Cette rubrique contient les sections suivantes :
Dans un eRoom, vous pouvez consulter, ajouter et modifier des fichiers créés dans d'autres applications. D'autres membres peuvent partager ces fichiers tant qu'ils proviennent des mêmes applications ou d'applications compatibles (exemple).
Lorsque vous ajoutez un fichier à votre eRoom, vous devenez son propriétaire et, par défaut, l'unique personne autorisée à le modifier. Cependant, vous pouvez ajouter d'autres noms de membre à la liste des personnes autorisées à modifier ce fichier. Vous pouvez aussi effectuer un suivi des différentes versions du fichier.
Voir aussi : Si vous utilisez eRoom Enterprise, reportez-vous à la rubrique Utilisation de fichiers liés au serveur Documentum.
Remarque : Si vous cochez la case Protection des fichiers dans votre communauté, dans votre communauté, les seuls membres habilités à supprimer un fichier suivi par version ou à désactiver le suivi des versions d'un fichier sont le coordinateur et les administrateurs de l'eRoom. De plus, si l'option liée à la communauté de suivi des versions de tous les nouveaux fichiers est activée, seuls le coordinateur et les administrateurs peuvent la désactiver lorsqu'ils ajoutent un nouveau fichier ou pour un fichier dont les versions font l'objet d'un suivi.
Cliquez sur son icône.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône de la base de données, puis sélectionner Afficher dans le menu contextuel.
Lorsque vous affichez un fichier, ce dernier reste accessible à d'autres personnes. La lecture d'un fichier n'entraîne pas sa réservation, et n'empêche pas les autres membres de le consulter ou de le modifier.
Uniquement avec l'extension : Si vous modifiez un fichier que vous avez ouvert en consultation et que vous disposez des droits de modification requis, eRoom vous demande si vous souhaitez enregistrer les modifications lorsque vous le refermez. Si vous cliquez sur Oui, eRoom réserve le fichier, télécharge vos modifications puis annule la réservation.
Vous pouvez ajouter des fichiers à eRoom soit en les créant dans eRoom, soit en les ajoutant (téléchargeant) à partir de votre ordinateur ou d'un serveur Documentum.
Uniquement avec l'extension : Vous pouvez faire glisser un fichier ou un dossier du bureau de Windows dans une zone d'élément ou de pièce jointe eRoom. De plus, si vous utilisez l'extension, vous pouvez créer des fichiers dans eRoom.
Allez à l'emplacement où vous souhaitez ajouter le fichier.
Repérez le fichier à copier à partir de votre bureau, ou d'un lecteur local ou en réseau. (Vous pouvez également rechercher ce fichier dans l'Explorateur Windows.)
Faites glisser le fichier vers une zone d'éléments, un dossier ou une zone de pièces jointes eRoom.
Allez à l'emplacement où vous souhaitez ajouter le fichier.
Ouvrez la page Ajout d'un fichier directement en suivant la procédure suivante :
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur une partie vide de la zone d'éléments, du dossier ou de la zone de pièces jointes, et sélectionnez Ajout d'un fichier dans le menu contextuel.
Vous pouvez également cliquer sur Ajouter un fichier dans la barre de commandes.
La page Ajout d'un fichier apparaît.
Vous pouvez également ouvrir la page Ajout d'un fichier à partir de la page Créer en suivant la procédure suivante :
Dans la barre d’outils de la page d’accueil de l’eRoom, cliquez sur 
.
Dans la barre d’outils d’un dossier, cliquez sur 
.
Vous pouvez également, dans la barre de commande d'une zone d'éléments, d'un dossier ou d'une zone de pièces jointes, cliquer sur Créer.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur une partie vide de la zone d'éléments, du dossier ou de la zone de pièces jointes, puis sélectionner Créer un élément.
La page Créer apparaît.
Sélectionnez Autre fichier.
La page Ajout d'un fichier apparaît.
Sur la page Ajout d'un fichier, effectuez l'une des opérations suivantes :
Si vous utilisez eRoom avec votre navigateur uniquement (sans l'extension), cliquez sur Parcourir pour sélectionner le fichier que vous souhaitez ajouter à partir de votre ordinateur.
