Cette rubrique contient les sections suivantes :
Un calendrier est un élément eRoom dans lequel vous pouvez planifier des événements pour un individu ou une équipe. Un événement de calendrier fournit des détails sur un événement particulier et précise s'il est ponctuel ou périodique. Les événements sont également des éléments qui ont leurs propres pages et propriétés (icône, intitulé, description, etc.).
Vous pouvez créer tableaux de bord de calendrier dans votre eRoom pour résumer et afficher les événements d'une ou plusieurs sources de données de calendrier. Votre page Mes eRooms comprend un onglet Tableaux de bord, sous lequel vous pouvez afficher et classer vos tableaux de bord de base de données, de calendrier et de plan de projet. Ainsi, la page Mes eRooms permet de centraliser les éléments souvent mis à jour dans des eRooms multiples.
Uniquement avec l'extension: vous pouvez synchroniser les événements de vos calendriers eRoom avec Outlook.
Lorsque vous créez ou modifiez un calendrier, ses propriétés sont les suivantes :
Intitulé du calendrier (obligatoire)
Indication du premier jour de la semaine (lundi ou dimanche)
Description du calendrier
Indication précisant si les membres peuvent faire des commentaires et voter dans la page de calendrier (option activée par défaut)
Paramètres de contrôle d'accès du calendrier
Aspect de l'icône du calendrier
Indique si le calendrier comporte des commandes personnalisées (pour plus de détails à ce sujet, consultez le Server Extension Programmer's Guide (Guide du programmeur des extensions du service) dans l'aide de l'API eRoom)
Les événements de calendrier possèdent les propriétés suivantes :
Intitulé de l'événement (obligatoire)
Date de l'événement (obligatoire)
Heure de début, durée et nature de l'événement : périodique ou non (et, s'il l'est, sa fréquence)
Description de l'événement
Indication précisant si les membres peuvent faire des commentaires et voter dans la page de l'événement (option activée par défaut)
Possibilité pour les membres d'ajouter des pièces jointes à cette page (option activée par défaut)
Paramètres de contrôle d'accès de l'événement
Les calendriers possèdent leurs propres propriétés de contrôle d'accès, tout comme chaque événement de calendrier. Au départ, toute personne ayant accès au calendrier peut l'ouvrir et son créateur (propriétaire) est le seul membre autorisé à le modifier (à modifier ses propriétés). Lorsque vous créez ou modifiez un calendrier, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :
Configurer les propriétés de contrôle d'accès du calendrier
Spécifier le paramètre du propriétaire d'origine du calendrier, qui détermine la liste Modifier par défaut des nouveaux événements
Au départ, les événements de calendrier possèdent les mêmes paramètres de contrôle d'accès que le calendrier parent ; toutefois, les propriétaires des événements existants peuvent modifier ces paramètres individuellement.
Voir aussi : Contrôle de l'accès aux informations
Vous pouvez créer des calendriers, modifier leurs propriétés, les renommer, les déplacer, les ouvrir, les supprimer et paramétrer une notification, comme vous le faites pour d'autres éléments eRoom.
Dans la page d'un calendrier, vous pouvez afficher des événements, naviguer vers d'autres dates, rechercher des événements particuliers, afficher uniquement vos événements ou les afficher tous, modifier et (éventuellement) enregistrer votre affichage du calendrier, et définir une notification pour des événements particuliers.
Dans une page eRoom, vous pouvez vous connecter à la liste de tous les événements de calendrier à venir.
Quand vous supprimez un événement de calendrier, il est envoyé dans la Corbeille. Cependant, ces événements sont toujours liés au calendrier dont ils ont été supprimés. Ainsi, si vous supprimez définitivement un calendrier de la corbeille et si cette dernière contient aussi des événements précédemment supprimés de ce calendrier, vous devez aussi confirmer la suppression de ces événements.
Après avoir ouvert la page du calendrier pour afficher l'événement, cliquez sur l'icône de ce dernier (
) pour ouvrir la page d'événement correspondante.
