Remarque : tous les fichiers exportés sont supprimés au terme d'une période donnée spécifiée par l'administrateur du site dans la boîte de dialogue de réglage du serveur du module enfichable eRoom 7 MMC.Vous pouvez exporter un espace eRoom, un domaine eRoom (tous les eRooms qu'il contient), un site (toutes les communautés qu'il contient) ou une communauté.
Lors de l'exportation de communautés, seuls les membres sont exportés. Pour exporter des espaces eRoom et les objets qu'ils contiennent, vous devez exporter un domaine eRoom ou un espace eRoom.
Remarque : tous les fichiers exportés sont supprimés au terme d'une période donnée spécifiée par l'administrateur du site dans la boîte de dialogue de réglage du serveur du module enfichable eRoom 7 MMC.
Accédez aux paramètres eRoom.
Dans la barre d'outils en haut de la fenêtre, cliquez sur Exporter cet eRoom.
eRoom exporte alors l'eRoom et crée un fichier .erm. La page d'exportation s'ouvre, donnant accès à un lien pour télécharger le fichier.
Sur la page Exportation, cliquez sur le lien pour télécharger le fichier .ermet l'enregistrer sur le disque.
Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier, cliquez sur Enregistrer.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, spécifiez un nom de fichier et un emplacement puis cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur OK pour retourner dans les Paramètres eRoom.
Les membres référencés dans l'eRoom (y compris les membres supprimés) sont exportés, de même que les informations et les fichiers eRoom. Les informations sur les domaines eRoom et les communautés ne sont pas exportées.
Un membre référencé est un membre qui :
est un membre direct d'un espace eRoom ;
est le propriétaire ou le créateur de tout espace eRoom ou objet d'un espace eRoom ;
figure dans une définition de ligne de base de données ou de colonne d'approbation/de membre de base de données ;
est propriétaire d'une tâche d'un plan de projet ;
est un participant d'un événement de calendrier ;
a voté dans le cadre d'un sondage ;
figure sur une liste de personnes autorisées à acheminer.
Accédez aux paramètres du domaine que vous souhaitez exporter.
Dans la barre d'outils en haut de la fenêtre, cliquez sur Exporter ce domaine.
Sur la page Exportation,
Pour exporter tous les eRooms du domaine eRoom, choisissez Tout le domaine <nom du domaine>.
Pour exporter un seul eRoom, choisissez L'eRoom suivant : et sélectionnez un nom dans la liste déroulante.
Pour exclure les fichiers externes de l'exportation, sélectionnez Ne pas inclure les fichiers externes ; pour les inclure, ne cochez pas cette case.
Cliquez sur OK.
eRoom exporte alors le domaine et crée un fichier .erf. La page d'exportation s'ouvre, donnant accès à un lien pour télécharger le fichier.
Sur la page Exportation, cliquez sur le lien pour télécharger le fichier .erfet l'enregistrer sur le disque.
Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier, cliquez sur Enregistrer.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, spécifiez un nom de fichier et un emplacement puis cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur OK pour retourner dans les Paramètres du domaine.
Les éléments suivants sont exportés :
l'eRoom sélectionné ou la totalité du domaine eRoom (sans les fichiers externes si la case Ne pas inclure les fichiers externes mentionnée ci-dessus est cochée).
les membres référencés (y compris les membres supprimés). Les membres externes exportés sont rendus locaux ;
Groupes de membres. Ces groupes sont exportés sans membres ni groupes imbriqués.
Les informations des communautés (membres) ne sont pas exportées.
Verrouillez tous les serveurs eRoom à l'aide du module enfichable eRoom 7 MMC.
Accédez à la page Communautés de Paramètres du site et, sous la table des communautés, cliquez sur Exporter cette communauté.
Sur la page Exportation,
Pour exporter tout le site, choisissez Toutes les communautés.
Pour exporter une seule communauté, sélectionnez son nom dans la liste déroulante.
Cliquez sur OK.
Si vous exportez un site, eRoom vous invite à confirmer cette opération en cliquant à nouveau sur OK.
eRoom exporte alors le site ou la communauté et crée un fichier .erc. La page d'exportation s'ouvre, donnant accès à un lien pour télécharger le fichier.