Si votre site/communauté utilise eRoom Enterprise, vous pouvez sélectionner Ajouter un fichier depuis le serveur Documentum et cliquer sur 
pour le sélectionner dans le référentiel.
Si plusieurs référentiels sont disponibles, la page Lien au serveur Documentum : sélectionnez un référentiel » s'ouvre. Sélectionnez un référentiel et cliquez sur OK.(Ignorez cette étape si un emplacement par défaut est spécifié pour l'espace eRoom, le dossier ou la zone de pièces jointes de base de données en cours. Dans ce cas, cliquez sur Modifier le référentiel pour sélectionner un autre référentiel.)
Connectez-vous si vous y êtes invité.
Sur la page Lien au serveur Documentum : sélectionner des fichiers du sélecteur cible/modèle, parcourez ou recherchez les classeurs et dossiers du référentiel pour trouver le ou les fichiers pour lesquels créer des liens, puis cliquez sur OK. La page Ajout d'un fichier apparaît à nouveau. Sa zone de texte indique le chemin d'accès au(x) fichier(s) sélectionné(s).
Lorsque vous cliquez sur OK, eRoom crée des fichiers liés au serveur Documentum pointant vers ceux sélectionnés dans le référentiel.
Si vous utilisez eRoom avec l'extension, sélectionnez Créer un ficher dans eRoom, saisissez le Nom du fichier et sélectionnez Type de fichier dans la liste. Lorsque vous cliquez sur OK, le fichier est créé dans votre eRoom.
Sélectionnez les options souhaitées.
Sélectionnez Suivi de version pour suivre les versions du fichier que vous êtes en train d'ajouter. Cette option est disponible uniquement lorsque vous téléchargez un fichier depuis votre ordinateur ou créez un fichier dans eRoom sans création de lien au serveur Documentum.
Dans eRoom Enterprise uniquement, vous pouvez sélectionner Lien au serveur Documentum si vous téléchargez un fichier depuis votre ordinateur, ou que vous créez un fichier dans eRoom et souhaitez le lier à un référentiel (voir la procédure suivante). Cette case est déjà sélectionnée si vous créez le fichier lorsque la création de lien au serveur Documentum est activée par défaut.
Sélectionnez Télécharger et ajouter autre pour télécharger un fichier et revenir à la page Ajout d'un fichier. Cette option est disponible uniquement lorsque vous téléchargez un fichier depuis votre ordinateur.
Sélectionnez Brouillon privé pour ajouter le fichier avec sa liste Ouvrir affectée uniquement à l'auteur du fichier ; il est possible de modifier le contrôle d'accès ultérieurement.
Cliquez sur OK pour ajouter ou créer le fichier dans votre eRoom, ou pour créer un fichier lié au serveur Documentum, selon vos choix.
Remarque : il est possible que votre site bloque certains types de fichier (par exemple, les fichiers .bat, .exe, .doc, etc.), empêchant de les ouvrir ou de les introduire dans eRoom, pour éviter toute menace pour la sécurité. Cette option est définie par l'administrateur de votre site.
Ouvrez la page Ajout d'un fichier.
Sélectionnez Télécharger un fichier à partir de mon ordinateur ou Créer un fichier dans eRoom et sélectionnez la case Lien au serveur Documentum. (Cette case est déjà cochée lorsque la création de lien au serveur Documentum est activée par défaut.)
Remarque : la case à cocher Lien au serveur Documentum n'est pas disponible pour les fichiers d'un dossier ou d'un espace eRoom dont la règle de gestion des droits protège automatiquement le contenu concerné.
Après avoir localisé le fichier sur votre ordinateur ou indiqué le nom et le type du fichier à créer, cliquez sur OK.
Sur la page Lien au serveur Documentum : Sélectionnez un emplacement, parcourez le référentiel pour rechercher les classeurs et dossiers dans lesquels enregistrer vos fichiers. Dans ce cas, cliquez sur Modifier le référentiel pour en sélectionner un autre, le cas échéant.
Dans la liste déroulante, sélectionnez le classeur ou le dossier de destination, et un modèle (si disponible). Cliquez ensuite sur OK.
Sur la page Lien au serveur Documentum, sélectionnez un autre emplacement ou cliquez sur OK pour confirmer que vous souhaitez conserver le ou les fichiers à l'emplacement référentiel spécifié.
