Cette rubrique contient les sections suivantes :
Si vous avez eRoom Enterprise, votre eRoom peut contenir des dossiers liés. Si les dossiers liés s'apparentent aux dossiers eRoom (vous pouvez, par exemple, définir le contrôle d'accès, utiliser une icône personnalisée et ajouter des commentaires), ils sont liés à un emplacement du serveur Documentum, le contenu des deux emplacements eRoom et du serveur Documentum étant synchronisé.
L'ajout ou la suppression de fichiers dans l'élément eRoom les met à jour dans l'emplacement correspondant du serveur Documentum, et inversement. Seuls les fichiers du niveau supérieur sont synchronisés ; les dossiers imbriqués ou liés sont ignorés des deux côtés. Lorsque vous ouvrez un dossier lié qui ne peut pas se connecter à son référentiel de destination, tous les fichiers qu'il contient sont désactivés.
Il n'est pas possible de supprimer le lien de dossiers liés, mais vous pouvez changer de cible sur leur serveur Documentum. Plusieurs dossiers liés peuvent désigner une même destination sur le serveur Documentum.
Remarque : les dossiers liés ne fonctionnent pas avec Web Publisher ; un dossier lié ne peut pas être lié à un dossier Web Publisher ; enfin, les fichiers liés au serveur Documentum à partir de Web Publisher ne peuvent pas être transférés dans un dossier lié (la copie est toutefois autorisée, puisqu'elle constitue une nouvelle instance du fichier). Les dossiers Web Publisher n'apparaissent pas dans le sélecteur d'emplacement du serveur Documentum affiché lorsque vous choisissez une destination pour un dossier lié.
Les dossiers liés définissent l'emplacement de destination du serveur Documentum pour les fichiers qu'ils contiennent. A la différence des fichiers liés au serveur Documentum, qui peuvent spécifier leur propre emplacement de destination, les fichiers d'un dossier lié ne sont pas liés eux-mêmes. Toutefois, ils le restent tant qu'ils font partie du dossier lié. Par exemple, l'ajout d'un fichier à un dossier lié dans eRoom lie automatiquement ce fichier au serveur Documentum. En revanche, la suppression d'un fichier du dossier lié interrompt automatiquement le lien et colle ou déplace le fichier, et non pas simplement le lien du serveur Documentum dans la cible. Il n'est pas possible de supprimer le lien d'un fichier tant qu'il fait partie d'un dossier lié.
Les listes Ouvrir et Modifier d'eRoom pour les fichiers créés sur le serveur Documentum et synchronisées dans eRoom ont par défaut l'attribut Tout le monde. Les listes Modifier et Ouvrir des fichiers ajoutés via eRoom ont par défaut l'attribut Standard, Open to Everyone (Ouvert à tout le monde) et Edit to creator (Modifié pour créateur). A l'instar des autres fichiers liés au serveur Documentum, ce sont les listes de contrôle d'accès Ouvrir/Modifier qui déterminent en fait qui est habilité à modifier/ouvrir un fichier.
Seuls des fichiers peuvent être ajoutés à un dossier lié ; ils sont liés automatiquement à l'emplacement du serveur Documentum spécifié. Seuls les fichiers d'un emplacement du serveur Documentum autres que l'emplacement de destination du dossier lié sur le serveur Documentum peuvent être ajoutés à partir du serveur Documentum.
Vous ne pouvez pas activer la gestion des droits pour les dossiers liés. Les dossiers liés peuvent toutefois afficher les fichiers protégés depuis l'emplacement de référentiel auquel ils sont liés.
Il n'est possible de créer un dossier lié que si le site, ou la communauté, autorise les connexions au serveur Documentum. Si les connexions au serveur Documentum ne sont pas autorisées, l'icône du dossier lié n'apparaît pas sur la page de création d'élément. Si le site autorise les connexions au serveur Documentum, les membres ordinaires (autres que l'administrateur) du site peuvent créer des dossiers liés tant qu'ils y sont autorisés par le site. Sinon, seuls les administrateurs sont habilités à créer des dossiers liés.
