Cette rubrique contient les sections suivantes :
Une base de données est un ensemble structuré d'informations connexes, classées en une série d'entrées (ou enregistrement). Elles constituent des ensembles de données individuels, comme des listes de numéros dans un annuaire téléphonique.
Sur la page Sommaire d'une base de données, les entrées sont affichées sous forme de lignes. Chaque ligne est subdivisée en champs, ou colonnes, de types de données particuliers : nom, adresse et numéro de téléphone, par exemple. Le créateur de la base de données choisit les champs à afficher sur la page de sommaire. Sur la page de sommaire, vous pouvez cliquer sur le titre d'une entrée ou sur son icône (
) pour ouvrir une page d'entrée individuelle. La page de sommaire d'une base de données peut éventuellement contenir un tableau de bord prédéfini qui synthétise les données de celle-ci.
Une page d'entrée de base de données présente tous les champs d'une entrée, qui peuvent comprendre une zone de commentaires, une zone de pièces jointes et un journal des modifications qui enregistre automatiquement l'historique des modifications de l'entrée. Ces champs ne sont affichés que sur les pages d'entrée, pas dans les sommaires.
Vous pouvez créer des tableaux de bord de base de données dans votre eRoom pour synthétiser et afficher les informations concernant une ou plusieurs sources de base de données. Votre page Mes eRooms comprend un onglet Tableaux de bord, sous lequel vous pouvez afficher et classer vos tableaux de bord de base de données, de calendrier et de plan de projet. Ainsi, la page Mes eRooms permet de centraliser les éléments souvent mis à jour dans des eRooms multiples.
La structure d'une base de données est constituée des éléments suivants :
champ : Enregistre une catégorie d'informations (colonne) pour chaque entrée de base de données (ligne) du sommaire (par exemple, Titre, Auteur, Date, etc.).
type de champ : Type d'information (ou type de données) que peut contenir un champ— nombre ou date standard, ou avec des commentaires ou des pièces jointes.
options de champ : Paramètres définissant certaines propriétés des champs. Ces options varient selon le type de données. Les paramètres facultatifs sont, par exemple, le nombre de caractères autorisés dans un champ de texte, la valeur d'origine (ou par défaut) d'un champ, ou le mode d'affichage d'un champ dans la page d'entrée ou le sommaire.
options de sommaire : Paramètres régissant l'apparence et le fonctionnement du sommaire d'une base de données.
options de regroupement : Paramètres régissant le regroupement des entrées de la page de sommaire de la base de données en jeux de valeurs correspondantes en fonction des champs (s'il y a lieu) utilisés comme catégories (comme la priorité, l'état ou la date).
options du tableau de bord : Paramètres déterminant quels champs de la base de données peuvent être synthétisés dans un tableau de bord et quelles sont les options par défaut pour ces champs. Vous pouvez aussi choisir d'afficher un tableau de bord sur la page de sommaire de la base de données.
Le type de base de données eRoom que vous créez ou utilisez dépend du type d'informations que vous administrez et du mode de gestion des projets dans votre entreprise. eRoom possède différents types de base de données correspondant à différents besoins en matière de projets. Voici les principales catégories de bases de données eRoom :
Les bases de données peuvent être autonomes ou d'entreprise. Une base de données autonome est indépendante des autres bases de données du même type. Une base de données d'entreprise partage sa structure dans les instances réparties sur plusieurs eRooms (voir ci-dessous pour plus de détails).
Une base de données vide ne possède pas de structure prédéfinie (aucun champ ni aucun type de données n'est prédéfini). Lorsque vous créez entièrement une base de données autonome, vous définissez sa structure dès le départ, puis vous la personnalisez en fonction de vos spécifications.
Voir aussi : Pour créer une base de données vide
Une base de données de processus d'approbation prolonge la structure d'une base de donnée normale pour y inclure une série d'étapes (ou phases) clairement définies. Elle vous permet de gérer les relations entre les activités d'un projet, du début à la fin. Les entrées (représentant de nouveaux produits en développement ou des candidats à un emploi, par exemple) passent d'une étape à la suivante en fonction de l'approbation par les membres ou d'autres critères. Chaque étape possède une structure reflétant celle de la base de données à laquelle elle appartient, mais avec des paramètres différents régissant le contrôle d'accès, la notification, certaines options de champ et les options du sommaire.
Remarque : une base de données d'entreprise ne peut pas être convertie en base de données à processus d'approbation et réciproquement.
Voir aussi : Pour créer une base de données de processus d'approbation
Une base de données de tâche est une base de données de n'importe quel type (normale, d'entreprise ou de processus d'approbation) possédant des champs qui indiquent le propriétaire et l'état d'avancement des entrées. Ces champs permettent de définir une entrée de base de donnée comme étant une tâche si elle possède l'une des propriétés suivantes :
Au moins un champ d'approbation marqué "Il s'agit d'un champ de propriétaire"
Au moins un champ de membre marqué "Il s'agit d'un champ de propriétaire" et au moins un champ de date d'échéance.
Vous pouvez synchroniser vos tâches eRoom avec vos tâches Outlook dès lors que le champ de membre propriétaire ne sert pas d'intitulé pour les entrées de la base de données.
Un modèle de base de données est une base de données prédéfinie, gérée par un administrateur de communauté et conservée au niveau du domaine, à la disposition des membres d'un domaine pour créer des bases de données. Ces bases de données "prêtes à l'emploi" permettent aux membres eRoom de se familiariser rapidement avec la gestion des listes de tâches, des processus d'approbation, des jalons de projet et autres données structurées.
Voir aussi : modèles de base de données dans la rubrique Administration de communauté.
Il existe deux types de modèle de base de données.
Une base de données personnalisable utilisée comme modèle est une base de données standard ou de processus d'approbation entièrement structurée, que les membres peuvent copier et modifier selon leurs besoins. Un espace eRoom peut comporter plusieurs instances du même modèle de base de données personnalisable (chacune portant un nom unique).
Les modèles de base de données standard peuvent incorporer des exemples de données qui explicitent leur mode d'utilisation ou que les membres peuvent modifier en fonction de leurs besoins.
Par contre, les modèles de base de données de processus d'approbation ne contiennent pas d'exemples de données. Si vous convertissez un modèle "non-processus d'approbation" en un modèle "processus d'approbation", les exemples de données qu'il contient sont supprimés.
Un modèle de base de données d'entreprise est une base de données pour laquelle les membres peuvent créer des instances, à raison d'une par espace eRoom. Seuls les administrateurs sont habilités à créer et à modifier la version maîtresse d’une base de données d'entreprise, mais ils ne peuvent pas lui ajouter d'entrées. Seuls les membres eRoom détenant des droits de modification sur la base de données d'entreprise peuvent lui ajouter des entrées, mais ils ne peuvent pas en modifier la structure.
Remarque : un modèle de base de données de processus d'approbation ne peut pas être une base de données d'entreprise et vice versa.
Une base de données personnalisable est un modèle possédant une structure prédéfinie. Les modèles de base de données sont conservés dans un répertoire spécial du domaine où se trouve votre eRoom et sont partagés par tous les eRooms de ce domaine. Lorsque vous créez une base de données autonome personnalisable à partir d'un modèle, vous pouvez la créer telle quelle ou modifier sa structure en fonction de vos besoins.
Voir aussi : Pour créer une base de données personnalisable à partir d'un modèle
Quant aux espaces de modèle, ils fonctionnent uniquement lorsque le modèle est instancié sur le site dans lequel il a été créé.
Une base de données d'entreprise est un modèle de base de données qui offre un format cohérent partagé pour la collecte, l'organisation, la gestion et le stockage de données connexes dans plusieurs eRooms d'un domaine. Ce format ne peut être modifié que par un administrateur. Comme la structure d'une base de données d'entreprise est partagée et constante dans tous les eRooms, ce type de base constitue un moyen de collecter de manière répétée des informations de même type dans plusieurs espaces eRoom.
Dans une zone réservée des Paramètres du domaine, l'administrateur crée la base de données d'entreprise principale. A partir de ce modèle principal, les membres du domaine peuvent créer des instances de la base de données d'entreprise. Chaque eRoom d'un domaine eRoom ne peut contenir qu'une instance de la base de données d'entreprise. Bien que les membres eRoom ne soient pas habilités à personnaliser la structure de cette instance, ceux bénéficiant des autorisations nécessaires peuvent y ajouter des entrées.
Chaque eRoom stocke toutes les entrées d'une base de données d'entreprise qui sont créées dans cet eRoom. Toutes les entrées créées dans les différentes instances de cette base de données, dans plusieurs eRooms, sont toutefois stockées de manière centralisée dans le domaine eRoom. C'est pourquoi les chefs de projet (par exemple) possédant des privilèges administratifs peuvent créer un aperçu de la base de données d'entreprise (voir ci-dessous) regroupant toutes les entrées créées dans toutes les instances d'une base de données d'entreprise particulière, pour l'ensemble du domaine.
Voir aussi : Pour créer une instance de la base de données d'entreprise
Un aperçu de base de données d'entreprise ressemble au sommaire des bases de données non partagées. Toutefois, au lieu de présenter toutes les entrées d'une base de données autonome, il offre une vue d'ensemble de toutes les entrées créées dans la totalité des instances de cette base de données, dans chaque eRoom du domaine eRoom dont vous êtes membre.
Supposez que vous supervisiez plusieurs projets gérés dans différents eRooms d'un domaine eRoom. Vous pouvez créer une base de données d'entreprise unique dans le domaine eRoom pour effectuer le suivi des problèmes que votre entreprise a rencontrés sur les projets. Chaque eRoom du domaine eRoom peut contenir une seule instance de la base de données des problèmes, dans laquelle les membres peuvent enregistrer les problèmes liés aux projets (entrées de base de données). Vous pouvez alors créer un aperçu de cette base de données d'entreprise pour passer en revue tous les problèmes concernant l'ensemble des projets. Une colonne de l'aperçu désigne l'eRoom dont proviennent les problèmes.
Voir aussi : Pour créer un aperçu de la base de données d'entreprise
La page d'accueil d'une base de données constitue son sommaire. Le sommaire d'une base de données normale affiche les entrées de la base de données en fonction des options de sommaire de cette base et des critères de recherche appliqués.
A partir du sommaire, vous pouvez ouvrir, ajouter, supprimer, modifier, réorganiser, rechercher , trier et afficher des entrées ou regrouper des entrées groupées. Si vous possédez des droits de modification sur la base de données, vous pouvez enregistrer les paramètres d'affichage actuels.