Sur la page Exportation, cliquez sur le lien pour télécharger le fichier .erc et l'enregistrer sur le disque.
Dans la boîte de dialogue Téléchargement de fichier, cliquez sur Enregistrer.
Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, spécifiez un nom de fichier et un emplacement puis cliquez sur Enregistrer.
Cliquez sur OK pour retourner dans les Paramètres du site.
Déverrouillez les serveurs eRoom à l'aide du module enfichable eRoom 7 MMC.
Les éléments suivants sont exportés :
la communauté sélectionnée ou toutes les communautés ;
les membres et les groupes de membres de chaque communauté (les invités exportés sont rendus locaux si leur communauté native n'est pas exportée). Les membres externes exportés sont rendus locaux ;
les paramètres de communauté :
tous les paramètres de la page Généralités ;
les autorisations des membres ;
les informations de plan de projet.
Les éléments suivants ne sont pas exportés :
la liste des domaines eRoom ;
les informations sur les licences ;
les connexions aux répertoires.
Les erreurs de compte verrouillé sont ignorées si le membre est réexporté/réimporté.
Si le nom d'un groupe invité dont la communauté native n'est pas exportée est en conflit avec un groupe dans la même communauté, eRoom rend le nom du groupe d'origine unique par l'ajout, entre parenthèses, du nom de sa communauté native. Par exemple, le groupe Managers de la communauté Finance devient Managers (Finance). Si d'autres modifications sont nécessaires pour garantir l'unicité du nom de groupe modifié, eRoom ajoute un espace et un chiffre (par exemple, Managers (Finance) 2).
Un espace eRoom, un domaine eRoom ou une communauté créé(e) sur un site exploitant une installation avancée peut être importé(e) sur un site doté d'une installation standard.
Lors de l'importation d'eRoom, de domaines ou de communautés, eRoom établit une correspondance entre les membres en fonction de leur nom de connexion.
Les administrateurs de communauté peuvent importer des eRooms dans un domaine eRoom d'une communauté.
Les administrateurs de communauté peuvent importer des domaines s'ils disposent de droits pour créer et importer des domaines.
Seuls les administrateurs de site peuvent importer des communautés.
Accédez à la page Domaines eRoom de Paramètres de la communauté dans la communauté où vous voulez importer l'eRoom.
Sous la table des domaines eRoom, cliquez sur Importer l'eRoom pour ouvrir la page Importation de l'eRoom.
Si votre site utilise la mise à disposition manuelle (c'est-à-dire qu'il exploite une installation standard d'eRoom), sélectionnez le nom d'un domaine eRoom dans la liste déroulante des domaines eRoom disponibles dans la communauté. (S'il n'y a qu'un domaine, aucune liste n'est affichée.) Cliquez sur Suivant.
Si votre site utilise la mise à disposition automatique sans groupes lorsque vous cliquez sur Suivant, eRoom affecte automatiquement un des domaines eRoom de la communauté ou crée automatiquement un domaine eRoom si la communauté n'en a pas.
Si vous êtes administrateur de site et que la communauté compte au moins un domaine eRoom, vous pouvez cliquer sur Utiliser le mode manuel de mise à disposition pour sélectionner une valeur dans la liste des domaines eRoom disponibles dans la communauté.
Si votre site utilise la mise à disposition automatique avec des groupes, sélectionnez une valeur dans la liste déroulante des groupes de mise à disposition disponibles pour la communauté. Quand vous cliquez sur Suivant, eRoom affecte automatiquement un des domaines eRoom de la communauté qui appartient au groupe sélectionné. Si, dans la communauté, il n'y a pas de domaines eRoom appartenant au groupe choisi, eRoom en crée un automatiquement et l'affecte à ce groupe.
Si vous êtes administrateur de site et que la communauté compte au moins un domaine eRoom, vous pouvez cliquer sur Utiliser le mode manuel de mise à disposition pour opérer une sélection dans la liste des domaines eRoom.
