèle. (Notez que vous devez au moins disposer de droits d'ouverture sur les éléments masqués pour qu'ils apparaissent dans cette liste.)
Cliquez sur OK.
Dans la page Modèles d'élément, cliquez sur OK.
La prochaine fois que vous créerez un élément dans ce dossier, la page Créer proposera le modèle d'élément.
Lors de la modification du dossier, cliquez sur Modèles d'élément.
Dans la page Modèles d'élément, sélectionnez le nom d'un modèle, puis cliquez sur Modifier.
Dans la page Modifier le modèle d'élément, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Saisie du nouveau nom du modèle
Sélection d'un nouvel élément eRoom servant de modèle
Cliquer sur OK une fois les propriétés du modèle d'élément modifiées
Dans la page Modèles d'élément, cliquez sur OK.
Lors de la modification du dossier, cliquez sur Modèles d'élément.
Dans la page Modèles d'élément, sélectionnez le nom d'un modèle, puis cliquez sur Supprimer.
Dans l'assistant de création du dossier, cliquez sur OK pour confirmer la suppression du modèle d'élément.
Cliquez sur OK pour fermer la page Modèles d'élément.
Dans certains dossiers et boîtes de réception, vous pouvez déplacer des éléments en fonction d'un chemin prédéfini, appelé itinéraire de routage. Un itinéraire de routage comprend un ou plusieurs emplacements cibles dans un eRoom, vers lesquels vous pouvez envoyer un élément. En général, vous acheminez un élément lorsqu'il est associé à un flux de travail, tel qu'un processus de validation (exemple).
Des itinéraires de routage sont associés à un dossier ou à une boîte de réception uniquement si le créateur de cet élément les a spécifiés. Dans ce cas, un bouton de routage apparaît dans la barre de commandes pour les éléments de cette zone de stockage.
Conseil : l'utilisation typique d'un bouton de routage implique un processus d'embauche de candidats (qualifié, enregistré au dossier, présélection par téléphone, etc.) et de notification des problèmes (urgent, à traiter, traité, etc.).
Dans un dossier ou une boîte de réception, sélectionnez un élément dans la zone d'éléments.
Dans la barre de commandes, cliquez sur le nom du bouton de routage correspondant à l'emplacement cible vers lequel envoyer l'élément.
eRoom envoie l'élément vers le dossier cible.
Vous pouvez ajouter un bouton de routage lorsque vous créez un dossier ou une boîte de réception, et modifier ou supprimer les boutons existants.
Lorsque vous créez ou modifiez un dossier ou une boîte de réception, cliquez sur Boutons de routage dans l'assistant de création ou dans la page Modifier.
Dans la page Boutons de routage, cliquez sur Ajouter.
Dans la page Ajouter un bouton de routage :
Saisissez le nom du bouton de routage.
Indiquez les personnes autorisées à acheminer l’élément en cliquant sur le bouton de sélection de membre (
) en regard du champ des routeurs.
Dans la liste des dossiers, sélectionnez le dossier cible. (Notez que vous devez au moins disposer de droits d'ouverture sur les dossiers masqués pour qu'ils apparaissent dans cette liste.)
Cliquez sur OK.
Dans la page Boutons de routage, cliquez sur OK.
Un bouton portant le nom indiqué apparaît dans la barre de commandes du dossier. Si vous sélectionnez un élément du dossier et cliquez sur ce bouton de routage, l'élément est placé dans le dossier cible.
Lors de la modification du dossier ou de la boîte de réception, cliquez sur Boutons de routage dans la page Modifier.
Dans la page Boutons de routage, cliquez sur Modifier.
Dans la page Modification du bouton de routage, vous pouvez effectuer les tâches suivantes :
Saisie du nouveau nom du bouton
Modification des personnes autorisées à acheminer l’élément en cliquant sur le bouton de sélection de membre () en regard du champ des routeurs.
Sélection d'un nouveau dossier cible
Après modification des propriétés du bouton, cliquez sur OK.
Dans la page Boutons de routage, cliquez sur OK.
Lors de la modification du dossier ou de la boîte de réception, cliquez sur Boutons de routage dans la page Modifier.
Dans la page Boutons de routage, sélectionnez le nom du bouton, puis cliquez sur Supprimer.
Cliquez sur OK pour confirmer la suppression du bouton, puis à nouveau sur OK pour fermer la page Boutons de routage.
Conseil : utilisés conjointement, les boutons de routage et les modèles d'élément facilitent la coordination des nouveaux processus ou simplifient les processus existants (exemple).