Sur la page de sommaire, l'intitulé d'une entrée est un lien vers sa page. Les intitulés d'entrée sont également utilisés dans les résultats de rechercher et dans les messages de notification.
Remarque : les options de sommaire d'une étape d'approbation ne comportent pas de paramètre définissant l'intitulé de l'entrée, car celui-ci n'est défini que pour le processus d'approbation principal. Toutes les étapes utilisent ensuite le même champ d'intitulé pour les entrées.
Comme pour les dossiers, vous pouvez trier les entrées d'un sommaire en fonction de l'un des champs affichés. Cliquez une fois sur un en-tête de colonne pour trier le contenu de cette colonne dans l'ordre croissant. Cliquez à nouveau pour trier les données dans l'ordre décroissant. Vos paramètres de tri sont conservés d'une session du navigateur Web à l'autre.
La page de sommaire de base de données peut éventuellement afficher un tableau de bord prédéfini synthétisant les données de la base de données. Cette possibilité est particulièrement intéressante pour les bases de données volumineuses, constituées de plusieurs pages. Le tableau de bord fournit une vue d'ensemble rapide des entrées et des informations qu'elles contiennent. Le créateur d'une base de données ou les membres disposant d'un droit de modification d'écriture sur la base peuvent spécifier les paramètres de tableau de bord sur la page Options du tableau de bord de l'assistant de base de données. En ce qui concerne les instances de base de données d'entreprise ou un aperçu d'entreprise, les administrateurs définissent les options de tableau de bord dans la page Modèles de base de données des paramètres du domaine.
Lorsque des entrées sont regroupées, le sommaire affiche une ligne d'en-tête secondaire pour chaque valeur du champ choisi et vous indique le nombre d'entrées possédant cette valeur (par exemple, dix entrées possèdent une priorité maximale, cinq ont une priorité faible, etc.). La valeur apparaît en gras (marquée comme non lue si le groupement comporte des entrées non lues) et le nombre d'entrées contenant la même valeur pour ce champ. Les valeurs de tous les champs sont masquées ou réduites.
Pour développer ce regroupement et afficher toutes les entrées dotées de la même valeur pour ce champ, cliquez sur le signe plus (
) au début d'une ligne d'en-tête. Dans le formulaire développé, les entrées présentent tous les autres champs qui ont été définis pour apparaître dans le sommaire.
Pour réduire à nouveau l'affichage des entrées sous l'en-tête du groupe, cliquez sur le signe moins (
).
Pour modifier le champ de regroupement des entrées (si cette opération est autorisée), sélectionnez le nom d'un autre champ dans la liste déroulante Regrouper par.
Remarque : dans l'arborescence, les entrées de la base de données reflètent le groupement et le tri actifs.
Le sommaire principal d'une base de données de processus d'approbation affiche la liste Etapes d'approbation qui répertorie les étapes qu'elle contient. Vous pouvez ouvrir les étapes pour lesquelles vous détenez au moins des droits d'ouverture. Les colonnes de la liste indiquent le nom des étapes et le nombre d'entrées de chaque étape. Si un filtre de recherche est actif, une troisième colonne affiche le nombre d'entrées correspondantes pour chaque étape.
De même, selon les paramètres de la base de données, le sommaire contient une autre liste regroupant toutes les entrées de chaque étape, affichées conformément aux options du sommaire de la base de données. Lorsque le sommaire affiche cette liste complète des entrées et qu'un filtre de recherche est actif, la liste ne contient que les entrées répondant aux critères de recherche. Dans cette vue filtrée, la liste des entrées comprend, en plus des champs de colonne de sommaire de base de données sélectionnés, une colonne désignant l'étape dans laquelle figure chaque entrée.
Les étapes d'un processus d'approbation possèdent également un sommaire, avec ses propres options de sommaire et ses formulaires de recherche facultatifs. Le sommaire d'une étape affiche les entrées de cette étape en fonction des options de sommaire de la base de données. Ces entrées sont filtrées en utilisant tous les critères de recherche appliqués.
A l'instar de tout élément eRoom pour lequel vous possédez les droits d'accès appropriés, vous pouvez créer une base de données, la modifier, la supprimer, la déplacer ou définir une notification pour cette base de données. Vous pouvez également rechercher des informations dans les entrées de base de données existantes.
Vous gérez les informations d'une base de données en triant, en groupant, en ajoutant, en modifiant ou en supprimant des entrées.
Voir aussi : Utilisation des entrées de base de données
Les étapes des bases de données de processus d'approbation possèdent leur propre structure, qui reflète celle de la base de données. Toutefois, contrairement aux instances d'une base de données d'entreprise, dont la structure correspond exactement à celle de la base de données d'entreprise principale, un grand nombre de propriétés d'étape peuvent être définies indépendamment de celles de la base de données de processus d'approbation principale.
Voir aussi : Utiliser les étapes du processus d'approbation
Les bases de données possèdent leurs propres propriétés de contrôle d'accès, à l'instar de chaque entrée de base de données et de chaque étape du processus d'approbation. Au départ, toute personne ayant accès à la base de données ou à l'étape peut l'ouvrir et son créateur (propriétaire) est le seul membre autorisé à la modifier (à modifier ses propriétés). Lors de la création ou de la modification d'une base de données ou d'une étape du processus d'approbation, vous pouvez :
Définir un contrôle d'accès pour la base de données ou l'étape
Spécifier le paramètre du propriétaire d'origine de la base de données ou de l'étape qui détermine la liste Modifier par défaut des nouvelles entrées
Au départ, les entrées de base de données et les étapes du processus d'approbation possèdent les mêmes paramètres de contrôle d'accès que la base de données parent, mais les propriétaires des entrées et étapes existantes peuvent modifier ces paramètres séparément.
Voir aussi : Contrôle de l'accès aux informations
Si la recherche est activée dans votre base de données, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Ouvrir le formulaire de recherche en cliquant sur Afficher la recherche en haut du sommaire.
Saisir les valeurs à rechercher à l'aide des contrôles de modification correspondant au type de données à localiser (membres, dates, texte, etc.).
Pour opérer une recherche dans les champs de texte d'une base de données, vous pouvez utiliser des opérateurs booléens et des caractères génériques, comme pour la recherche d'un texte dans des éléments.
Vous passez du formulaire de recherche de base au formulaire de recherche avancé et inversement, en cliquant sur Options de base ou sur Paramètres avancés au bas du formulaire de recherche.
Dans le cas d'une base de données ordinaire ou d'entreprise, cliquez sur Rechercher pour filtrer la base de données, afin que le sommaire n'affiche que les entrées correspondant à vos critères de recherche. eRoom affiche également le message suivant dans le formulaire de recherche : Filtre de recherche utilisé, n entrées trouvées. Toutes les entrées qui ne correspondent pas à ces critères sont masquées.
Si une base de données de processus d'approbation comporte un formulaire de recherche portant sur l'ensemble de la base de données, le fait de cliquer sur Rechercher insère dans la liste des étapes d'approbation une colonne Trouvé, qui indique, pour chaque étape que vous êtes autorisé à ouvrir, le nombre d'entrées correspondant aux critères de recherche. Cette colonne Trouvé est vide pour les étapes que vous ne pouvez pas ouvrir. Si le sommaire du processus d'approbation affiche également la liste complète des entrées, cette liste ne contient que les entrées répondant aux critères de recherche. Dans cette vue filtrée, la liste des entrées comprend une colonne désignant l'étape dans laquelle figure chaque entrée répondant aux critères. Si vous ouvrez une étape ne possédant aucun formulaire de recherche propre, le formulaire de recherche de la base de données apparaît dans le sommaire de cette étape. Dans ce cas, tous les critères de recherche valides pour cette étape sont appliqués et le sommaire de l'étape affiche les entrées correspondant à ces critères.
Pour afficher toutes les entrées de la base de données, cliquez sur Réinitialiser en bas du formulaire. Toutefois, si des critères de recherche ont été enregistrés avec d'autres paramètres d'affichage (à l'aide de la commande Enregistrer les paramètres), vous pouvez définir manuellement pour chaque champ de recherche le paramètre le plus général, comme une entrée vide ou la valeur Indifférent.
Pour fermer le formulaire de recherche, cliquez sur le signe moins (
) près de la mention Formulaire de recherche, en haut du formulaire. Le formulaire de recherche fermé, les filtres de recherche actifs filtrent la base de données de sorte que seules les entrées correspondantes sont visibles. Dans ce cas, eRoom affiche le message Filtre de recherche en cours d'utilisation... en regard du bouton Afficher la recherche, en haut du sommaire.
Si votre nom est répertorié dans la liste Modifier d'une base de données, vous pouvez enregistrer les paramètres d'affichage actuels (critères de la recherche, et paramètres de regroupement et de tri) en cliquant sur le bouton Enregistrer les paramètres (
) dans la barre de commandes de la page de sommaire. Les paramètres d'affichage actuels sont ainsi appliqués pour chaque utilisateur lors de son premier accès à la base de données.
Lorsque vous supprimez une entrée de la base de données, elle est placée dans la corbeille. Cependant, ces entrées sont toujours liées à la base de données dont elles ont été supprimées. De ce fait, elles sont toujours affectées par les modifications apportées à la structure de leur base de données parent. Ainsi, si vous supprimez définitivement une base de données de la corbeille et si cette dernière contient aussi des entrées précédemment supprimées de cette base de données, vous devez aussi confirmer la suppression de ces entrées.
Remarque : lorsque vous supprimez une entrée dans un aperçu de base de données d'entreprise, l'entrée est placée dans la Corbeille, dans l'eRoom où elle a été créée (c'estàdire celui où figure l'instance source).
Sur le sommaire d'une base de données, cliquez sur Imprimer la vue dans la barre de commandes pour ouvrir une page d'impression de vue. Cette page fournit les instructions (non imprimées) qui vous aideront à choisir les options d'impression de votre base de données.
Sur la page d'impression de vue
Cliquez sur Choisissez les colonnes pour ouvrir une page affichant toutes les colonnes de la base de données (ainsi que des exemples de contenu) pouvant être affichées dans le sommaire. Cochez les cases des champs que vous souhaitez imprimer. Lorsque vous cliquez sur OK dans la page de sélection des colonnes, vous revenez automatiquement à la page d'impression de vue. Les paramètres de colonne sont enregistrés d'une session à l'autre, pour chaque utilisateur et chaque base de données. Toutes les instances d'une base de données d'entreprise partagent les mêmes paramètres.