Sur la page Importation de l'eRoom, cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier .erm de l'eRoom exporté, puis cliquez sur Ouvrir.
Eventuellement, remplacez le nom et l'URL du fichier que vous importez.
Si vous avez l’autorisation d'ajouter des invités à la communauté, vous pouvez déterminer ce que vous souhaitez faire avec les membres importés correspondant à des membres d'une autre communauté. Vous pouvez soit les ignorer, soit les fusionner avec les membres existants auxquels ils correspondent. Si vous ne disposez pas des droits requis pour ajouter des invités, ces choix ne vous sont pas proposés et eRoom ignore les membres importés qui correspondent à des membres existants d'autres communautés.
Cliquez sur OK pour importer l'eRoom ou le domaine.
En ce qui concerne les membres qui ne correspondent pas à des membres existants de la communauté cible, eRoom en crée de nouveaux directement dans celle-ci.
En ce qui concerne les membres importés qui correspondent à des membres natifs de la communauté cible, eRoom les met en correspondance (fusion) avec les membres natifs existants.
Quant aux membres importés correspondant à des membres existants d'une communauté différente, sauf si vous choisissez de ne pas en tenir compte, eRoom les met en correspondance (fusion) avec les membres existants et intègre les membres fusionnés à la communauté cible en tant qu'invités.
Accédez à la page Domaines eRoom de Paramètres de la communauté dans la communauté où vous voulez importer le domaine eRoom.
Sous la table des domaines eRoom, cliquez sur Importer le domaine eRoom pour ouvrir la page Importation du domaine eRoom.
Si votre site est un site d'installation standard, vous passez directement à l'étape suivante.
Si votre site utilise la mise à disposition automatique sans groupes, eRoom sélectionne les serveurs en se basant sur l'algorithme de mise à disposition.
Si vous êtes un administrateur de site, vous pouvez cliquer sur Utiliser le mode manuel de mise à disposition pour choisir les serveurs manuellement.
Cliquez sur Suivant.
Si votre site utilise la mise à disposition automatique avec des groupes, eRoom sélectionne les serveurs en se basant sur l'algorithme de mise à disposition et sur un groupe de mise à disposition. Une liste déroulante montre tous les groupes de mise à disposition de la communauté.
Si vous êtes un administrateur de site, vous pouvez cliquer sur Utiliser le mode manuel de mise à disposition pour choisir les serveurs manuellement.
Cliquez sur Suivant.
Si votre site exploite une installation avancée d'eRoom qui utilise la mise à disposition manuelle, sélectionnez les serveurs pour le domaine eRoom que vous importez.
Cliquez sur Suivant.
Sur la page Importation du domaine eRoom, cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier .erf du domaine eRoom exporté, puis cliquez sur Ouvrir.
Eventuellement, remplacez le nom et l'URL du fichier que vous importez.
Pour terminer cette procédure, passez à l'étape 5 de la procédure précédente.
Verrouillez tous les serveurs eRoom à l'aide du module enfichable eRoom 7 MMC.
Accédez à la page des communautés des paramètres du site.
Sous le tableau des communautés, cliquez sur Importer la communauté.
Sur la page Importer, cliquez sur Parcourir pour localiser le fichier .erc de la communauté (ou du site) exporté(e), puis cliquez sur Ouvrir.
Déterminez ce que vous souhaitez faire des membres importés correspondant à des membres existants d'autres communautés du site. Vous pouvez les ignorer, les ajouter en tant que nouveaux comptes ou les fusionner avec les membres existants auxquels ils correspondent.
S'il existe des membres correspondants et si vous choisissez de les ajouter en tant que nouveaux comptes, reportez-vous à la section Ajout de membres correspondants en tant que nouveaux comptes.
S'il existe des membres correspondants et si vous choisissez de les fusionner avec les membres correspondants existants, la fusion s'opère de manière transparente (le membre "survivant" est le membre existant). Le membre importé (désormais fusionné avec le membre existant) devient membre de toutes les communautés, de tous les eRooms et groupes, etc., auquel appartient le membre survivant. Le membre survivant devient invité de la communauté importée.
Cliquez sur OK pour importer la communauté.