Dans la page de l'événement, vous pouvez modifier l'événement ou cliquer sur Niveau supérieur (
) pour revenir à la page du calendrier.
Pour accéder à la semaine/au mois immédiatement précédent/suivant, cliquez sur les boutons correspondants en haut de la page du calendrier.
Pour afficher une date précise, saisissez cette date dans la zone de texte Ok située en haut de la page du calendrier et cliquez sur OK.
Pour afficher la date du jour, cliquez sur le bouton Aujourd'hui en haut de la page du calendrier.
Dans la zone Rechercher, en haut de la page du calendrier, saisissez le texte à rechercher dans l'intitulé des événements, puis cliquez sur le bouton Rechercher. Ensuite :
Dans l'affichage par mois ou par semaine, le calendrier affiche la page contenant l'événement suivant répondant aux critères entrés.
Dans l'affichage sous forme de liste, les événements sont filtrés; seuls les événements répondant aux critères sont affichés.
Dans l'affichage sous forme de liste, s'il n'existe aucun événement correspondant à la requête, aucun événement n'est affiché. Dans l'affichage par mois ou par semaine, un message vous indique qu'aucun événement de calendrier ne correspond à la requête.
Pour afficher uniquement vos événements, cliquez sur Le mien, en haut de la page du calendrier.
Pour afficher tous les événements planifiés dans le calendrier alors que seuls vos événements sont affichés, cliquez sur Tous.
En haut de la page du calendrier, cliquez sur l'un des boutons suivants pour modifier l'affichage (comme lorsque vous modifiez l'affichage d'une zone d'éléments) :
: Affiche un mois à la fois dans la page du calendrier
: Affiche une semaine à la fois dans la page du calendrier
: Affiche la page du calendrier sous la forme d'une liste des événements, avec des colonnes pour la date et l'heure de début, la durée et le nom des membres participants.
Remarque : le changement de mode d'affichage efface les critères de recherche saisis dans la zone Rechercher.
Dans l'arborescence ou dans la zone d'éléments, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône du calendrier et sélectionnez Notification dans le menu contextuel.
Vous pouvez également, dans la zone d'éléments, cocher la case à côté du calendrier, puis cliquer sur Notification dans la barre de commandes.
La page Notification apparaît et propose, outre l'option propre au calendrier, toutes les options dont vous disposez pour définir une notification pour les autres types d'élément.
Cochez la case N'inclure que les événements auxquels je participe si vous souhaitez recevoir uniquement les avis par courrier électronique vous concernant.
Dans la page du calendrier affichant l'événement, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de cet événement et sélectionnez Notification dans le menu contextuel.
Vous pouvez également, après avoir affiché la liste des événements dans le calendrier, cocher la case à côté de l'événement voulu, puis cliquer sur Notification dans la barre de commandes.
La page Notification apparaît et propose exactement les mêmes options que pour définir une notification pour un autre type d'élément.
Pour planifier un événement, créez un élément Evénement et spécifiez ses propriétés. L'événement le plus simple se produit une seule fois; vous pouvez toutefois également créer des événements qui se répètent régulièrement. Une fois l'événement créé, vous pouvez le modifier ou le supprimer.
Voir aussi : Evénements de calendrier périodiques et Synchronisation des événements de calendrier d'eRoom et d'Outlook
En haut de la page du calendrier, cliquez sur le bouton Nouvel événement pour ouvrir la page Créer un événement.
Saisissez l'intitulé de l'événement, tel que Réunion de budget.
Saisissez une date ou utilisez le sélecteur de date (
) pour en choisir une.
Précisez les participants à l'événement. Il est obligatoire d'inscrire au minimum un participant eRoom ; le créateur de l'événement en est le membre initial. Pour sélectionner des membres eRoom supplémentaires, utilisez le sélecteur de membre (
).