Cliquez sur Imprimer pour imprimer la page, ou sur Annuler pour revenir au sommaire de la base de données.
Un tableau de bord prédéfini pour une base de données, s'il est visible, apparaîtra avant la base de données sur la page d'impression de vue. Vous masquer ou afficher les colonnes du tableau de bord ; seules les colonnes affichées seront imprimées.
Voir aussi :Impression d'éléments dans la rubrique Utilisation des éléments
Vous créez une base de données tout comme vous créez d'autres éléments. Sur la page Créer, quand vous cliquez sur l'icône des bases de données, l’assistant de création de base de données s’ouvre sur la page Type de base de données. Vous pouvez y choisir le type de base de données à créer :
Base de données normale, vide, créée de toutes pièces
Base de données normale, personnalisable, créée à partir d'un modèle
Instance d'un modèle de base de données d'entreprise (non personnalisable)
Base de données personnalisable de processus d'approbation (créée entièrement ou à partir d'un modèle)
Les étapes à suivre dans l'assistant dépendent du type de base de données choisi, du fait qu'elle soit personnalisable ou non, et de l'étendue des modifications que vous y apportez.
Vous vous déplacez dans l'assistant Créer une base de données à l'aide des boutons suivants :
Suivant : Ouvre la page suivante de l'assistant.
Si vous créez une base de données personnalisable à partir d'un modèle sans suivre toutes les étapes de l'assistant, le bouton Suivant crée la base de données.
Si vous créez une base de données de processus d'approbation à partir d'un modèle et que vous choisissez de ne pas suivre toutes les étapes de l'assistant, le bouton Suivant ouvre immédiatement la page Etapes d'approbation de l'assistant.
Précédent : Ouvre la page précédente de l'assistant.
Annuler : Ferme l'assistant sans créer la base de données.
OK : Crée la base de données et ferme l'assistant.
N'oubliez pas que, lorsque vous créez une base de données vide, un modèle de base de données personnalisable ou une base de données de processus d'approbation, vous pouvez modifier cette base de données ultérieurement. Vous pouvez modifier sa structure (ajouter ou supprimer des champs), en modifier les champs (changer de types de données ou modifier des options) et ajuster ses propriétés (comme son modèle de couleurs) afin de refléter l'évolution des projets.
Lorsque vous créez une base de données vide, vous la créez de toutes pièces en définissant ses champs et en choisissant ses options. Si vous créez une base de données prédéfinie personnalisable à partir d'un modèle, par contre, vous pouvez la créer rapidement, puis, si vous le souhaitez, la personnaliser ultérieurement. Le type de base de données que vous choisissez dépend de vos besoins et des modèles disponibles dans votre eRoom.
Sur la page Type de base de données, sélectionnez (vide), puis cliquez sur Suivant.
Dans la page Définir un nom de base de données, effectuez les opérations suivantes :
Saisissez un nom dans la zone de texte.
N'activez pas l'option concernant le processus d'approbation. (Cependant, si vous accédez à cette page parce que vous souhaitez convertir la base de données en processus d'approbation ou inversement, voir Conversion d'une base de données ci-dessous.)
Sélectionnez un modèle de couleurs prédéfini. Dans les exemples, la ligne supérieure et la première colonne représentent la couleur d'arrière-plan des en-têtes. Les deux dernières cellules de la dernière ligne illustrent la couleur d'arrière-plan de chaque champ (cellules de données), ainsi que les lignes d'en-tête des entrées regroupées dans le sommaire.
Pour définir le contrôle d'accès de la base de données (cliquez sur Contrôle d'accès)
Pour sélectionner une autre icône pour la base de données, cliquez sur Modifier l'icône.
Pour utiliser des commandes personnalisées dans votre base de données, cliquez sur Commandes personnalisées (pour plus de détails à ce sujet, consultez le Server Extension Programmer's Guide (Guide du programmeur des extensions du service) dans l'aide de l'API eRoom).
Sur la page Définition d'un nom de base de données, cliquez sur Suivant.
Dans la zone de texte de la page Champs de base de données, saisissez sur des lignes distinctes le nom des champs (colonnes) de votre base de données. Saisissez au moins un nom de champ unique.
Lorsque vous choisissez des noms de champ, pensez aux intitulés à attribuer aux colonnes de la base de données. Si vous souhaitez que les entrées comprennent des champs de commentaires ou de pièces jointes, ou un champ d'enregistrement automatique des modifications, saisissez également le nom de ces champs.
Remarque : les champs de zone de commentaires, de zone de pièces jointes et de journal des modifications n'apparaissent que sur la page de chaque entrée, et pas dans le sommaire de la base de données.
Sur la page Types de champ de base de données, choisissez dans les menus déroulants un type de données pour chacun des champs de la base de données auxquels vous avez attribué un nom à l'étape précédente. Vérifiez qu'au moins un des champs peut servir d'intitulé aux entrées dans les liens et les rapports électroniques (Texte brut, Texte formaté, Date, Nombre, Numérotation automatique ou Liste des membres).
Dans la page Options de champ de base de données, vous pouvez personnaliser vos champs de base de données. L'ensemble d'options disponible pour chaque champ varie en fonction de son type de données. Par exemple, les journaux des modifications ne disposent pas de paramètres facultatifs ; les zones de pièces jointes ne disposent d'un paramètre facultatif que dans eRoom Enterprise (sinon, elles n'en ont aucun) ; vous devez impérativement définir les options des champs Liste des options et Approbation ; les paramètres de tous les autres types de données sont facultatifs et peuvent être modifiés si vous le souhaitez.
Pour renommer un champ ou changer son type de données, cliquez sur 
à côté de son nom.
Pour modifier la position d'un champ dans les entrées, cliquez sur 
à côté de son nom. Dans la page Déplacement des champs, précisez la nouvelle position du champ, puis cliquez sur OK. Cette colonne n'apparaît pas dans la page Options de liste des étapes d'approbation.
Pour supprimer un champ de la base de données, cliquez sur 
à côté de son nom.
Pour créer un autre champ, cliquez sur Ajouter un autre dans la barre de commandes, en haut ou en bas de la page.
Remarque : lorsque vous modifiez une base de données et que vous ajoutez un champ, cette page contient aussi les options de sommaire applicables au type de données du nouveau champ.
Sur la page Options de liste de bases de données, organisez la page de sommaire selon vos besoins. Cette page dresse la liste des noms des champs de la base de données dans l'ordre dans lequel ils apparaissent sur le sommaire et sur les différentes pages d'entrées.
: Cliquez sur cette icône pour déplacer un champ avant ou après un autre champ du sommaire. Dans la page Déplacement des champs, précisez la nouvelle position du champ, puis cliquez sur OK.
Intitulé de l'entrée : Sélectionnez le champ à utiliser comme intitulé pour les entrées de la base de données. Les types de champ qui peuvent fournir des intitulés d'entrée sont : Texte brut, Texte formaté, Numérotation automatique, Nombre, Date ou Liste des membres.
Remarque : pour que les tâches soient correctement synchronisées avec Outlook, le champ de membre propriétaire ne peut pas servir d'intitulé aux entrées de la base de données des tâches.
colonnes de sommaire : Choisissez les champs à afficher comme colonnes dans la page de sommaire. Pour afficher toutes les colonnes, cochez la case de la ligne Tous les champs. Désactivez la case de tout champ que vous ne souhaitez pas afficher dans le sommaire. Comme chaque entrée porte au moins son intitulé dans le sommaire, le champ d'intitulé est déjà sélectionné et la case correspondante est en lecture seule. De même, la ligne Aucun champ ne contient pas de case à cocher.
Les champs sélectionnés pour être affichés dans le sommaire principal d'une base de données de processus d'approbation déterminent les colonnes affichées dans la liste complète des entrées de toutes les étapes d'approbation et dans les sommaires de ces étapes. Tous les champs peuvent apparaître dans un sommaire, à l'exception des zones de pièces jointes, des zones de commentaires ou du journal des modifications.
formulaire de recherche : Pour utiliser à la fois la version condensée (Options de base) et la version complète (Paramètres avancés) du formulaire de recherche de la base de données, choisissez le sous-ensemble de champs de recherche à intégrer au formulaire de base. Ce sous-ensemble peut comprendre les champs dans lesquels les membres rechercheront le plus souvent des valeurs, comme des noms, des dates jalons ou tous les problèmes à traiter.
Si vous voulez que le formulaire de recherche inclue chaque champ de la base de données, cochez la case de la ligne Tous les champs. Dans ce cas, il n'y a aucune différence entre le formulaire de recherche simple et le formulaire avancé.
Les champs automatiquement exclus des recherches sont les champs de numérotation automatique, dont les valeurs sont définies en fonction de leur ordre de tri, les zones de commentaires et les zones de pièces jointes.
Pour désactiver la recherche dans la base de données (par exemple, si cette base est très petite), cochez la case Aucun champ. Dans ce cas, le bouton Rechercher n'apparaît pas dans le sommaire de la base de données.
base de regroupement par défaut : Eventuellement, sélectionnez un champ de regroupement par défaut, qui servira au regroupement initial des entrées dans le sommaire. Vous ne pouvez choisir qu'un champ capable de regrouper des entrées (Texte brut, Liste des membres, Approbation, Nombre, Oui/Non, Liste des options, Signalisation et Date, mais pas Zone de pièces jointes, Numérotation automatique, Texte formaté, Zone de commentaires ni Journal des modifications.) Pour ne définir aucun regroupement initial des entrées, choisissez l'option Aucun champ.
options de regroupement : Sélectionnez les champs (s'il y a lieu) parmi lesquels les membres peuvent choisir pour regrouper les entrées de la base de données. Les sélections effectuées dans cette colonne n'ont aucun impact sur les paramètres de regroupement par défaut.
Remarque : les paramètres Options de regroupement et Regroupement par défaut interagissent logiquement en fonction de vos sélections (exemple).
Prévoir une zone pour les commentaires et les votes et Prévoir une zone pour les pièces jointes : Précisez si vous souhaitez que le sommaire de la base de données comprenne des commentaires et des votes, ou des pièces jointes. Ces options ne sont pas disponibles pour les bases de données de processus d'approbation proprement dites, mais vous pouvez les utiliser pour les sommaires des différentes étapes.