Déverrouillez les serveurs eRoom à l'aide du module enfichable eRoom 7 MMC.
Pendant l'importation d'une communauté, eRoom lève automatiquement toute ambiguïté au niveau des noms de connexion des membres importés qui correspondent à des membres existants d'autres communautés du site. Ces membres sont importés en tant que comptes supprimés qui ne deviennent actifs que lorsque l'administrateur leur fournit de nouveaux noms de connexion.
Si l'administrateur choisit Les ajouter en tant que nouveaux comptes pendant l'importation, une page au terme du processus d'importation montre combien de membres correspondants ont été trouvés et si des adresses électroniques sont nécessaires ou pas pour la communauté en fonction des critères suivants :
N membres correspondent à des membres d'autres communautés. Vous devrez fournir {une nouvelle adresse électronique | un nouveau nom de connexion} à chaque nouveau membre.
Cliquez sur OK pour afficher une page pour chaque membre correspondant, afin de fournir un nouveau nom de connexion ou une nouvelle adresse de messagerie.
Cliquez sur Ignorer tout pour poursuivre l'importation en laissant les membres en tant que comptes supprimés.
...ou...
Un nouveau membre correspond à un membre d'une autre communauté. Vous devrez lui fournir un nouveau nom de connexion.
En cas de conflit avec le nouveau nom que vous avez fourni, vous devez choisir une nouvelle adresse électronique ou un nouveau nom de connexion.
...ou...
Un nouveau membre correspond à un membre d'une autre communauté. Vous devrez lui fournir une nouvelle adresse électronique, puisque sa communauté impose que les adresses électroniques servent de noms de connexion.
Dans ce cas, les membres restent en correspondance en fonction de leur nom de connexion, mais la page de résolution des conflits demande une adresse de messagerie plutôt qu'un nom de connexion. Si un membre générant un conflit possède une adresse électronique, eRoom renseigne le champ de l'adresse électronique avec cette adresse. En cas de conflit avec l'adresse, sélectionnez-en une autre.
Les groupes sont mis en correspondance en fonction du nom du groupe. Un nom de groupe devant être unique dans sa communauté seulement, eRoom ne recherche pas de doublons dans les autres communautés. Lors de l'importation d'eRooms/de domaines eRoom de la version 6, eRoom importe les groupes et leurs membres, et recherche les groupes portant le même nom. Lors de l'importation d'eRooms/de domaines eRoom de la version 7, les groupes sont exportés sans les membres, et les groupes vides sont mis en correspondance avec les groupes existants portant le même nom.
Lors de l'importation d'une communauté, les membres qui n'ont pas d'adresse électronique sont importés et autorisés à se connecter à l'aide de leur nom de connexion.
Pendant l'importation d'un domaine eRoom ou d'un eRoom, si les membres importés n'ont pas d'adresse électronique et que la communauté requiert de telles adresses, les membres sont importés en tant que nouveaux comptes à l'aide des noms de connexion d'origine et une erreur est générée pour les comptes ; cette erreur disparaît quand une nouvelle adresse électronique est fournie. Tant qu'une erreur affecte les comptes, les membres ne peuvent pas se connecter au site. L'administrateur peut corriger les comptes plus tard. Si des membres ont des adresses électroniques qui ne servent pas de noms de connexion, eRoom remplace les noms de connexion par ces adresses. Après l'importation, les membres peuvent se connecter au site.
eRoom génère une erreur pour le compte de tout membre importé qui n'a pas de mot de passe au terme de la recherche de membres identiques. Par exemple, si un compte a été authentifié par rapport à une connexion à un répertoire avant d'être exporté, et qu'aucune correspondance n'est établie avec les répertoires après l'importation, ce compte bascule dans cet état.
Tant qu’il est associé à une erreur, le compte du membre figure dans la liste des membres avec un symbole d’erreur (
) et une info-bulle expliquant que le membre n’a pas de mot de passe.
Vous pouvez supprimer l'erreur par la mise en correspondance du membre avec un répertoire et la synchronisation du répertoire, ou par la création d'un mot de passe dans la boîte de dialogue Modification du mot de passe.