Si les propriétés de fichier sont requises lorsque les fichiers sont associés au serveur Documentum (paramètre de site ou de communauté), la fenêtre des propriétés WDK s'ouvre. Si vous avez sélectionné un modèle comportant des propriétés obligatoires, vous devez spécifier ces propriétés avant de pouvoir stocker le fichier dans le serveur Documentum. Si votre fichier ne comporte pas de propriété obligatoire, vous pouvez en spécifier si vous le souhaitez (facultatif). Cliquez sur OK pour définir les propriétés et fermer la fenêtre.
Lorsque vous cliquez sur OK dans la page Ajout d'un fichier, eRoom télécharge le ou les fichiers sélectionné(s) ou créé(s) vers l'emplacement spécifié de la docbase et crée simultanément une ou plusieurs icônes de fichier lié au serveur Documentum dans votre eRoom.
Si certains des nouveaux liens portent le même nom qu'un fichier existant dans la même zone de stockage de l'eRoom, un numéro incrémenté est ajouté au nom du lien (par exemple, nom_fichier.txt, nom_fichier (2).txt, nom_fichier (3).txt, etc.).
Remarque : si vous cliquez sur OK dans la page Ajout d'un fichier, puis sur Annuler dans les pages suivantes de sélection de cible/modèle, eRoom télécharge ou crée le fichier vers votre eRoom mais ne l'enregistre pas dans un référentiel.
Voir aussi : Pour créer des fichiers liés au serveur Documentum à partir de fichiers existants dans eRoom
Lorsque vous modifiez un fichier, eRoom réserve ce fichier exclusivement pour vous, évitant ainsi qu'il soit modifié par d'autres membres en même temps. Lorsque vous replacez ce fichier dans l'eRoom ou que vous annulez vos modifications, eRoom annule la réservation. Une fois les modifications effectuées, eRoom marque le fichier comme Non lu (
) pour que les autres membres sachent qu’il a été mis à jour.
Remarque : si nécessaire, le coordinateur de l'eRoom peut annuler la réservation d'un fichier de l'eRoom pour que les autres membres puissent le modifier.
Si vous souhaitez conserver un fichier pour le modifier ultérieurement, vous pouvez effectuer une réservation manuelle. Vous empêchez ainsi d'autres membres de le modifier, le temps que vous terminiez vos modifications et annuliez la réservation.
Remarque : Dans eRoom Enterprise, vous pouvez réserver ou modifier les fichiers liés au serveur Documentum, ou annuler les réservations les concernant dans eRoom. Dans ce cas, l'action effectuée est appliquée à ces fichiers dans le référentiel. Par exemple, si vous modifiez un fichier lié au serveur Documentum dans l'application eRoom, il est extrait du référentiel pour vous et verrouillé jusqu'à enregistrement de vos modifications et annulation de la réservation. Une nouvelle version du fichier est alors réintégrée dans le référentiel, et le verrouillage supprimé. Inversement, les actions effectuées sur des fichiers liés au serveur Documentum du référentiel ont le même effet sur ces fichiers dans eRoom.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du fichier et sélectionnez Contrôle d'accès dans le menu contextuel.
Vous pouvez également, dans la zone d'éléments ou de pièces jointes de l'affichage détaillé, cocher la case correspondant au fichier, puis cliquer sur Accès dans la barre de commandes.
Dans la page Contrôle d'accès, cochez la case Réservés pour modification.
Lorsque vous réservez un fichier pour le modifier, il est copié dans un dossier local auquel vous pouvez accéder hors connexion en sélectionnant Démarrer > Programmes > Fichiers eRoom à modifier hors connexion.
Lorsque vous vous connectez à un eRoom et qu'un fichier modifié est dans votre répertoire des modifications hors connexion, eRoom vous demande quelles opérations vous souhaitez appliquer à ce fichier. Les options suivantes sont disponibles :
Télécharger : copie les modifications dans eRoom.
Continuer à l'utiliser : ne copie pas les modifications et conserve la réservation telle quelle (eRoom vous interrogera de nouveau au sujet de cette option à la connexion suivante).
Abandonner : annule les modifications.