Sur la page Options du tableau de bord, vous organisez les champs de cette base de données que vous souhaitez synthétiser dans un tableau de bord, et comment.
Afficher un tableau de bord dans le sommaire de cette base de données : Cochez cette case pour afficher le tableau de bord prédéfini de la base de données dans le sommaire. Décochez la case pour le masquer.
Afficher les types de champs : Cette option permet de sélectionner les champs à synthétiser dans un tableau de bord pour lequel cette base de données fournit les données source, et dans le tableau de bord prédéfini du sommaire (le cas échéant). Spécifiez soit tous les champs, soit un sous-ensemble sélectionné.
Specify display options (Spécifier les options d'affichage) : Pour chaque type de champ, indiquez comment le tableau de bord doit le synthétiser. Cette option concerne les champs synthétisés dans les tableaux de bord de base de données. Ces paramètres sont les options d'affichage par défaut d'un tableau de bord pour lequel cette base de données fournit les données source.
La page Instructions de base de données vous permet de saisir le message de bienvenue à afficher dans le sommaire de la base de données, ainsi que des instructions de modification des entrées qui apparaîtront dans les pages de création/modification d'entrées. Ces deux paramètres sont facultatifs.
Cliquez sur OK pour créer la base de données et ouvrir son sommaire.
Voir aussi : Utilisation des entrées de base de données
La création d'un modèle de base de données personnalisable est pratiquement identique à la création d'une base de données vide, mais tous les champs sont déjà définis. Vous pouvez créer le modèle tel quel, ou le personnaliser selon vos besoins.
Dans la page Type de base de données, sélectionnez le nom d'un modèle de base de données personnalisable, puis cliquez sur Suivant.
Dans la page Définir un nom de base de données, effectuez les opérations suivantes :
Modifiez si nécessaire le nom de la base de données.
N'activez pas l'option concernant le processus d'approbation.
Sélectionnez un modèle de couleurs.
Pour personnaliser davantage la base de données, cochez la case Passer en revue toutes les options de la base de données maintenant. Pour créer la base de données telle quelle, en fonction des options du modèle, ne sélectionnez pas cette option.
Pour modifier les paramètres initiaux de contrôle d'accès régissant les personnes autorisées à ouvrir et modifier la base de données, cliquez sur Contrôle d'accès.
Pour sélectionner une autre icône pour la base de données, cliquez sur Modifier l'icône.
Cliquez sur Suivant. Si vous avez demandé à parcourir toutes les options de base de données, eRoom ouvre la page suivante de l'assistant. Sinon, il crée immédiatement la base de données. Si vous avez choisi cette dernière option, suivez les étapes ci-après.
Dans la page Options de champ de base de données, modifiez, déplacez ou supprimez des champs selon vos besoins, puis cliquez sur Suivant.
Dans la page Options de liste de bases de données, organisez la page de sommaire de la base de données selon vos besoins, puis cliquez sur Suivant.
Sur la page Options du tableau de bord, vous indiquez les champs de cette base de données que vous souhaitez synthétiser dans un tableau de bord, et comment.
La page Instructions de base de données vous permet de saisir le message de bienvenue à afficher dans le sommaire de la base de données, ainsi que des instructions qui apparaîtront dans les pages de création/modification d'entrées. Ces deux paramètres sont facultatifs.
Cliquez sur OK pour créer la base de données et ouvrir son sommaire.
Voir aussi : Utilisation des entrées de base de données
Remarque : quand vous créez un modèle de base de données disposant d'un contenu protégé par gestion des droits ou de dossiers pour lesquels les droits sont activés, la base de données est créée sous forme de copie et les tâches de protection fonctionnent normalement.
A l'exception de son nom, du modèle de couleurs, des paramètres de contrôle d'accès et du choix de l'icône, une base de données d'entreprise est toujours créée telle quelle, afin que toutes ses instances (dans les différents eRooms) possèdent une structure identique. Vous ne pouvez créer qu'une seule instance de base de données d'entreprise par espace eRoom.
Dans la page Type de base de données, sélectionnez le nom d'un modèle de base de données d'entreprise.
Ne cochez pas la case Créer un aperçu d'entreprise.
Cliquez sur Suivant.
Dans la page Définir un nom de base de données, effectuez les opérations suivantes :
Modifiez si nécessaire le nom de la base de données.
Sélectionnez un modèle de couleurs.
Pour modifier les paramètres initiaux de contrôle d'accès régissant les personnes autorisées à ouvrir et modifier la base de données, cliquez sur Contrôle d'accès.
Pour sélectionner une autre icône pour la base de données, cliquez sur Modifier l'icône.
Cliquez sur OK pour créer la base de données.
(Comme une base de données d'entreprise ne peut pas être également une base de processus d'approbation, cette page ne comporte pas d'option servant à inclure plusieurs étapes dans la base de données.)
Voir aussi : Modèles de base de données dans la rubrique Administration de communauté.
Seul un administrateur eRoom (site ou communauté) peut créer un aperçu de base de données d'entreprise et seulement dans un eRoom (et non au niveau d'un domaine). A l'exception de son nom, du modèle de couleurs, des paramètres de contrôle d'accès et du choix de l'icône, un aperçu de base de données d'entreprise est toujours créé tel quel. Par ailleurs, vous pouvez supprimer les entrées d'une page d'aperçu mais pas en ajouter.
Dans la page Type de base de données, sélectionnez le nom d'un modèle de base de données d'entreprise.
Si l'eRoom ne comporte pas d'instance de cette base de données d'entreprise, sélectionnez son nom, puis cochez la case Créer un aperçu d'entreprise.
Si une instance de cette base de données figure déjà dans l'eRoom, la sélection de son nom active automatiquement l'option de création d'aperçu (qui apparaît en lecture seule, puisque vous ne pouvez de toute manière pas créer d'autre instance).
Cliquez sur Suivant.
Dans la page Définir un nom de base de données, effectuez les opérations suivantes :
Modifiez si nécessaire le nom de la base de données.
Sélectionnez un modèle de couleurs.
Pour modifier les paramètres initiaux de contrôle d'accès régissant les personnes autorisées à ouvrir et modifier l'aperçu, cliquez sur contrôle d'accès.
Pour sélectionner une autre icône pour l'aperçu, cliquez sur Modifier l'icône.
Cliquez sur OK pour créer l'aperçu.
Une base de données de processus d'approbation possède la même structure (définitions de champ, options de sommaire et autres paramètres) qu'une base de données normale, mais elle est organisée en une série d'étapes nommées. Lorsque vous créez un processus d'approbation, vous devez d'abord définir la base de données en tant que telle (de toutes pièces ou à partir d'un modèle personnalisable), puis définir les étapes du processus.
Remarque : une base de données de processus d'approbation doit comporter au moins un champ d'approbation. Ce champ vous permet d'approuver une entrée (en la modifiant) et de la déplacer dans l'étape suivante.
Dans la page Type de base de données, sélectionnez l'option (vide) ou le nom d'un modèle de base de données personnalisable, puis cliquez sur Suivant.
Dans la page Définir un nom de base de données, effectuez les opérations suivantes :
Modifiez si nécessaire le nom de la base de données.
Cochez la case libellée Cette base de données est un processus d'approbation en plusieurs étapes.
Sélectionnez un modèle de couleurs.
Si vous créez la base de données de processus d'approbation à partir d'un modèle et que vous souhaitez en personnaliser la structure, cochez la case Passer en revue toutes les options de la base de données maintenant.
Pour modifier les paramètres initiaux de contrôle d'accès régissant les personnes autorisées à ouvrir et modifier la base de données, cliquez sur Contrôle d'accès.
Pour sélectionner une autre icône pour la base de données, cliquez sur Modifier l'icône.
Cliquez sur Suivant. Si vous avez demandé à parcourir toutes les options de base de données, l'assistant continue à vous proposer des options concernant la base de données principale. Sinon, il ouvre la page Etapes d'approbation.
Complétez la page Champs de base de données. Saisissez le nom d'un champ d'approbation. Si vous ne le faites pas, eRoom en crée un automatiquement. Cliquez sur Suivant pour poursuivre.
Complétez la page Types de champ de base de données. Au moins un champ doit être un champ d'approbation. Cliquez sur Suivant pour poursuivre.
Dans la page Options de champ de base de données, modifiez les champs selon vos besoins, puis cliquez sur Suivant. Lorsque le champ d'approbation est créé automatiquement, eRoom définit le créateur de la base de données comme seul approbateur et définit ce champ comme champ de processus d'approbation. (Si vous avez déjà spécifié un champ de non-approbation appelé Approbation, eRoom change automatiquement son type en Approbation, déclare le créateur de la base de données comme seul approbateur et fait de ce champ le champ d'approbation du processus.)
Remarque : si vous créez cette base de données à partir d'un modèle dont aucun champ n'est défini comme champ d’approbation, vous devez en définir un à cette étape.
Cliquez sur Suivant pour poursuivre.
Dans la page Options de liste de bases de données, organisez la page de sommaire selon vos besoins, puis cliquez sur Suivant.
Remarque : comme le sommaire d'une base de données de processus d'approbation ne peut pas comporter de zone de commentaires ni de zone de pièces jointes, l'assistant ne propose pas ces options.
Sur la page Options du tableau de bord, vous indiquez les champs de cette base de données que vous souhaitez synthétiser dans un tableau de bord, et comment.
La page Instructions de base de données vous permet de saisir le message de bienvenue à afficher dans le sommaire de la base de données, ainsi que des instructions qui apparaîtront dans les pages de création/modification d'entrées. Ces deux paramètres sont facultatifs.
La page Etapes d'approbation apparaît lorsque vous cliquez sur Suivant.
Utilisez la page Etapes d'approbation pour modifier, réorganiser, supprimer et ajouter des étapes, ainsi que pour définir les options de base de données propres à un processus d'approbation. Pour démarrer un nouveau processus d'approbation, eRoom propose trois étapes initiales, nommées Nouveau, Ouvrir et Fermé. Un tableau, en haut de page, répertorie les étapes existantes dans l'ordre de leur apparition dans le sommaire de la base de données. Vous pouvez modifier ces étapes, ou les supprimer et en créer de nouvelles de toutes pièces.
Gérez les différentes étapes comme suit :
Pour modifier une étape, cliquez sur pour ouvrir l'assistant Etape.
Pour supprimer une étape de la base de données, cliquez sur . Initialement, lorsque vous créez un processus d'approbation, ses étapes n'ont pas d'entrées et l'étape est donc immédiatement supprimée.