Facultatif:
Saisissez une heure de début (en spécifiant AM pour le matin, ou PM pour l'après-midi ou le soir), puis une durée (au format heures:minutes ou en heures uniquement). Ne tenez pas compte du bouton Périodique s'il s'agit d'un événement ponctuel.
Saisissez la description de l'événement.
Cochez les cases appropriées pour déterminer si le système doit prévoir une zone pour les commentaires et les votes, ainsi qu'une zone pour les pièces jointes.
Pour modifier les paramètres de contrôle d'accès afin qu'ils diffèrent des propriétés du propriétaire d'origine du calendrier, cliquez sur le bouton Contrôle d'accès.
Cliquez sur OK pour créer votre événement et revenir à la page du calendrier. L'icône de cet événement apparaît à la date spécifiée.
Voir aussi : Pour planifier un événement de calendrier périodique
Dans la page du calendrier affichant l'événement, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de cet événement et sélectionnez Modifier dans le menu contextuel.
Vous pouvez également ouvrir l'événement et cliquer, en haut de la page de l'événement, sur le bouton 
Modifier pour ouvrir la page Modifier l'événement.
La page Modifier l'événement est semblable à la page Créer un événement, mais toutes les valeurs de l'événement sont déjà affichées.
Modifiez des paramètres de l'événement, puis cliquez sur OK pour mettre à jour cet événement et revenir à la page correspondante.
Pour revenir à la page du calendrier à partir de la page de l'événement, cliquez sur Niveau supérieur ().
Voir aussi : Pour modifier un événement de calendrier périodique
Dans la page du calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'événement () et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.
Vous pouvez également répertorier tous les événements en cliquant sur le bouton Afficher sous forme de liste (), cocher la case correspondant à l'événement à supprimer, puis cliquer sur Supprimer dans la barre de commandes.
Cliquez sur OK pour confirmer la suppression: eRoom supprime l'événement.
Voir aussi : Pour supprimer un événement de calendrier périodique
Un événement périodique se produit régulièrement. Par exemple, quotidiennement pendant un certain nombre de jours (comme une conférence ou une période de congés), toutes les semaines, tous les mois, etc. Vous créez un événement de calendrier périodique comme un événement ponctuel mais en saisissant des détails sur sa périodicité.
En haut de la page du calendrier, cliquez sur le bouton Nouvel événement.
Dans la page Créer un événement, après avoir configuré toutes les autres propriétés d'un événement de calendrier, cliquez sur le bouton Périodique.
Dans la page Evénement périodique, modifiez le paramètre de périodicité Une fois pour le définir sur le paramètre approprié. Pour ce faire, procédez comme suit:
S'il s'agit d'un événement qui se produit chaque semaine, ou toutes les deux ou trois semaines, sélectionnez respectivement les options Tous les [jour de la semaine], Tous les deux[jour de la semaine] ou Tous les trois[jour de la semaine].
Pour un événement qui se produit plusieurs fois par semaine, sélectionnez Pendant les jours suivants de la semaine et sélectionnez les jours appropriés dans la liste.
Pour un événement qui se produit un jour particulier du mois, sélectionnez Le n de chaque mois. Dans la zone n, sélectionnez dans le menu déroulant un jour précis ou Dernier, s'il s'agit du dernier jour du mois.
S'il s'agit d'un événement qui se produit un jour précis de la même semaine de chaque mois, sélectionnez Le n [jour de la semaine] de chaque mois. Dans la zone n, sélectionnez Premier, Deuxième, Troisième ou Quatrième dans le menu déroulant, puis sélectionnez le jour de la semaine voulu.
Sélectionnez les dates de début et de fin, incluses, de la période au cours de laquelle l'événement se répétera.
Dans la page Evénement périodique, cliquez sur OK pour revenir à la page Créer un événement.
Cliquez sur OK pour créer l'événement et revenir à la page du calendrier. Cette dernière affiche l'icône (
) correspondant à l'événement périodique, comme il convient.
En haut de la page du calendrier, cliquez sur le bouton Nouvel événement.