Sur la page Créer, cliquez sur l'icône de dossier lié.
La page Création/Modification d'un dossier lié apparaît. La plupart de ses paramètres sont identiques à ceux de la page Création/Modification du dossier. Spécifiez les propriétés du dossier.
Pour indiquer un emplacement auquel le dossier doit être lié sur le serveur Documentum, cliquez sur 
pour ouvrir le sélecteur d’emplacement de ce dernier.
Connectez-vous au serveur Documentum si vous y êtes invité. Ces informations de connexion indiquent le compte utilisé pour synchroniser les fichiers entre eRoom et le serveur Documentum.
Si vous êtes administrateur, vous pouvez soit utiliser votre propre compte ou celui de l'administrateur du serveur Documentum (spécifié dans les paramètres de connexion de celui-ci) pour synchroniser les fichiers dans le dossier lié. Sinon, vous devez utiliser le compte de l'administrateur.
Les membres ordinaires du site utilisent leur propre compte pour le serveur Documentum.
Si plusieurs référentiels sont disponibles, la page Lien au serveur Documentum : sélectionnez un référentiel » s'ouvre. Sélectionnez un référentiel et cliquez sur OK.
Sur la page Lien au serveur Documentum : Sélectionnez un emplacement, parcourez les classeurs et les dossiers du référentiel dans lequel vous souhaitez lier le dossier. Sinon, vous pouvez cliquer sur Modifier le référentiel pour en sélectionner un autre, le cas échéant.
Dans la liste déroulante, sélectionnez le classeur ou le dossier de destination, et un modèle (si disponible).
Pour créer un dossier dans le classeur ou dans le dossier sélectionné sur le serveur Documentum, cliquez sur Nouveau dossier pour ouvrir la page Créer un nouveau dossier. Spécifiez le nom et le type du document. Lorsque vous cliquez sur OK, vous revenez au sélecteur d'emplacement et le nouveau dossier est sélectionné.
Cliquez sur OK pour spécifier l'emplacement sur le serveur Documentum et revenir à la page Création/Modification d'un dossier lié.
Le champ Lié à indique la cible du lien.
Le modèle par défaut et l'heure de la dernière synchronisation apparaissent en dessous de ce champ. Pendant la synchronisation, les liens sont créés dans le dossier lié, indiquant tout fichier se trouvant dans le dossier du serveur Documentum. Le dossier lié n'est pas synchronisé immédiatement lors de sa création, mais pendant la tâche d'arrière-plan qui synchronise les autres liens au serveur Documentum.
Cliquez sur OK pour créer le dossier lié ou pour appliquer vos modifications.
Lors de la première synchronisation, l'état de l'opération apparaît sur la page du dossier lié, en dessous de la cible du lien. Seul le dossier lié et le dossier de destination du serveur Documentum sont liés ; les dossiers imbriqués, ainsi que les dossiers parents et leur contenu, ne sont pas liés à l'autre serveur. Les dossiers liés sont synchronisés selon le même intervalle que les autres fichiers liés au serveur Documentum.
Remarque : la synchronisation initiale d'un dossier après sa création peut prendre du temps selon le nombre de fichiers se trouvant dans le dossier cible du serveur Documentum.