Pour ajouter une étape, cliquez sur Ajouter une étape et saisissez un nom. Pour continuer à ajouter des étapes, cliquez sur ajouter autre. Lorsque vous avez fini d'ajouter des étapes, cliquez sur OK pour créer ces nouvelles étapes, qui apparaissent dans l'ordre au bas de la liste des étapes.
Pour déplacer une étape existante ou placer une nouvelle étape dans la liste (et dans la base de données), cliquez sur . Sélectionnez dans le sommaire l'étape que doit suivre l'étape que vous créez ou déplacez, puis cliquez sur OK. La liste affiche les étapes dans le nouvel ordre.
Dans la page Etapes d'approbation, vous définissez également les options de base de données suivantes, qui sont propres au processus d'approbation :
Le champ d'approbation de ce processus d'approbation est [liste de champs d'approbation] : sélectionnez le nom du champ d'approbation qui fait passer automatiquement les entrées d'étape en étape de manière linéaire. Une fois affecté, ce champ ne peut plus être modifié.
Remarque : cette option n'apparaît pas si la fonction de routage manuel est activée par l'intermédiaire de l'API.
Processus d'approbation personnalisé : [liste des traitements d'approbation personnalisés] : Sélectionnez le nom d'un traitement d'approbation personnalisé ou choisissez Aucun(e). Un flux de traitement personnalisé de processus d'approbation constitue parfois un mécanisme de routage plus souple que le routage uniquement séquentiel fourni par le flux de traitement par défaut des processus d'approbation.
Remarque : cette option apparaît uniquement si au moins un flux de traitement personnalisé (défini par l'intermédiaire de l'API) est installé pour le processus d'approbation.
Autoriser les membres à déplacer manuellement des entrées d'une étape à l'autre : Lorsque cette option est activée, les membres peuvent déplacer des entrées d'étape en étape manuellement (par glisser-déplacer ou couper-coller), sans suivre le processus habituel d'approbation et de rejet de chaque étape de la séquence de routage.
Remarque : les coordinateurs peuvent toujours déplacer des étapes manuellement, quel que soit le paramétrage de cette option.
Enfin, dans la page Etapes d'approbation, définissez les options suivantes pour le sommaire principal :
Afficher le formulaire de recherche : Lorsque cette option est sélectionnée, le sommaire de la base de données affiche un formulaire de recherche dans toutes les étapes de la base de données, si la recherche est activée. Les paramètres de formulaire de recherche de la base de données déterminent le contenu du formulaire de recherche. Le fait d'opérer une recherche dans la base de données filtre toutes les entrées en fonction des critères définis dans le formulaire. Lorsqu'un filtre de recherche est appliqué, la liste des étapes d'approbation comprend, outre la colonne affichant le nombre actuel d'entrées de chaque étape, une colonne Trouvé indiquant le nombre d'entrées de chaque étape qui correspondent aux critères de recherche. Si vous ne sélectionnez pas cette option, le sommaire principal ne contient pas de formulaire de recherche et les paramètres initiaux du formulaire de recherche des différentes étapes proviennent des paramètres de formulaire de recherche de la base de données principale.
Afficher la liste des entrées de toutes les étapes d'approbation : Lorsque cette option est sélectionnée, le sommaire de la base de données affiche sous la liste Etapes d'approbation un autre tableau contenant la liste complète de toutes les entrées de toutes les étapes de la base de données.
Attribuer un nom à la colonne d'étape d'approbation : Lorsque le sommaire affiche la liste complète des entrées, ce paramètre détermine le libellé de la colonne identifiant l'étape où figure chaque entrée.
Cliquez sur OK pour créer la base de données.
Voir aussi : Utiliser les étapes du processus d'approbation
La modification d'une base de données consiste à exécuter l'assistant Modifier la base de données pour modifier les propriétés, la structure et les options de la base de données. Cet assistant utilise les mêmes pages que l'assistant de création de base de données, mais vous permet d'accéder directement à la page contrôlant l'action à entreprendre. Vous pouvez également choisir de passer en revue l'ensemble des options de l'assistant, comme pour créer une base de données de toutes pièces ou pour personnaliser un modèle de base de données.
Vous vous déplacez dans l'assistant Modifier la base de données à l'aide des boutons suivants :
Suivant : Ouvre la page suivante de l'assistant.
Précédent : Ouvre la page précédente de l'assistant.
Annuler : Ferme l'assistant sans enregistrer les modifications.
OK : Enregistre les modifications et ferme l'assistant.
Conseil : si vous souhaitez uniquement renommer une base de données (sans modifier d'autre paramètre), cliquez avec le bouton droit de la souris sur son icône et sélectionnez Renommer dans le menu contextuel. Sinon, la seule manière de renommer la base consiste à la modifier, puis à passer en revue toutes les options de base de données.
Sur la page sommaire de la base de données, cliquez sur 
en haut de la page.
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône de la base de données, puis sélectionner Modifier dans le menu contextuel.
Sur la page Modifier la base de données/Modifier le processus d'approbation, sélectionnez l'une des options suivantes, puis cliquez sur OK :
Ajouter un champ : Permet de définir un nouveau champ.
Supprimer un champ : Permet de supprimer un champ.
Réorganiser les champs : Permet de repositionner des champs.
Modifier un champ : Permet de modifier un champ.
Modifier le nom de la base de données et d'autres paramètres de base : Ouvre la page Définition d'un nom de base de données ou celle permettant de définir un nom de processus d'approbation.
Pour convertir une base de données normale (autre qu'une base de données d'entreprise) en base de données de processus d'approbation, cochez la case Cette base de données est un processus d'approbation en plusieurs étapes. Si vous modifiez une base de données de processus d'approbation, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.
Modifier les options du sommaire : Ouvre la page Options de liste de bases de données.
Modifier les options du tableau de bord : Ouvre la page Options du tableau de bord.
Modifier le message de bienvenue et les instructions : Ouvre la page Instructions de base de données.
Modifier les étapes d'approbation ou les règles d'approbation (base de données de processus d'approbation uniquement) : Ouvre la page Etapes d'approbation.
Passer en revue toutes les options de la base de données : Démarre à la page de définition du nom de la base de données ou du processus d'approbation, et ouvre chaque page de l'assistant Modifier la base de données.
Une fois les modifications apportées à la base de données, cliquez sur OK pour les enregistrer et revenir au sommaire de cette base.
Dans la page Modifier la base de données, sélectionnez Ajouter un champ, puis cliquez sur OK.
Ou, dans la page Options de champ de base de données, cliquez sur Ajouter un autre.
Dans la page Ordre des champs, sélectionnez l'étape existante que le nouveau champ doit suivre dans le sommaire.
Vous pouvez également choisir (avant le premier champ) pour que ce champ apparaisse en premier.
Cliquez sur Suivant.
Sur la page Créer un champ, saisissez un nom, puis sélectionnez un type de données pour le champ.
Cliquez sur Suivant pour accéder à la page Options de champ de base de données.
Dans la page Options de champ de base de données, configurez les options de champ en fonction du type de données.
De même, dans la page Options de champ de base de données, sélectionnez les options de sommaire selon le type de données :
Utiliser ce champ comme intitulé des entrées
Afficher ce champ dans le sommaire
Afficher ce champ dans le formulaire de recherche
Utiliser ce champ comme champ de regroupement par défaut
Utiliser ce champ comme option de regroupement
Cliquez sur OK pour mettre à jour la base de données et revenir à la page de sommaire.
Remarque : les paramètres de tableau de bord des nouveaux champs d'une base de données reposent sur leur type de données. si vous souhaitez changer ces paramètres par défaut, remodifier la base de données dans la page Options du tableau de bord.
Dans la page Modifier la base de données, sélectionnez Supprimer des champs, puis cliquez sur Suivant.
Sur la page Supprimer des champs, sélectionnez les champs à supprimer des entrées de la base de données.
Vous pouvez également supprimer les champs Zone de commentaires, Zone de pièces jointes et Journal des modifications des entrées.
Cliquez sur OK.
Confirmez la suppression des champs, puis cliquez une nouvelle fois sur OK pour mettre à jour la base de données et revenir au sommaire.
Dans la page Modifier la base de données, sélectionnez Déplacer des champs, puis cliquez sur Suivant.
Dans la page Déplacement des champs, sélectionnez les champs à déplacer, puis cliquez sur Suivant.
Dans la page Ordre des champs, choisissez le champ devant précéder ceux que vous venez de sélectionner.
Vous pouvez également choisir l'option (avant le premier champ) pour afficher ces champs en premier dans la page d'entrée.
Cliquez sur OK pour mettre à jour la base de données et revenir à la page de sommaire.
Dans la page Modifier la base de données, sélectionnez Modifier un champ, puis cliquez sur Suivant.
Ou, dans la page Options de champ de base de données, cliquez sur l'icône de modification () près du nom et du type du champ.
Sélectionnez le champ à modifier et cliquez sur Suivant.
Dans la page de création de champ, entrez un nouveau nom ou changez le type de données du champ (vous pouvez aussi ne rien modifier).
Cliquez sur Suivant pour ouvrir la page Options de champ de base de données (ou sur OK pour y retourner). Remarque :
Remarque : le type de données cible de la conversion dépend du type de données d'origine. La liste déroulante de modification d'un type de données contient uniquement les types autorisés.
Dans la page Options de champ de base de données, configurez les options de champ en fonction du type de données.
De même, dans la page Options de champ de base de données, sélectionnez les options de sommaire suivantes, selon le type de données :
Utiliser ce champ comme intitulé des entrées
Afficher ce champ dans le sommaire
Afficher ce champ dans le formulaire de recherche
Utiliser ce champ comme champ de regroupement par défaut
Utiliser ce champ comme option de regroupement
Cliquez sur OK pour mettre à jour la base de données et revenir à la page de sommaire.
Remarque : pour changer les options de tableau de bord d'un champ, remodifiez la base de données dans la page Options du tableau de bord.
Seul un administrateur opérant au niveau du domaine eRoom peut convertir une base de données autonome (autre qu'un processus d'approbation) en base de données d'entreprise.
Dans le cas d'une base de données autonome qui n'est pas un processus d'approbation, assurez-vous d'abord que la base possède au moins un champ d'approbation (ajoutez-en un au besoin). Ensuite, dans la page Définir un nom de base de données de l'assistant Modifier la base de données, cochez la case Cette base de données est un processus d'approbation en plusieurs étapes. Lorsque vous cliquez sur OK, la page Etapes d'approbation apparaît ; vous pouvez y définir vos étapes à votre convenance. Toutes les entrées existant dans la base de données sont ajoutées à la première étape.