Si vous choisissez de télécharger ou d'annuler les modifications, vous pouvez également décider d'annuler la réservation une fois l'opération effectuée. Si vous sélectionnez Même réponse pour tous les fichiers, eRoom prendra en charge tous les fichiers de la même façon.
Cliquez sur l'icône de modification du fichier (
).
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l’icône du fichier dans la zone d’éléments ou dans l’arborescence puis sélectionner Modifier dans le menu contextuel.
eRoom réserve le fichier pour modification et l’ouvre dans son application native.
Modifiez le fichier et enregistrez vos modifications.
eRoom télécharge automatiquement les modifications et annule la réservation.
Uniquement avec l'extension : pour télécharger un fichier modifié hors d'eRoom, vous pouvez le déplacer à partir de votre bureau en le faisant glisser vers l'ancienne copie stockée dans votre eRoom.
Cliquez sur l'icône de modification du fichier ().
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur l’icône du fichier dans la zone d’éléments ou dans l’arborescence puis sélectionner Modifier dans le menu contextuel.
Dans la page Modification du fichier, sélectionnez Modifier et cliquez sur OK.
Le fichier vous est réservé pour modification.
En cliquant sur le lien de la page Modification du fichier, ouvrez le fichier dans la même fenêtre du navigateur ou dans une nouvelle.
Modifiez le fichier.
Si vous avez ouvert le fichier dans la même fenêtre du navigateur, cliquez sur Précédentes pour revenir à la page Modification du fichier.
Sinon, si vous avez ouvert le fichier dans une fenêtre différente, refermez-la.
Dans la boîte de dialogue du fichier modifié, cliquez sur Oui pour enregistrer vos modifications.
Cela a pour effet d'ouvrir la boîte de dialogue Enregistrer sous, vous permettant d'enregistrer votre fichier sur disque.
Après avoir enregistré le fichier dans l'ordinateur, retournez à la page Modification du fichier (dans la même fenêtre du navigateur ou dans une autre).
Remarque : si vous fermez la page Modification du fichier en cliquant sur OK avant d'avoir replacé le fichier dans l'eRoom, eRoom maintient la réservation pour modification tant qu'elle n'a pas été annulée par vous (ou par un coordinateur ou un administrateur).
Sur la page Modification du fichier, cliquez sur Ajouter pour réenregistrer le fichier modifié dans eRoom.
Faites défiler la page Remplacement du fichier pour accéder au fichier enregistré.
Pour activer le suivi des versions, cochez la case Suivi de version.
Pour conserver la réservation de modification du fichier, désélectionnez l'option Annuler la réservation pour modification après (sinon, eRoom supprime la réservation).
Cliquez sur OK pour remplacer le fichier de votre eRoom par celui qui contient vos modifications.
Vous avez la possibilité de conserver la réservation pour modification sur un fichier et de le modifier hors d'eRoom. Dans ce cas, la prochaine fois que vous modifiez le fichier à partir d'eRoom, la page Modification du fichier s'ouvre et vous demande si vous souhaitez le remplacer par une nouvelle version ou abandonner vos modifications et annuler votre réservation pour modification. Si vous sélectionnez Remplacer..., la page Remplacement du fichier s'ouvre, comme à l'étape 9 de la procédure précédente.
eRoom peut archiver automatiquement toutes les anciennes versions d'un fichier. Les fichiers dont la version fait l’objet d’un suivi sont assortis d’une icône de version (
) en regard de leur nom dans la liste et dans la vue en mode détail (et non sous forme de grandes icônes).
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le fichier et sélectionnez Suivi de version dans le menu contextuel.
Si vous utilisez eRoom avec le navigateur Web seul, vous pouvez également cocher la case Suivi de version lorsque vous ajoutez ou modifiez le fichier.
Lorsque le suivi de version est activé sur un fichier, une coche apparaît en regard de la commande Suivi de version dans le menu contextuel. A chaque fois que vous chargez des modifications de ce fichier, une boîte de dialogue vous invite à fournir un titre de version et à saisir des remarques relatives aux modifications.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du fichier et sélectionnez Afficher les versions dans le menu contextuel.
Ou, avec votre navigateur Web uniquement, cliquez sur l’icône de version () en regard du nom du fichier.