Sachant que les dossiers liés couvrent deux environnements (eRoom et le serveur Documentum), leur manipulation ou celle de leur contenu peut avoir des résultats différents de ceux que vous attendiez selon que vous travaillez dans l'un ou l'autre environnement. En général, les résultats de vos opérations sur les dossiers liés sont associés à vos droits tant dans eRoom que sur le serveur Documentum. Le tableau suivant décrit les résultats de différentes opérations sur les dossiers liés :
Action |
Article |
De |
Pour |
Résultat |
Couper, coller,
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fichier eRoom non lié |
n'importe où dans l'eRoom hors d'un autre dossier lié |
dossier lié |
Copiez le fichier sur le serveur Documentum, à l'emplacement de destination du dossier lié sur le serveur Documentum, puis créez un lien vers celui-ci dans eRoom. |
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fichier |
dossier lié |
emplacement eRoom lié sauf au serveur Documentum |
Si vous ne disposez pas des droits requis pour supprimer le fichier sur le serveur Documentum, vous ne pouvez pas le supprimer dans eRoom (il réapparaîtrait lors de la synchronisation suivante). Sinon, le fichier (pas le lien) est transféré à l'emplacement de destination dans eRoom et supprimé de l'emplacement de destination du dossier lié sur le serveur Documentum. Dans ce cas, vous devez confirmer que le déplacement du fichier à partir du dossier lié peut supprimer toutes les versions du fichier sur le serveur Documentum. |
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fichier |
dossier lié |
dossier lié |
Si les dossiers liés source et cible sont identiques, cette action est sans effet ; le fichier d'origine n'est pas transféré dans le Presse-papiers. Si les dossiers liés source et cible sont différents, mais que tous deux contiennent le fichier, ou si tous deux pointent vers le même emplacement de destination sur le serveur Documentum, un message d'erreur indique que le fichier existe déjà dans le dossier lié. |
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fichier |
dossier lié |
dossier avec emplacement par défaut sur le serveur Documentum |
Dans eRoom, le fichier est supprimé du dossier lié et collé dans le dossier en tant que fichier lié au serveur Documentum désignant la destination du dossier. Si le dossier lié et le dossier cible ont le même emplacement de destination sur le serveur Documentum, le fichier réapparaîtra dans le dossier lié. Le fichier est transféré vers l'emplacement cible du dossier sur le serveur Documentum. |
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|
Fichier lié au serveur Documentum |
n'importe où dans l'eRoom hors d'un autre dossier lié |
dossier lié |
Dans eRoom, le lien est transféré vers le dossier lié cible, pointant vers l'emplacement cible du dossier lié sur le serveur Documentum. A l'emplacement cible du serveur Documentum, un lien vers le fichier désigné par le fichier lié au serveur Documentum est créé à l'emplacement de destination. Si ce lien existe déjà dans l'emplacement de destination du serveur Documentum, cette action est sans effet, mais le fichier est synchronisé dans eRoom pendant le déplacement. |
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fichier ou fichier lié au serveur Documentum |
n'importe où dans l'eRoom |
Fichier lié au serveur Documentum |
Une nouvelle version du fichier est créée sur le serveur Documentum. |
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dossier lié |
-- |
n'importe où dans eRoom |
Le dossier lié et son contenu sont déplacés vers l'emplacement de destination. Le dossier lié conserve sa destination d'origine. Si l'eRoom de destination fait partie du même domaine que l'original, tous les liens fonctionnent correctement. Si l'eRoom cible se trouve dans un domaine différent et qu'il n'existe pas de connexion avec le référentiel de destination, ou que la communauté n’autorise pas les connexions avec le serveur Documentum, le lien du dossier est rompu et un message d'erreur apparaît sur la page du dossier lié après la synchronisation suivante. |
Copier et coller |
fichier eRoom non lié |
n'importe où dans l'eRoom hors d'un autre dossier lié |
dossier lié |
Le fichier est copié sur le serveur Documentum, à l'emplacement de destination du dossier lié sur le serveur de contenu, puis un lien vers celui-ci est créé dans eRoom. |
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fichier |
dossier lié |
emplacement eRoom lié sauf au serveur Documentum |