Dans la page Créer un événement, après avoir configuré toutes les autres propriétés, cliquez sur le bouton Périodique.
Dans la page Evénement périodique, changez le paramètre de périodicité Une fois pour le configurer sur Pendant les jours suivants de la semaine, puis sélectionnez les jours de la semaine où l'événement doit se produire.
Par exemple, pour une conférence de cinq jours qui se déroule du mercredi au mardi de la semaine suivante, mais sans inclure le week-end, sélectionnez tous les jours sauf le samedi et le dimanche. Si vous planifiez une période de congés de dix jours, sélectionnez tous les jours de la semaine inclus dans cette période.
Spécifiez les dates de début et de fin, incluses, auxquelles les événements périodiques se produisent.
Vous modifiez un événement de calendrier périodique comme tout événement ponctuel. Toutefois, vous pouvez modifier ou supprimer certains détails concernant le mode de périodicité éventuel de cet événement.
En haut de la page de l'événement, cliquez sur le bouton 
pour ouvrir la page Modification de l'événement.
Modifiez les paramètres de l'événement.
Par exemple, pour supprimer toutes les occurrences futures de cet événement, vous pouvez désactiver les paramètres de périodicité en cliquant sur Périodique, puis en sélectionnant Une fois.
Pour modifier d'autres paramètres (comme l'heure de début de l'événement), vous pouvez modifier uniquement l'événement actuel ou l'ensemble des événements à venir de la série.
Si vous modifiez uniquement l'événement actuel, il devient une exception dans la série et les événements à venir de cette série restent inchangés. Toutefois, eRoom reconnaît cette exception comme faisant toujours partie de la série d'origine. En d'autres termes, si vous modifiez à nouveau cet événement (y compris si vous le supprimez), vous avez également la possibilité de modifier tous les événements à venir de la même série.
Si vous modifiez l'événement actuel et tous les événements à venir d'une série, la série d'origine est divisée. Elle se termine par l'événement antérieur à l'événement actuel et eRoom crée une nouvelle liste commençant par l'événement actuel. En d'autres termes, si vous revenez sur un événement de la série d'origine et que vous le modifiez, vous ne pouvez modifier que cet événement, et ceux compris entre l'événement modifié et le point de séparation de la série.
Cliquez sur OK pour mettre à jour l'événement et revenir à la page correspondante.
Dans la page du calendrier, cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'icône de l'événement et sélectionnez Supprimer dans le menu contextuel.
Vous pouvez également répertorier tous les événements en cliquant sur le bouton Afficher sous forme de liste (), cocher la case correspondant à l'événement à supprimer, puis cliquer sur Supprimer dans la barre de commandes.
Indiquez si vous souhaitez supprimer l'événement actuel uniquement ou tous les événements à venir de la série.
Cliquez sur OK pour confirmer la suppression: eRoom supprime les événements appropriés.
Pour afficher la liste des événements de calendrier à venir, accédez à la page d'accueil de votre eRoom, puis dans la barre d'outils, en haut, cliquez sur 
pour ouvrir la page Evénements de l'espace eRoom.
La page Evénements de l'eRoom répertorie tous les événements de calendrier devant commencer dans un futur proche. eRoom considère comme « futur proche » la période comprise entre le jour présent et celui situé une semaine après le dimanche suivant, soit à peu près les deux semaines à venir.
Les éléments répertoriés dans la page Réunions/événements sont ceux auxquels vous participez ou sur lesquels vous disposez au moins de droits d'ouverture.
Pour passer de la liste de vos événements à celle de tous les événements, cliquez respectivement sur Le mien ou sur Tous, comme vous le faites dans une page de calendrier.
Cliquez sur un événement pour accéder à la page de cet événement.
Remarque : pour revenir à la page Evénements à partir de la page de l'événement, cliquez sur le bouton Précédent de votre navigateur. Si vous passez au niveau supérieur (), vous accédez à la page du calendrier au lieu de la page Evénements.