La page des versions du fichier s'ouvre et affiche la version actuelle du fichier, l'historique des versions du fichier (qui répertorie chaque version avec des informations sur les utilisateurs ayant apporté les modifications et les dates) et toute remarque éventuelle sur les modifications de chaque version.
Connectez-vous à la page des versions du fichier et modifiez l'une des versions précédentes.
Cette version devient la version actuelle du fichier.
Connectez-vous à la page des versions du fichier, puis dans la section Notes sur la version, cliquez sur Ajouter une note sur la version.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône d'un fichier pour lequel le suivi de version est activé et sélectionnez Suivi de version dans le menu contextuel.
Vous pouvez également vous connecter à la page d'historique des versions du fichier et cliquer sur désactiver le suivi de version.
Confirmez que vous souhaitez désactiver le suivi de version et supprimez toutes les versions précédentes du fichier.
Dans eRoom Enterprise, les fichiers eRoom stockés sur un serveur Documentum font automatiquement l'objet d'un suivi de version. Si vous ne pouvez accéder qu'à la version la plus récente de ces fichiers dans eRoom, le serveur Documentum stocke l'historique de leurs versions, auquel vous pouvez accéder ici.
A chaque fois que vous téléchargez des modifications vers un fichier lié au serveur Documentum, la boîte de dialogue de suivi des versions d'eRoom offre une option supplémentaire permettant de marquer la nouvelle version comme nouvelle version majeure dans le serveur Documentum. Si vous laissez cette case décochée, cette version est enregistrée en tant que version mineure. Le nom de la version prend la valeur correspondante dans le serveur Documentum.
Si vous créez un lien vers le serveur Documentum pour un fichier existant faisant déjà l'objet d'un suivi de version dans eRoom, vous pouvez déplacer vers le serveur Documentum toutes les versions ou la version actuelle uniquement. Si vous déplacez uniquement la version actuelle vers le serveur Documentum, les versions précédentes sont supprimées (c'est-à-dire qu'elles ne sont pas placées dans la Corbeille eRoom).
Vous pouvez protéger un fichier concerné (Microsoft Office ou Adobe Acrobat) avec la gestion des droits en créant ce fichier ou en le déplaçant dans un répertoire (y compris un eRoom) dans lequel la gestion des droits est activée et dans lequel la règle effective de la zone de stockage est que le contenu concerné sera automatiquement protégé.
Si vous disposez de droits de modification sur ce fichier et que la règle de la zone de stockage est que le contenu concerné peut être protégé, vous pouvez activer la protection de la gestion de droits en appliquant la procédure suivante.
Ouvrez la page Contrôle d'accès du fichier.
Si la gestion des droits est activée dans votre eRoom, et si le fichier n'est pas protégé, la page inclut une case à cocher intitulée « Ce fichier est protégé en permanence par une règle de gestion des droits ».
Si le fichier est déjà protégé, aucune case à cocher n'apparaît.
Si la règle effective du dossier consiste à le protéger et si vous disposez des droits de modification sur le fichier, la case à cocher est active et décochée.
Cochez la case intitulée « Ce fichier est protégé en permanence par une règle de gestion des droits ».
Cliquez sur OK dans la boîte de dialogue de confirmation.
Une fois que vous avez cliqué sur OK sur la page Contrôle d'accès, le fichier est protégé de manière permanente et il ne peut plus adopter un état non protégé.
Cliquez sur Paramètres de la règle pour ouvrir la page des paramètres de la règle de gestion des droits. Les paramètres de cette page définissent la règle réelle du fichier. Le symbole de restriction (
) apparaît en regard de n’importe quel paramètre remplacé par la règle effective du fichier, rendant ainsi le paramètre réel inefficace.
Remarque : les fichiers protégés ne sont pas indexés pour les recherches. Toutefois, vous pouvez localiser ces fichiers en utilisant le nom et les propriétés du fichier.
Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers et activer la protection de la gestion des droits ou modifier les informations relatives à leur règle. Si tous les fichiers concernés protégés utilisent les mêmes paramètres de la règle, la page Contrôle d'accès et la page des paramètres de la règle de gestion des droits sont identiques, tel que cela est décrit dans la procédure Pour protéger un fichier à l'aide de la gestion des droits.