La case définissant une base de données comme étant un processus d'approbation en plusieurs étapes est en lecture seule (lorsqu'elle est cochée, elle ne peut pas être désélectionnée). Par conséquent, pour convertir une base de données de processus d'approbation en base de données autonome normale, vous devez supprimer toutes ses étapes.
Lors de l'ouverture d'une base de données, vous voyez sa page de sommaire, qui présente des lignes d'entrées de base de données avec des valeurs en colonnes pour chaque champ de base de données du sommaire. Vous pouvez consulter les lignes de base de données sur lesquelles vous possédez des droits d'ouverture ; dans le cas contraire, elles sont masquées dans le sommaire et ne sont pas incluses dans le nombre total de lignes.
Dans les bases de données de processus d'approbation, les entrées sont regroupées en différentes étapes dans le processus d'approbation. Vous pouvez consulter les lignes de base de données sur lesquelles vous possédez des droits d'ouverture ; dans le cas contraire, elles sont masquées dans le sommaire et ne sont pas incluses dans le nombre total de lignes. Pour déplacer une entrée vers une étape différente, vous pouvez la modifier pour l'approuver ou la rejeter.
Les entrées de base de données possèdent leurs propres propriétés de contrôle d'accès. Au départ, toute personne ayant accès à la base de données ou à l'étape peut l'ouvrir et son créateur (propriétaire) est le seul membre autorisé à la modifier (à modifier ses propriétés). Lors de la création ou de la modification d'une base de données ou d'une étape du processus d'approbation, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Définir un contrôle d'accès pour la base de données ou l'étape
Spécifier le paramètre du propriétaire d'origine de la base de données ou de l'étape qui détermine la liste Modifier par défaut des nouvelles entrées
Au départ, les entrées de base de données et les étapes du processus d'approbation possèdent les mêmes paramètres de contrôle d'accès que la base de données parent, mais les propriétaires des entrées et étapes existantes peuvent modifier ces paramètres séparément.
Dans le sommaire de la base de données, cliquez sur l'icône de l'entrée à ouvrir.
Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'entrée et sélectionner Afficher dans le menu contextuel.
La page d'entrée apparaît et affiche tous les champs de cette entrée.
Pour revenir au sommaire de la base de données depuis la page d'entrée, cliquez sur 
(niveau supérieur) dans l'arborescence ou cliquez sur Sommaire, en haut.
Dans le sommaire de la base de données, cliquez sur Nouvelle entrée, en haut de la page.
Vous pouvez également cliquer sur Nouvelle entrée dans la barre de commandes du sommaire.
Ou, dans la page Modifier l'entrée de base de données, cliquez sur Ajouter un autre.
Dans la page Créer une entrée de base de données, ajoutez les valeurs appropriées dans les champs disponibles.
Cliquez sur OK pour créer l'entrée et accéder à la page correspondante.
Pour ajouter d'autres entrées, cliquez sur Ajouter un autre, en haut de la page Créer une entrée.
Sur la page sommaire de la base de données, cliquez sur à côté de l'icône de l'entrée.
Vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône et sélectionner Modifier dans le menu contextuel.
Ou, dans la page d'entrée, cliquez sur , en haut de la page.
Dans la page Modifier l'entrée de base de données, utilisez les contrôles de type pour modifier les champs.
Cliquez sur OK pour enregistrer les modifications et revenir à la page d'entrée.
Pour modifier consécutivement plusieurs entrées, utilisez les boutons Précédent et Suivant de la page Modifier l'entrée de base de données. Lorsque vous cliquez sur l'un de ces boutons, eRoom enregistre l'entrée actuelle, et revient à l'entrée précédente ou passe à la suivante dans la base de données.
Lorsque vous créez ou modifiez des entrées dans une base de données, vos actions dépendent du type de données de chaque champ. Lorsqu'un champ possède une valeur d'origine, vous pouvez la modifier si nécessaire.
Type de champ |
Actions |
|
Texte brut |
Saisie et modification de texte sans options de formatage. Le nombre de caractères peut être limité. |
|
Texte formaté |
Saisie et modification de texte à l'aide d'une zone éditeur RTE (Rich Text Editor). (Uniquement avec l'extension) |
|
Date |
Saisie et modification d'une date à l'aide d'une zone de texte standard. Cliquez sur S'il s'agit d'un champ de date d'échéance, vous pouvez cocher la case Terminé pour indiquer qu'une tâche est terminée. Une coche apparaît alors pour ce champ dans le sommaire, à côté de la date de l'entrée. De plus, si ce champ appartient à une base de données de tâches, cette tâche n'est plus incluse dans la liste des tâches et, lors de la prochaine synchronisation de la base de données de tâches avec Outlook, cette tâche y sera également marquée comme terminée. Si vous ne cochez pas cette case, ce champ contient une valeur de date uniquement. |
|
Numéro |
Saisie ou modification de nombres et de caractères connexes, tels que des symboles de devise, des séparateurs décimaux et des virgules. |
|
Numérotation automatique |
Vous ne pouvez pas modifier les champs de numérotation automatique, car le programme les paramètre automatiquement. Dans le sommaire et les pages d'entrée, ces champs sont numérotés selon leur ordre de création ou de tri. |
|
Oui/Non |
Choisissez Oui ou Non dans le menu déroulant. |
|
Signalisation |
Choisissez l'un des indicateurs d'état disponibles, y compris Aucun(e). |
|
Liste des options |
Choisissez l'une des options disponibles dans le menu déroulant. |
|
Liste des membres |
Cliquez sur le sélecteur de membre ( |
|
Approbation |
Si vous êtes un membre désigné comme approbateur pour une entrée (ou si vous êtes coordinateur ou administrateur de l'eRoom), le bouton Approuver de ce champ est directement accessible, le cas échéant, dans la page d'entrée et dans l'éditeur. |
|
Zone de commentaires |
Dans une page d'entrée, cliquez sur Ajouter un commentaire ou sur Voter pour inclure des commentaires de discussion ou un sondage incorporé. |
|
Zone de pièces jointes |
Dans une page d'entrée, utilisez la zone de pièces jointes pour créer, ajouter et gérer des éléments relatifs à l'entrée (autres éléments d'eRoom, fichiers, etc.). Une zone de pièces jointes dans une base de données est semblable à une zone d'éléments eRoom incorporée. Dans eRoom Enterprise uniquement, il est possible de paramétrer une zone de pièces jointes de base de données afin de stocker automatiquement dans un emplacement par défaut d'un référentiel Documentum tous les fichiers non liés qui y sont créés, déplacés ou copiés.La dernière étape d'une base de données de processus d'approbation peut, par exemple, consister en l'archivage automatique des documents terminés dans un référentiel. Ce paramètre peut être désactivé lors des étapes précédentes, à savoir pendant les phases d'élaboration et de révision. Pour plus d'informations sur cette option, reportez-vous à la section Indication d'un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel Documentum dans la rubrique Création de liens au serveur Documentum avec eRoom Enterprise. |
|
Journal des modifications |
Vous ne pouvez pas éditer un journal des modifications, car il enregistre automatiquement les modifications de l'entrée. |
Dans le sommaire, utilisez les commandes Couper, Copier et Coller (ou le glisser-déplacer).
Vous pouvez exécuter ces commandes sur une ou plusieurs entrées à la fois. Si vous collez des entrées d'une base de données à l'autre, eRoom fait correspondre les champs en fonction des intitulés de colonne. En cas de non-concordance, eRoom vous indique les colonnes qui seront supprimées et vous invite à confirmer leur suppression avant de continuer.
Remarque : seuls les coordinateurs d'un eRoom peuvent couper, copier et coller des entrées d'une étape à une autre, sauf si la base de données de processus d'approbation autorise ses membres à déplacer des entrées d'une étape à l'autre manuellement.
Dans le sommaire, cliquez sur l'icône de l'entrée avec le bouton droit de la souris et choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Vous pouvez également, dans la page du sommaire, cocher la case à côté de l'entrée et cliquer sur Supprimer dans la barre de commandes.
Confirmez la suppression de l'entrée, puis cliquez une nouvelle fois sur OK pour mettre à jour la base de données et revenir au sommaire.
Les étapes du processus d'approbation contiennent les entrées de la base de données, c'est-à-dire des enregistrements de données composés des champs définis dans la base de données proprement dite. L'assistant de création d'étape vous permet de créer et de modifier les propriétés des étapes de la base de données. Vous pouvez supprimer des étapes de la base de données, mais vous ne pouvez pas couper, copier ni faire glisser des étapes.
Voir aussi :Bases de données de processus d'approbation et fichiers liés au serveur Documentuml
Les étapes héritent la plupart de leurs propriétés de la base de données parent, mais vous pouvez les modifier séparément (ainsi que les options de certains champs) à l'aide de l'assistant Etape. Cet assistant utilise les mêmes pages que celles que l'assistant de création de base de données affiche pour un processus d'approbation, mais vous pouvez accéder directement à la page contrôlant l'action à entreprendre.
A moins de modifier la valeur initiale d'une propriété d'étape (celle qui correspond au parent), son paramétrage reflète toutes les modifications apportées au paramétrage de cette même propriété dans la base de données parent. Toutefois, une fois cette propriété modifiée dans une étape, le paramétrage de cette étape remplace celui de son parent et les modifications du paramétrage du parent n'affectent plus cette propriété au niveau de l'étape. Si les propriétés de l'étape/du parent sont modifiées et correspondent à nouveau, le suivi du paramétrage reprend (sauf pour les options d'une liste d'options, qui ne sont plus jamais synchronisées une fois qu'elles ont été annulées) et les modifications du parent sont appliquées dans l'étape.
Cependant, si vous modifiez les paramètres de contrôle d'accès d'origine d'une étape, ils conservent de manière permanente leur indépendance par rapport à ceux de la base de données principale, même s'ils concordent à nouveau par la suite.
Dans le sommaire du processus d'approbation, cliquez sur Nouvelle étape dans la barre de commandes de la liste Etapes d'approbation.
Vous pouvez également, dans la page Modifier le processus d'approbation, sélectionner Modifier les étapes d'approbation ou les règles d'approbation pour ouvrir la page Etapes d'approbation (et poursuivre à partir de cette page).