Dans eRoom, une copie du fichier (pas un lien) est collée à l'emplacement de destination. Le fichier d'origine reste dans le dossier lié et sur le serveur Documentum. |
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|
fichier |
dossier lié |
dossier lié |
Dans eRoom, une copie du lien est placée dans le dossier lié de destination. Sur le serveur Documentum, une copie du fichier est placée dans le dossier de destination. |
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|
fichier |
n'importe où dans l'eRoom hors d'un autre dossier lié |
dossier lié |
Dans eRoom, une copie du fichier est placée dans le dossier lié de destination. Une copie du fichier est créée dans le dossier du serveur Documentum. |
|
|
fichier ou fichier lié au serveur Documentum |
n'importe où dans l'eRoom |
Fichier lié au serveur Documentum |
Une nouvelle version du fichier est créée sur le serveur Documentum. |
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dossier lié |
-- |
n'importe où dans eRoom |
Le dossier lié et son contenu sont copiés à l'emplacement de destination. Le dossier lié conserve sa destination d'origine. Si l'eRoom de destination fait partie du même domaine que l'original, tous les liens fonctionnent correctement. Si l'eRoom cible se trouve dans un domaine différent et qu'il n'existe pas de connexion avec le référentiel de destination, ou que la communauté n’autorise pas les connexions avec le serveur Documentum, le lien du dossier est rompu et un message d'erreur apparaît sur la page du dossier lié après la synchronisation suivante. |
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|||
Lien Copier et coller |
Fichier lié au serveur Documentum |
n'importe où dans l'eRoom hors d'un autre dossier lié |
dossier lié
|
Le collage échoue parce que seuls les fichiers (pas les liens) peuvent être collés dans un dossier lié.
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|
fichier eRoom non lié
|
n'importe où dans l'eRoom hors d'un autre dossier lié
|
dossier lié
|
Le collage échoue parce que seuls les fichiers (pas les liens) peuvent être collés dans un dossier lié. |
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|
fichier |
dossier lié
|
emplacement eRoom lié sauf au serveur Documentum
|
Le lien collé est converti en lien d'URL désignant le fichier dans le dossier lié.
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|
fichier |
dossier lié |
dossier lié |
Le collage échoue parce que seuls les fichiers (pas les liens) peuvent être collés dans un dossier lié. |
Ajouter |
fichier à partir du bureau |
-- |
dossier lié |
Le fichier est lié au serveur Documentum, à l'emplacement de destination du dossier lié. |
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|
Fichier du serveur Documentum |
-- |
Dossier du serveur Documentum |
Le fichier du serveur Documentum est copié dans le dossier du serveur Documentum. Dans eRoom, un lien est créé vers le fichier qui se trouve dans le dossier lié. |
Supprimer |
fichier |
dossier lié |
-- |
Si vous ne disposez pas des droits requis pour supprimer le fichier sur le serveur Documentum, vous ne pouvez pas le supprimer dans eRoom (il réapparaîtrait lors de la synchronisation suivante). Sinon, le lien est supprimé sur le serveur Documentum, tant qu'il ne s'agit pas du dernier lien. S'il s'agit du dernier lien, toutes les versions sont supprimées si vous confirmez que telle est votre intention. Dans eRoom, le fichier est supprimé définitivement. |
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dossier lié |
eRoom |
-- |
Le dossier lié est supprimé et le dossier du serveur Documentum reste inchangé. Les dossiers liés supprimés sont placés dans la Corbeille, comme n'importe quel autre élément eRoom. Les fichiers qu'ils contiennent éventuellement sont supprimés (sans répercussion sur le serveur Documentum), et la synchronisation pour ce dossier lié est supprimée tant qu'il est dans la Corbeille. Si le dossier lié est restauré, eRoom procède à une synchronisation initiale avec le serveur Documentum. |
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Dossier du serveur Documentum |
Serveur Documentum |
-- |
eRoom conserve le dossier lié, mais son contenu lié est supprimé. Sur la page du dossier lié, un message d'erreur explique que le dossier ne peut pas être synchronisé. |
Changement de destination d'un dossier lié |
-- |
-- |
-- |
Les fichiers eRoom existants sont supprimés et remplacés par des fichiers du serveur Documentum à partir du nouvel emplacement de destination de celui-ci. Les fichiers communs aux deux dossiers liés restent inchangés. |