Si au moins un fichier concerné n'est pas déjà protégé, la case à cocher « Ce fichier est protégé en permanence par une règle de gestion des droits » et le bouton Paramètres de la règle s'affichent en même temps sur la page.
Si la sélection intègre à la fois les fichiers et les dossiers, aucun des paramètres de gestion des droits ne s'affiche sur la page Contrôle d'accès car les paramètres concernant les dossiers sont différents de ceux concernant les fichiers.
Sur la page des paramètres de la règle de gestion des droits, un paramètre est effacé s'il est différent pour tous les fichiers sélectionnés (sa case à cocher est supprimée ou le champ texte est vidé). Tous les changements apportés à un paramètre sont appliqués à chacun des fichiers sélectionnés.
Voir aussi : Définition de la gestion des droits pour plusieurs dossiers sélectionnés
Si un eRoom ou un dossier est protégé automatiquement après un début de modification d'un fichier concerné dans le conteneur, mais avant le chargement des modifications, eRoom protège automatiquement le fichier lorsque vous chargez vos modifications dans eRoom.
Lors de l'ouverture d'un fichier protégé, la barre de titre de son application native (Office ou Adobe Acrobat) inclut la mention de protection IRM. Si vous pointez le curseur sur ces mots, une info-bulle affiche les valeurs de la règle protégeant le fichier. Cependant, la valeur d'Expiration reflète en fait le paramètre d'actualisation de l'accès aux fichiers hors connexion plutôt que le paramètre d'expiration des fichiers de la règle. Par conséquent, si vous affichez le fichier en ligne, la valeur est systématiquement Aucun ; si vous affichez le fichier hors connexion, la valeur d'expiration indique quand vous devez actualiser l'accès hors connexion du fichier. Pour en savoir plus sur l'accès hors connexion à des fichiers protégés, consultez l'aide du client IRM.
Avant d'accéder à un fichier protégé, vous devez d'abord vous authentifier à l'aide du serveur de règles. Si vous utilisez l'extension eRoom, eRoom vous connectera au serveur de règles en arrière-plan. Dans le cas contraire, vous pouvez saisir vos informations d'identification eRoom dans la boîte de dialogue de connexion du serveur.
Si vous exécutez une action sur un fichier protégé dans eRoom sans vous connecter à eRoom, le client IRM affiche la boîte de dialogue de connexion du serveur IRM. Vous devez saisir vos nom d'utilisateur et mot de passe eRoom pour accéder au document protégé.
Le suivi de version eRoom fonctionne de la même manière avec les fichiers protégés et non protégés. Chaque version d'un fichier protégé est protégée par sa propre règle, qui est toujours identique à celle de la version actuelle. Vous pouvez modifier la règle pour la version courante du fichier uniquement. Si vous déplacez, copiez ou restaurez un fichier suivi par version dans un dossier ou un espace eRoom défini pour protéger automatiquement les fichiers concernés et que l'une des versions du fichier n'est pas concernée par la protection, l'opération échoue et un message d'explication s'affiche.
Vous pouvez afficher l'historique de gestion des droits d'un fichier protégé à l'aide de la commande Historique dans le menu contextuel du fichier. Cette commande est accessible aux administrateurs, aux coordinateurs et aux membres de la liste Modifier du fichier. La commande Historique permet d'ouvrir la page d'historique du fichier, qui contient les informations suivantes sur les événements liés à la gestion des droits :
date et heure de l'événement
type d'événement
nom du membre qui a exécuté l'événement
La commande Historique est disponible uniquement pour les fichiers protégés.
La règle effective d'un fichier protégé est toujours applicable lorsque vous essayez d'accéder au fichier via WebDav, SAAPI, eRoom XML ou en dehors d'eRoom (envoi par courrier électronique ou accès à partir d'un lecteur réseau partagé, par exemple). Les propriétés de contrôle d'accès au fichier définissent les membres eRoom qui peuvent accéder au fichier et les opérations autorisées ou non sur le fichier dans et en dehors d'eRoom. Les membres qui n'ont pas accès au fichier dans eRoom ne peuvent pas y accéder en dehors d'eRoom.