Sélectionnez l'étape existante que le nouveau champ doit suivre dans le sommaire. Vous pouvez également choisir (avant la première étape) pour que cet élément apparaisse en premier. Cliquez sur OK.
Dans la page Définir un nom de base d'étape d'approbation, effectuez les opérations suivantes :
Attribuez un nom à l'étape.
Indiquez si les membres peuvent créer de nouvelles entrées dans cette étape. Pour autoriser la création d'entrées, cochez la case Vous pouvez créer des entrées dans cette étape.
Sélectionnez un modèle de couleurs.
Pour modifier les paramètres initiaux de contrôle d'accès régissant les personnes autorisées à ouvrir et modifier l'étape, cliquez sur Contrôle d'accès.
Pour sélectionner une autre icône pour l'étape, cliquez sur Modifier l'icône.
Cliquez sur Suivant.
La page Options de champ d'étape d'approbation affiche uniquement les champs Liste des membres, Approbation et Liste des options définis dans le processus d'approbation. Dans eRoom Enterprise uniquement, cette page comprend également le champ Zone de pièces jointes, si un tel champ est défini pour la base de données. L'étape peut comporter des options et des valeurs d'origine distinctes uniquement pour les champs correspondant à ces types de données (toutefois, le paramètre Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent des champs de liste d'options, et le paramètre Il s'agit d'un champ de propriétaire des champs de membres ou d'approbation n'apparaissent pas).
Modifiez ces options de champ de manière appropriée (si nécessaire), puis cliquez sur Suivant.
Sur la page Options de liste des étapes d'approbation vous pouvez définir pour cette étape des options de sommaire différentes de celles du reste de ce processus d'approbation. Toutefois, vous ne pouvez pas modifier pour une étape la position des champs (ordre des colonnes), ni les intitulés d'entrée.
Cliquez sur Suivant.
La page Instructions d’étape d'approbation vous permet de saisir le message de bienvenue à afficher dans le sommaire des étapes, ainsi que des instructions de modification des entrées qui apparaîtront dans les pages de création/modification d'entrées. Ces deux éléments sont facultatifs.
Cliquez sur OK pour créer l'étape et revenir à la page de sommaire principale du processus d'approbation.
Dans le sommaire du processus d'approbation, cliquez sur l'icône de l'étape avec le bouton droit de la souris et choisissez Modifier dans le menu contextuel.
Sur la page Modifier l’étape d’approbation, sélectionnez l'une des options suivantes, puis cliquez sur OK :
Modifier un champ : permet de modifier une liste des options, une liste des membres, une approbation ou, dans eRoom Enterprise uniquement, le champ Zone de pièces jointes à cette étape.
Sélectionnez un champ et cliquez sur Suivant pour ouvrir la page Options de champ d'étape d'approbation. Modifiez les options de champ en fonction de vos besoins et sélectionnez les options de sommaire appropriées parmi les suivantes :
Afficher ce champ dans le sommaire
Afficher ce champ dans le formulaire de recherche
Utiliser ce champ comme champ de regroupement par défaut
Utiliser ce champ comme option de regroupement
Cliquez sur OK pour mettre à jour la base de données et revenir à la page de sommaire.
Modifier le nom de la base de données et d'autres paramètres de base : Ouvre la page Définir un nom d'étape d'approbation.
Modifier les options du sommaire : Ouvre la page Options de liste des étapes d'approbation.
Modifier le message de bienvenue et les instructions : Ouvre la page Instructions d'étape d'approbation.
Passer en revue toutes les options de l'étape d'approbation : Ouvre la page Définir un nom d'étape d'approbation, puis vous amène sur chaque page de l'assistant Etape, dans le même ordre que pour l'ajout d'une étape.
Une fois les modifications apportées à l'étape, cliquez sur OK pour les enregistrer et revenir au sommaire du processus d'approbation.
Dans le sommaire du processus d'approbation, cliquez sur l'icône d'une étape avec le bouton droit de la souris et choisissez Supprimer dans le menu contextuel.
Vous pouvez également cocher la case de l'étape et cliquer sur Supprimer dans la barre de commandes.
Dans l'arborescence, vous pouvez aussi cliquer avec le bouton droit de la souris sur l'icône d'une étape et sélectionner Supprimer dans le menu contextuel.
Vous pouvez également, dans la page Modifier le processus d'approbation, sélectionner Modifier les étapes d'approbation ou les règles d'approbation pour ouvrir la page Etapes d'approbation et cliquer sur pour l'étape à supprimer.
Si cette étape n'est pas la dernière du processus d'approbation et si elle possède des entrées, eRoom vous demande vers quelle étape vous souhaitez déplacer ces entrées. Choisissez l'étape dans laquelle placer les entrées et cliquez sur OK. Cliquez ensuite sur OK pour confirmer la suppression de l'étape. (Si l'étape ne possède aucune entrée, il vous suffit de confirmer sa suppression.)
Si cette étape est la seule qui reste dans le processus d'approbation, même si elle contient des entrées, eRoom vous demande de confirmer qu'en supprimant cette étape du processus d'approbation vous souhaitez bien convertir la base de données en base de données autonome. Cliquez sur OK pour confirmer.
eRoom supprime l’étape. Si cette étape possédait des entrées et n'était pas la dernière de la base de données, ces entrées sont placées dans l'étape indiquée. Si cette étape était la seule qui restait dans le processus d'approbation, la base de donnée devient une base de données normale et toutes les entrées, des entrées de base de données normales.
Remarque : Les étapes de la base de données qui sont supprimées sont définitivement éliminées de l'eRoom ; elles ne sont pas placées dans la Corbeille, si votre eRoom en possède une.
Chaque champ d'une base de données accepte et affiche un seul type de données.
Remarque : Vous pouvez modifier le type de données d'un champ après avoir enregistré la base de données, mais vous ne pouvez le changer qu'en un autre type compatible avec celui d'origine. Par exemple, vous pouvez uniquement changer un champ date en champ texte (brut ou formaté). L'objectif est de conserver les valeurs existantes de ces champs ou de les convertir correctement.
Type de données |
Description et options |
Options d'affichage des tableaux de bord |
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Texte brut |
Pour les champs qui affichent du texte sans mise en forme spéciale. Vous modifiez un champ texte brut dans une zone de texte standard. Limitez ce champ à n (1-256) caractères Cochez cette case pour limiter la taille d'un champ texte. Indiquez un nombre pour n, qui définit le nombre maximal de caractères que la zone de saisie de ce champ peut contenir. La valeur par défaut de n est 40caractères. Si vous ne cochez pas cette case, la taille du champ texte est illimitée. Spécifiez les éléments que ce champ doit afficher dans la page d'entrée et dans le sommaire lorsque vous créez une entrée pour la première fois. Si vous ne paramétrez pas cette option, le champ ne contient aucune valeur d'origine lors de la création d'une entrée. Aucun renvoi automatique à la ligne Cochez cette case lorsque vous souhaitez que tout le texte de ce champ apparaisse sur une même ligne du sommaire (exemple). Dans ce cas, l'entrée comportant le plus grand nombre de caractères dans ce champ détermine la largeur de la colonne. Sinon, si le texte de ce champ ne tient pas sur une seule ligne dans une colonne de largeur fixe, il est renvoyé automatiquement à la ligne suivante et le champ est présenté verticalement pour s'adapter à l'intégralité de ce texte. Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent Cochez cette case pour modifier la présentation de la page d'entrée (et non du sommaire) pour que ce champ apparaisse sur la même ligne que celle du champ précédent, au lieu d'une autre ligne. Ce paramètre n'est pas disponible pour le premier champ de la page d'entrée ni si le champ concerné suit l'un des types de champ suivants : Texte formaté, Liste des membres, Approbation, Zone de commentaires, Zone de pièces jointes ou Journal des modifications. |
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Texte formaté (uniquement avec l'extension) |
Pour les champs qui affichentdu texte avec des styles de police tels que gras et italique, ainsi que des graphiques et des liens hypertexte. Vous modifiez un champ texte formaté à l'aide d'une zone d'éditeurRTE (Rich Text Editor) incorporée. La zone de saisie de ce champ contient n lignes Cochez cette case pour définir la hauteur (nombre de lignes égal à n) de la zone de l'éditeur RTE utilisée pour la saisie de texte formaté dans le champ. Bien que ce nombre ne limite pas la longueur du texte de ce champ, vous pouvez l'utiliser pour ajuster visuellement la zone du champ à la taille d'une valeur standard. Valeur d'origine Voir plus haut. Aucun renvoi automatique à la ligne Voir plus haut. |
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Date |
Pour les champs affichant des dates de calendrier. Vous modifiez un champ date à l'aide d'une zone de texte dotée d'un sélecteur de date ( Cochez cette case pour classifier la date en tant qu'échéance ou jalon. Lorsque vous créez ou modifiez une entrée dotée d'un champ avec une date d'échéance, l'éditeur de ce champ ajoute une case à cocher Terminé. Si une base de données possède un champ de date d'échéance et un champ de membre propriétaire, elle est considérée comme une base de données de tâches. Toutefois, pour que la base de données de tâches soit correctement synchronisée avec Outlook, le champ de membre propriétaire ne peut pas servir d'intitulé aux entrées de la base de données. Sélectionnez le paramètre déterminant la valeur que ce champ doit afficher dans la page d'entrée et dans le sommaire lorsque vous créez une entrée pour la première fois.
Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent Voir plus haut. |
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Numéro |
Type destiné aux champs contenant des valeurs fixes et des caractères connexes, tels que les symboles de devises, les virgules et les séparateurs décimaux. Valeur d'origine Voir plus haut. Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent Voir plus haut. |
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Numérotation automatique |
Type destiné aux champs contenant des valeurs numériques que le logiciel eRoom génère automatiquement lorsque vous créez une entrée. Vous ne pouvez pas modifier les champs de numérotation automatique. Numéroter les entrées : Sélectionnez le type de numérotation à appliquer aux entrées.
Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent Voir plus haut. |
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Type destiné aux champs contenant les valeurs Oui ou Non, comme dans les colonnes Terminé ou Envoyé. Valeur d'origine : Indiquez si ce champ doit contenir Oui ou Non dans la page d'entrée et dans le sommaire lorsque vous créez une entrée pour la première fois. Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent Voir plus haut. |
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Signalisation |
Type destiné aux champs indiquant visuellement l'état général des entrées. Chaque champ de signalisation peut afficher l'un des trois paramètres dans le style de votre choix (exemple). Style de la signalisation Sélectionnez le style d'affichage des indicateurs d'état.
Valeur d'origine : Sélectionnez le mode d'affichage de l'indicateur d'état dans la page d'entrée lorsque vous créez une entrée pour la première fois.
Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent Voir plus haut. |
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Liste des options |
Pour les champs qui affichent un sous-ensemble de valeurs prédéfinies. Lorsque vous modifiez un champ de liste d'options n'admettant qu'une seule option, vous choisissez cette valeur dans une liste déroulante d'options prédéfinies. Lorsque vous modifiez un champ admettant plusieurs options, vous utilisez le sélecteur d'options ( Options Dans cette zone de texte, saisissez l'ensemble des valeurs que les membres pourront choisir, à raison d'une par ligne (remplacez les valeurs initiales fournies à titre d'exemple). Si vous autorisez la sélection de plusieurs options, aucune des valeurs que vous saisissez ne doit contenir de point-virgule (;). Sinon, ces valeurs ne seront pas importées correctement au format .CSV car le convertisseur de données utilise le point-virgule pour délimiter les valeurs d'un champ d'options. Autoriser plusieurs options Cochez cette case pour permettre aux membres de choisir plusieurs valeurs pour ce champ lors de la création ou de la modification d'une entrée. Valeur d'origine Laissez cette zone de texte vide ou, pour qu'une valeur apparaisse dans ce champ lorsque vous créez une entrée pour la première fois, saisissez l'une des valeurs indiquées comme option. Aucun renvoi automatique à la ligne Voir plus haut. Afficher sur la même ligne que celle du champ précédent Voir plus haut. |
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Liste des membres |
Type destiné aux champs contenant les noms des membres eRoom. Vous modifiez une liste des membres en utilisant le sélecteur de membre ( Quels membres doivent être répertoriés? Indiquez si vous souhaitez afficher Tous les membres en tant qu'option pour ce champ ou simplement un sous-ensemble des membres eRoom (Ces membres uniquement). Il s'agit d'un champ de propriétaire Cochez cette case pour classifier le champ de membre comme possédant un propriétaire. Si la base de données possède un champ de date d'échéance et qu'un champ de membre propriétaire est défini (à l'aide de ce paramètre), la base de données est considérée comme une base de données de tâches. Toutefois, pour que la base de données de tâches soit correctement synchronisée avec Outlook, le champ de membre propriétaire ne peut pas servir d'intitulé aux entrées de la base de données. Valeur d'origine Parmi les membres cités pour apparaître comme option de ce champ, indiquez les membres spécifiques (éventuellement) que vous souhaitez afficher en tant que valeur d'origine de ce champ. Si vous sélectionnez (auteur), la valeur d'origine correspond au nom du membre ayant créé l'entrée. Pour n'afficher aucun élément dans ce champ lorsque vous créez une entrée, laissez cette zone vide. Autoriser plusieurs options Cochez cette case pour que les utilisateurs puissent sélectionner plusieurs membres. Afficher les initiales, pas les noms complets Cochez cette case pour afficher les initiales des membres au lieu de leurs noms complets dans le sommaire correspondant à ce champ. Les noms complets des membres apparaissent dans la page d'entrée, même si vous avez configuré cette option. |
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Approbation |
Type destiné aux champs identifiant les membres qui peuvent approuver les entrées de la base de données. Dans la page Modifier l'entrée de base de données, les champs d'approbation comprennent un champ permettant d'indiquer une date d'échéance pour l'approbation de l'entrée. Toutes les dates d'échéance apparaissent également dans le sommaire, dans le champ d'approbation. Tout membre désigné comme approbateur peut cliquer sur Approuver, puis, dans la page Sélectionner les membres, cocher la case à côté de son nom afin d'enregistrer son approbation. Dans une base de données de processus d'approbation, pour toutes les étapes autres que la première, les champs d'approbation des pages Modifier l'entrée de base de données comportent un bouton Rejeter en plus du bouton Approuver. Si vous êtes approbateur, le fait de cliquer sur le bouton Rejeter vous permet de rédiger une explication avant de renvoyer une entrée à l'étape précédente, où le motif de votre rejet figurera dans la page d'entrée. Approbateurs Utilisez le sélecteur de membre ( Chaque entrée doit être approuvée par : Indiquez si toutes les personnes identifiées en tant qu'approbateur doivent contresigner l'entrée ou si l'approbation de l'une d'elles seulement est suffisante. Il s'agit d'un champ de propriétaire Cochez cette case pour classifier le champ d'approbation comme possédant un propriétaire, ce qui permet de considérer la base de données comme une base de données de tâches et de la synchroniser avec Outlook. Valeur d'origine Pour afficher le nom des approbateurs lorsque vous créez une entrée, utilisez le sélecteur de membre ( Echéance d'origine Voir plus haut. |
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Permet de prévoir une zone dans la page d'entrée pour ajouter des commentaires. Une base de données ne peut avoir qu'un seul champ de zone de commentaires. Autoriser les réponses imbriquées Cochez cette case pour que les membres puissent répondre directement à chaque commentaire. |
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Permet de prévoir une zone dans la page d'entrée pour ajouter des fichiers. Une base de données ne peut avoir qu'un seul champ de zone de pièces jointes. Aucune option n'est associée à ce type de données, sauf dans eRoom Enterprise. Par défaut, les fichiers contenus sont liés au serveur Documentum (eRoom Enterprise uniquement) Cochez cette case pour spécifier un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel Documentum pour tous les fichiers créés, coupés, collés ou acheminés vers la zone de pièces jointes d'une entrée. Dans une base de données de processus d'approbation par exemple, la dernière étape peut enregistrer automatiquement un document terminé dans un référentiel Documentum. Ce paramètre peut être désactivé lors des étapes précédentes, à savoir pendant les phases d'élaboration et de révision. Pour plus d'informations sur l'utilisation de cette option, reportez-vous à la section Indication d'un emplacement de stockage par défaut dans un référentiel Documentum, dans eRoom Enterprise.
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Permet d'enregistrer automatiquement les modifications des entrées ou des tâches de la base de données et sur les pages d'entrée ou de tâche individuelles en affichant une ligne montrant un enregistrement de chaque modification. Une base de données ne peut avoir qu'un seul champ de journal des modifications. Lorsqu'un journal des modifications contient dix modifications ou plus, il affiche seulement les cinq plus récentes. Cliquez sur Aucune option n'existe pour ce type de données. |
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Après avoir défini tous les champs d'une base de données, vous pouvez souhaiter changer le type de données de l'un d'eux. Par exemple, vous paramétrez un champ sur le type Texte brut et vous décidez ultérieurement d'ajouter des liens hypertexte dans ce champ. Vous pouvez changer le champ en champ de texte formaté, ce qui permet d'y insérer des liens hypertexte.
Lorsque vous changez le type de données d'un champ de base de données, tenez compte des remarques suivantes :
Les valeurs Texte brut non convertibles sont supprimées.
Les valeurs Texte formaté non convertibles sont supprimées.
La conversion des valeurs numériques en format texte conserve le formatage de ces valeurs numériques.
Les valeurs Liste des options non convertibles sont supprimées.
Si vous convertissez des valeurs Approbation en valeurs Liste des membres, la date d'échéance d'approbation, si elle existe, est supprimée.
Vous ne pouvez pas convertir les types de données suivants : Zone de commentaires, Zone de pièces jointes et Journal des modifications.
Dans le sommaire de la base de données, cliquez sur Exporter dans la barre de commandes.
Si la base contient des champs de texte formaté, la page Exportation d'un élément de base de données vous invite à les exporter au format HTML.
Dans la page Exportation de l'élément Base de données terminée, cliquez sur le lien approprié pour télécharger le fichier exporté.
Ce fichier est enregistré au format .CSV.
Remarque : les images des champs de texte formaté, les pièces jointes, les commentaires et les entrées de journal des modifications ne sont pas exportés.
Dans le sommaire de la base de données, cliquez sur Importer dans la barre de commandes.
Dans la page Importation d'une base de données, sélectionnez le fichier d'exportation correspondant à la base de données à importer.
Les fichiers d'exportation de base de données eRoom portent une extension .csv. Le fichier doit commencer par une ligne d'en-tête contenant les noms de colonne.
Cliquez sur OK.
Les colonnes du fichier texte dont les noms correspondent aux colonnes de la base de données eRoom sont importées dans cette base.
En outre, eRoom vérifie que chaque ligne de données est bien mise en forme (c'est-à-dire que le nombre de champs d'une ligne de données concorde avec le nombre de champs de la ligne d'en-tête). Si vous rencontrez un problème à ce niveau, c'est généralement parce que le caractère de séparation utilisé dans les lignes de données est incorrect, alors que la ligne d'en-tête est, elle, correcte. Si des lignes de données présentent des défauts de mise en forme, eRoom vous en alerte, par exemple par le message suivant : "No rows will be imported (Aucune ligne ne sera importée). This could be because there are no rows in the file, or all rows don't have the correct number of fields. (Cela peut être dû à l'absence de lignes dans le fichier ou au fait que toutes les lignes ne comportent pas le nombre de champs correct.) Vérifiez le fichier et réessayez.
Si le fichier CSV comporte plus de lignes que le nombre maximum spécifié comme paramètre de réglage du serveur (100 000 par défaut), eRoom affiche un message indiquant que le nombre maximum de lignes autorisé est dépassé. Dans ce cas, vous pouvez diviser le fichier en plusieurs de taille inférieure, puis réessayer de l'importer.
Remarque : si vous importez un élément dans une base de données de processus d'approbation, le fichier .CSV doit comporter une colonne supplémentaire intitulée Etape, contenant le nom de l'étape dans laquelle l'entrée doit être importée.
pour ouvrir un calendrier contextuel dans lequel vous pouvez choisir une date.
). Dans la page Sélection des membres, choisissez le ou les membres appropriés. Vous ne pouvez sélectionner qu'un seul membre, sauf si ce champ est paramétré sur Autoriser plusieurs options.
: Signalisation individuelle (verte, jaune ou rouge)
: Groupes de signalisation avec une seule couleur allumée (verte, jaune ou rouge)
: Drapeaux de couleur (vert, jaune ou rouge)
: Pointeurs en forme de pouce (vers le haut ou vers le bas, ou les deux)
: Symboles (coche, tiret ou croix)
) pour sélectionner des entrées dans un groupe de valeurs prédéfinies.
pour développer le journal ou sur